Eine Technologie, die sich erst langsam durchsetzt
Trotz der sich beschleunigenden Verlagerung in die Cloud hinken einige Unternehmen hinterher. Dies ist besonders nachteilig für die Rechnungsverarbeitung, die in den letzten Jahren immer komplexer geworden ist. Rechnungen können heute über eine Vielzahl unterschiedlicher Plattformen eingehen, darunter Post, E-Mail, Kurierdienst und Fax. Sie müssen alle manuell in das System eingegeben werden, was zu einer hohen Zahl von Fehlern führt, wie z. B. doppelte Zahlungen, doppelte Rechnungen, Zahlung des falschen Betrags und Eingabe einer falschen Bestellnummer.
Ein weiteres Problem besteht darin, eine Rechnung zu bezahlen, bevor die Ware eingegangen ist. Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen ist eine langsame Methode, die der Schnelllebigkeit der modernen Welt widerspricht. Sie beginnt, wenn die Kreditorenbuchhaltung die Rechnung erhält. Sie muss den Inhalt überprüfen und dann die Details in die Systemsoftware hochladen.
Das ist erst der Anfang, denn anschließend muss die Rechnung zur Genehmigung weitergeleitet werden. Hier besteht ein hohes Potenzial für Verzögerungen. Wenn Geschäftsleiter einen dichten Zeitplan haben, verzögern sie die Genehmigung der Rechnung um Tage, da andere Aufgaben Vorrang haben.
Säumnisgebühren und eine belastete Beziehung zu einem Lieferanten können die Folge sein - und der Prozess ist teuer. Ein Unternehmen bezahlt seine Mitarbeiter dafür, Rechnungen manuell zu prüfen, mit den Geschäftsführern in Kontakt zu treten, Informationen hochzuladen und dann zum späteren Abruf abzulegen. Wenn es zu Fehlern kommt, was unweigerlich der Fall ist, ist es kostspielig, diese zu korrigieren.
Das Marktforschungsunternehmen Aberdeen hat errechnet, dass die effizientesten Unternehmen durchschnittlich 2,8 Tage mit der Bearbeitung von Rechnungen verbringen, was etwa 2,18 US-Dollar kostet, während der Branchendurchschnitt eher bei 9,40 US-Dollar liegt. Das Geheimnis der leistungsstärksten Unternehmen? Die Automatisierung des Prozesses, vorzugsweise in der Cloud.
