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Vereinfachung der Rechnungsbearbeitung durch Automatisierung

Bei der Rechnungsbearbeitung lassen sich Risiken durch automatisiertes Management vermeiden.
woman typing on computer

Eine Eingangsrechnung hat einen langen Weg vor sich. Die herkömmliche Rechnungsbearbeitung ist für die meisten Unternehmen ein langsames, kostspieliges und fehlerbehaftetes Verfahren. Sie muss von der Kreditorenbuchhaltung geprüft, in einer Fakturierungssoftware erfasst, von einer zuständigen Person genehmigt, mit Querverweisen versehen und dann für spätere Nachweise gespeichert werden.

Ein solch umständliches Verfahren verursacht hohe Arbeitskosten und birgt ein hohes Potenzial für Verzögerungen und Fehler. Wenn es schief geht und Rechnungen unbezahlt bleiben, schadet dies dem Ruf eines Unternehmens und kann zu Gebühren für verspätete Zahlungen führen.

Die Cloud-basierte Automatisierung der Rechnungsverarbeitung ist jetzt jedoch verfügbar und kann solche Probleme lösen. Die Cloud revolutioniert fast jeden Aspekt des Geschäftslebens. Sie verändert die Art und Weise, wie Kollegen und Kunden interagieren, erleichtert die internationale Zusammenarbeit und ermöglicht den grenzüberschreitenden Verkauf von Waren. Gartner geht davon aus, dass bis zum Jahr 2020 36 % der Unternehmen die Cloud für mehr als die Hälfte ihrer Transaktionssysteme nutzen werden, wozu auch alle Finanzunterlagen gehören, was zeigt, dass die Automatisierung von Buchhaltungsprozessen ein wachsender Trend ist.

"Statt sich zu stapeln, werden die Rechnungen automatisch pünktlich bezahlt."

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Die Rationalisierung des Rechnungsstellungsprozesses ist der Schlüssel zum effizienten Betrieb eines Unternehmens. Damit wird sichergestellt, dass Rechnungen pünktlich bezahlt werden und die wichtigsten Unterlagen gut organisiert sind und nicht beschädigt werden oder verloren gehen. Durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung auf eine digitale Plattform, können Unternehmen das Problem unsicherer und langsamer Prozesse beseitigen.

Eine Technologie, die sich erst langsam durchsetzt

Trotz der sich beschleunigenden Verlagerung in die Cloud hinken einige Unternehmen hinterher. Dies ist besonders nachteilig für die Rechnungsverarbeitung, die in den letzten Jahren immer komplexer geworden ist. Rechnungen können heute über eine Vielzahl unterschiedlicher Plattformen eingehen, darunter Post, E-Mail, Kurierdienst und Fax. Sie müssen alle manuell in das System eingegeben werden, was zu einer hohen Zahl von Fehlern führt, wie z. B. doppelte Zahlungen, doppelte Rechnungen, Zahlung des falschen Betrags und Eingabe einer falschen Bestellnummer.
 
Ein weiteres Problem besteht darin, eine Rechnung zu bezahlen, bevor die Ware eingegangen ist. Die manuelle Bearbeitung von Rechnungen ist eine langsame Methode, die der Schnelllebigkeit der modernen Welt widerspricht. Sie beginnt, wenn die Kreditorenbuchhaltung die Rechnung erhält. Sie muss den Inhalt überprüfen und dann die Details in die Systemsoftware hochladen.
 
Das ist erst der Anfang, denn anschließend muss die Rechnung zur Genehmigung weitergeleitet werden. Hier besteht ein hohes Potenzial für Verzögerungen. Wenn Geschäftsleiter einen dichten Zeitplan haben, verzögern sie die Genehmigung der Rechnung um Tage, da andere Aufgaben Vorrang haben.
 
Säumnisgebühren und eine belastete Beziehung zu einem Lieferanten können die Folge sein - und der Prozess ist teuer. Ein Unternehmen bezahlt seine Mitarbeiter dafür, Rechnungen manuell zu prüfen, mit den Geschäftsführern in Kontakt zu treten, Informationen hochzuladen und dann zum späteren Abruf abzulegen. Wenn es zu Fehlern kommt, was unweigerlich der Fall ist, ist es kostspielig, diese zu korrigieren.
 
Das Marktforschungsunternehmen Aberdeen hat errechnet, dass die effizientesten Unternehmen durchschnittlich 2,8 Tage mit der Bearbeitung von Rechnungen verbringen, was etwa 2,18 US-Dollar kostet, während der Branchendurchschnitt eher bei 9,40 US-Dollar liegt. Das Geheimnis der leistungsstärksten Unternehmen? Die Automatisierung des Prozesses, vorzugsweise in der Cloud.

Cloud spart Geld und Zeit

Cloud-basierte Unternehmen sparen viel Zeit und Geld, da die Rechnungsverarbeitung nicht mehr in den Geschäftsräumen stattfindet. Es fallen keine Druck- und Portokosten an, und die Mitarbeiter müssen die Daten nicht mehr manuell auf den Server hochladen. Anstatt dass sich Rechnungen stapeln und vergessen oder verlegt werden, werden sie automatisch und pünktlich bezahlt. Für viele IT-Dienstleistungen wie Software-Updates und Fehlerbehebung muss nicht mehr bezahlt werden. Der Dienstleister kümmert sich in der Regel aus der Ferne um solche Angelegenheiten.
 
Die Cloud ermöglicht eine unbegrenzte Skalierbarkeit zu geringen Kosten. Die Gebühren sind in der Regel monatlich zu entrichten, wodurch teure Installationen neuer Server vermieden werden, wenn Unternehmen expandieren. Die Skalierbarkeit macht die Cloud-basierte Rechnungsstellung für schnell wachsende KMU attraktiv, doch einige der größten Unternehmen sind Nachzügler, weil sie in der Regel für jede Abteilung ein eigenes Abrechnungssystem haben. Und das, obwohl ihre unübersichtlichen Fakturierungsprozesse durch die Zentralisierung in der Cloud einfacher und effizienter würden.
 
Unternehmen, die einen Wechsel zur cloud-basierten Rechnungsverarbeitung in Erwägung ziehen, sollten sich darüber im Klaren sein, dass dies nicht so kompliziert ist, wie es vielleicht den Anschein hat. Die Integration der Cloud mit einem Backend-System ist einfach, da die Ausgabe aus der Cloud in jedem beliebigen Kodierungsformat erfolgen kann. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Standard-XML- oder CSV-Dateien, oder um ein kundenspezifisches System handelt. Die analytische Kodierung der Rechnungen kann direkt in der Cloud erfolgen und dann vom Back-End-System zur automatischen Rechnungserstellung verwendet werden.

Unmittelbare Vorteile für Finanzfachleute und das gesamte Unternehmen

Die Implementierung dauert nicht lange, da sie hauptsächlich in einer öffentlichen Cloud-Umgebung erfolgt. Sobald das System eingerichtet ist, ergeben sich unmittelbare Vorteile für die Mitarbeiter in der Finanzabteilung und im gesamten Unternehmen, indem klarere Arbeitsabläufe für die Mitarbeiter definiert werden und sie Zeit für andere Aufgaben gewinnen. Es ist möglich zu überprüfen, wer eine Rechnung zu einem bestimmten Zeitpunkt bearbeitet und wie lange sie auf ihre Genehmigung wartet. Das bedeutet, dass es weitaus weniger Verzögerungen gibt als bei der herkömmlichen Rechnungsstellung, bei der man oft verloren gegangene Dokumente aufspüren oder vielbeschäftigten Führungskräften hinterherlaufen muss. Da jedes Dokument einen Prüfpfad hat, kann es nicht verloren gehen und ist einfacher zu speichern und wiederzufinden.
 
Für die Kunden ist das System unkomplizierter. Sie benötigen lediglich eine App, die eine Verbindung zum Backoffice mit einer cloudbasierten Rechnungslösung herstellt. Mit den richtigen Berechtigungen können die Nutzer die Rechnungen sofort abrufen, was die Rechnungsbearbeitung offener und transparenter macht. Um einen Benutzer hinzuzufügen, müssen lediglich eine neue E-Mail und ein neuer Kontoname erstellt werden, um sofortigen Zugang zum System zu erhalten. Umgekehrt ist es genauso schnell möglich, Benutzer zu löschen.
 
Der erste Schritt bei der Suche nach einem geeigneten Cloud-basierten Dienst besteht darin, mehrere potenzielle Anbieter auszuwählen und die Dienste zu vergleichen. Der nächste Schritt besteht darin, sich für einen zu entscheiden und ihn zu nutzen. Die meisten Unternehmen werden von der Rationalisierung ihrer Rechnungsstellung sofort profitieren. Die Produktivität der Mitarbeiter wird steigen, die Kosten werden sinken und Fehler bei der Rechnungsstellung werden nicht mehr auftreten.

Die Cloud

Die Cloud kann Unternehmen dabei helfen, abteilungs- und branchenübergreifend ein völlig neues Effizienzniveau zu erreichen.

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