Digitales Office umsetzen? So geht´s!

Was bedeutet ,,Digital Office''?

Trotz der heutigen Möglichkeiten und Technologien setzen zahlreiche Unternehmen weiterhin auf papierbasierte Dokumente. Dabei zeigt eine Studie im Auftrag des Digitalverbands Bitkom: 96 Prozent der befragten Betriebe stehen der Digitalisierung von Geschäftsprozessen offen gegenüber. 

Doch der Weg zum vollständig digitalisierten Büro bleibt für viele weiter eine Herausforderung. Während 76 Prozent der Unternehmen die hohen Investitionskosten als wesentliche Hürde betrachten, sehen 75 Prozent den Mangel an qualifiziertem Personal als größte Schwierigkeit bei der Umsetzung digitaler Workflows.

Auch Unsicherheiten beim Datenschutz und mangelnde Zeit tragen dazu bei, dass die Einführung eines Digital Office stagniert. 

Was aber genau ist ein Digital Office?

Kurzum: Das Digital Office – auch Digital Workplace genannt – steht für eine Arbeitsumgebung, in der Geschäftsprozesse, Dokumente und Büroabläufe digital automatisiert ablaufen. Papierbasierte Workflows, wie beispielsweise das Unterschreiben von Verträgen oder das postalische Versenden von Rechnungen, werden durch digitale Prozesse ersetzt oder zumindest unterstützt.

Digitalisierung von Dokumenten mit einem DMS

Um die Digitalisierung von Dokumenten, aber auch eine digitale Rechnungsprüfung oder eine digitale Vertragsverwaltung sicherzustellen, sind Dokumentenmanagementsysteme (DMS) unerlässlich. Komplettiert werden diese durch Cloud-Lösungen und moderne Multifunktionssysteme. So wird es möglich, effiziente und zukunftsfähige Arbeitsstrukturen und damit ein Digitales Office zu schaffen.

Das übergeordnete Ziel der Digitalisierung ist es, die Effizienz von Unternehmen zu steigern, Kosten zu senken und flexibles Arbeiten zu gewährleisten.

Und schon heute kommst du als Unternehmer um manche digitalen Prozesse gar nicht mehr herum, wie zum Beispiel bei der E-Rechnungspflicht.

Welche Vorteile bringt ein digitales Büro mit sich?

Riesige Aktenstapel, unstrukturierte Notizen und an verschiedenen Ablageorten gespeicherte Unterlagen gehören beim Digital Office der Vergangenheit an, da Prozesse vollständig digital ablaufen. Ein papierloses oder papierarmes Büro schafft Struktur, verbessert die Effizienz und schont Ressourcen.

Die digitale Bearbeitung und Archivierung sowohl eingehender als auch ausgehender Rechnungen ist ein wichtiger Bestandteil eines effizienten Rechnungsmanagements. Doch empfiehlt es sich auch, Lieferscheine, Bewerbungsunterlagen und sonstige Dokumente zu erfassen, zu speichern und zu archivieren. Nur so werden Abläufe optimiert, die Produktiviät gesteigert und gesetzliche Anforderungen zuverlässig erfüllt.

Welche Vorteile bietet ein Digital Office dir und deinem Team?

• Effizienz und Automatisierung: Aufwändige manuelle Abläufe können abgelöst werden, Aufgaben laufen automatisiert. Dokumente und Informationen sind jederzeit verfügbar ohne zeitraubende Suche.
• Kostenreduktion: Digitale Workflows minimieren den administrativen Aufwand und senken langfristig Betriebskosten. 
• Ortsunabhängiges Arbeiten: Moderne Cloud-Lösungen stellen den Zugriff auf Daten von überall aus sicher. Perfekt für hybride Teams, Homeoffice oder mobiles Arbeiten. 
• Flexibilität: Digitale Prozesse lassen sich jederzeit an die Anforderungen deines Unternehmens anpassen - unabhängig ob ihr in kleinen Teams oder großen Organisationen zusammenarbeitet. 
• Skalierbarkeit: Mit wachsenden Unternehmensstrukturen steigen auch die Ansprüche an eine effiziente Datenverwaltung und Automatisierung. Ein Digitales Office wächst mit und sorgt so für eine nachhaltige Weiterentwicklung deiner Unternehmensprozesse. 
• Maximale Datensicherheit: Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Backups schützen sensible Informationen und gewährleisten das Einhalten von Compliance- und Datenschutzrichtlinien.  
• Nachhaltigkeit: Weniger Papierverbrauch bedeutet weniger Ressourceneinsatz. Digitale Prozesse reduzieren CO2-Emissionen und verbessern die Umweltbilanz.
• Bessere Zusammenarbeit: Echtzeit-Datenzugriff und digitale Tools erleichtern den Austausch im Team. Weniger Meetings, schnellere Entscheidungen, effizientere Prozesse.

Ein digitales Büro spart also Zeit, Geld und Nerven - und sichert deine Zukunfts- und Wettbewerbsfähigkeit. 

Wichtige Bausteine eines digitalen Büros 

Wie wird aus einem analogen Büro ein smarter Digital Workspace? Klar ist, ein Digital Office benötigt mehr als nur ein paar Tools. Hier machen drei zentrale Bausteine den Unterschied. 

Kommunikation und Kollaboration

Ein digitales Büro lebt von effizienter Kommunikation und nahtloser Zusammenarbeit. Mit Tools wie Videokonferenzen, Chat-Plattformen und Projektmanagement-Software kannst du Informationen in Echtzeit teilen und mit deinem Team eng zusammenarbeiten – egal, wo ihr euch befindet. Aufgaben werden transparent verteilt, Fortschritte sind jederzeit nachvollziehbar und Abstimmungen erfolgen schneller. Digitale Lösungen schaffen eine einheitliche Plattform, auf der Meetings, Dateien und Chats gebündelt werden. So vermeidest du Missverständnisse und optimierst Arbeitsabläufe. Gerade in einem digitalen Büro sind klar strukturierte Kommunikationswege der Schlüssel zu einer produktiven und vernetzten Arbeitsweise.

Digitale Dokumente und papierloses Arbeiten 

Das papierarme Arbeiten ist ein zentraler Bestandteil eines Digital Office. Ein DMS erlaubt es, wichtige Unterlagen zentral und sicher zu speichern, sodass jeder, der berechtigt ist, jederzeit mit wenigen Klicks darauf zugreifen kann. Langwierige Suchen in überfüllten Aktenschränken, Archiven oder unstrukturierten Ordnern auf dem Laufwerk gehören mit der elektronischen Archivierung der Vergangenheit an. Zudem können Mitarbeitende Dokumente direkt digital bearbeiten, weiterleiten oder freigeben – ganz ohne Medienbruch. Der Wegfall der manuellen Dokumentenarchivierung spart nicht nur Zeit und Platz, sondern auch Kosten und schont die Umwelt. Mit elektronischen Signaturen, einer digitalen Rechnungseingangslösung und cloudbasierten Dokumenten-Workflows wird dein Büro nicht nur effizienter, sondern auch nachhaltiger.

Flexibles Arbeiten und Homeoffice-Integration

Die Freiheit, flexibel zu arbeiten, war vor einigen Jahren noch der große Traum vieler Teams und Mitarbeitenden. Mit dem Digital Office ist dieser Wunsch inzwischen Realität geworden. Mit cloudbasierten Anwendungen und sicheren Remote-Zugriffen lassen sich nahtlos verschiedene Arbeitsorte verbinden, gleichzeitig ermöglicht die Integration von Homeoffice-Lösungen dir und deinem Team, flexibel auf persönliche oder äußere Umstände zu reagieren. Moderne Technologien stellen sicher, dass das ganze Team miteinander vernetzt bleibt, unabhängig davon, an welchem Ort jeder einzelne arbeitet. So wird das digitale Büro zum Mittelpunkt eines flexiblen, zukunftsorientierten Arbeitsmodells.

Was braucht ein digitaler Arbeitsplatz? - Die Grundvoraussetzungen 

Papierstapel adé – der digitale Arbeitsplatz macht Schluss mit ineffizienten Abläufen. Aber: Ein Digital Workplace funktioniert nur, wenn die grundlegenden Voraussetzungen erfüllt sind. Dazu gehören vor allem eine stabile IT-Infrastruktur, leistungsfähige Netzwerke und Cloud-Services. Ebenso wichtig sind klare Datenschutzregelungen und eine umfassende IT-Sicherheit, damit sensible Informationen geschützt bleiben und keine rechtlichen Risiken entstehen. 

Ferner kannst du im Digital Office nur dann erfolgreich mit deinem Team zusammenarbeiten, wenn alle Teammitglieder mit den eingesetzten Tools und Technologien vertraut sind und die Vorteile und die Notwendigkeit der Veränderung mittragen. Schulungen und Weiterbildungen schaffen hier die nötige Grundlage.

Schließlich bilden effiziente Software- und Hardwarelösungen das Herzstück eines Digital Workplace. Sie sorgen für reibungslose Arbeitsabläufe, nahtlose Kommunikation und eine hohe Produktivität – dies macht die Auswahl geeigneter digitaler Werkzeuge umso wichtiger.  

Umstellung auf ein Digitales Office in der Praxis 

Die Umfrage zeigt: In Deutschland und Österreich werden Dokumente noch immer überwiegend in Papierform verarbeitet. Besonders in kleineren Unternehmen aus Handwerk, Industrie und Produktion dominiert der analoge Workflow – während größere Betriebe bereits auf digitale Dokumentenverwaltung setzen. 

Das Ergebnis? Mitarbeitende mit digitalen Workflows berichten von höherer Zufriedenheit – besonders bei der Suche, Ablage und Freigabe von Informationen. Was machen diese Unternehmen anders? 

Effizientes Dokumentenmanagement für flexibles Arbeiten

Keine Frage, die Digitalisierung verändert den Arbeitsalltag und macht flexiblen, ortsunabhängigen Zugriff auf Dokumente unverzichtbar. Mit dem Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) bekommst du eine sichere SaaS-Plattform an die Hand, mit der du und dein Team digitale Dokumente strukturiert verwalten und effizient nutzen könnt. 

Was macht den KCIM so wertvoll für ein Digital Office?

Mit KCIM bleiben alle Geschäftsdokumente zentral gespeichert und sind jederzeit über den Webbrowser abrufbar. Verschlüsselte Server und ein rollenbasiertes Berechtigungssystem schaffen maximale Datensicherheit. Die „Ein-Klick-Indizierung“ gewährleistet eine schnelle Kategorisierung mittels Schlüsselwörter. Dadurch lassen sich Dokumente sofort wiederfinden. Zusätzlich verbessern die smart erweiterten Suchfilter sowie die Validierungsfunktionen die Genauigkeit der Treffer. 
Selbst mobiles Arbeiten an einem Digital Workplace wird nahtlos integriert. Jeder, der Zugriff hat, kann Dokumente direkt vom Smartphone aus erfassen und hochladen. Die intuitive Benutzeroberfläche macht das Handling dabei besonders einfach. 

Kyocera Cloud Information Manager – die Vorteile auf einen Blick 

• Flexibler Zugriff: Sicherer Abruf von Dokumenten über den Webbrowser, unabhängig vom Standort 
• Hohe Sicherheit: Verschlüsselte Speicherung und verwalteter Zugriff nach Dokumenten oder Benutzerkategorien
• Intelligente Dokumentenverwaltung: Strukturierte Ablage mit Schlagwörtern, Kommentarfunktion und Versionshistorie
• Leistungsstarke Suche: Dokumente mit Filteroptionen und Validierungsfunktionen schnell auffinden
• Mobile Erfassung: Direktes Hochladen von Dokumenten per Smartphone
• Mehrsprachigkeit & Systemkompabilität: Unterstützung für Englisch, Deutsch, Französisch und Italienisch sowie Kyocera HyPAS Multifunktions-Systeme

Durch die mandantenfähige Cloud-Technologie der Google Cloud Platform reduzierst du zudem die Betriebskosten und profitierst von einer hochverfügbaren, skalierbaren Lösung.  

Rein in die Cloud 

Nicht immer ist es einfach, einen Anfang hin zum Digital Workplace zu finden. Wer bislang noch auf Papier gesetzt hat, kann dank professionellen Scan-Services einfach und effizient in die digitale Zukunft starten. 
Mit den Scan Services der ALOS GmbH aus der Kyocera-Gruppe erfolgt die Digitalisierung deiner Altakten und Dokumente sowie deren nahtlose Integration in ein neues oder bestehendes Dokumentenmanagement-System präzise und zuverlässig. Durch hochwertige Scans und eine professionelle Verarbeitung entstehen durchsuchbare, optimal archivierte Dateien. 

Wie das genau funktioniert? 

Belege werden vor dem Scan sorgfältig geprüft und vorbereitet. Hochauflösende Scans bis A3 mit 300 dpi sorgen für exzellente Qualität, während leere Seiten automatisch erkannt und entfernt werden. Die standardisierte PDF/A-Konvertierung ermöglicht eine sichere Langzeitarchivierung, ergänzt durch den geschützten Upload in den Kyocera Cloud Information Manager. Zusätzlich lassen sich großformatige Pläne bis A0 digitalisieren, Urkunden und Handbücher zerstörungsfrei erfassen und Dokumente temporär aufbewahren sowie DSGVO-konform vernichten.

Mehrwert mit den ALOS Scan-Services auf einen Blick 

• Platz- und Kosteneinsparung durch das digitale Archivieren
• Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten
• Schneller, ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente
• Verbesserte Sicherheit gegen Verlust oder Beschädigung

Für die Abholung, Rücklieferung oder Langzeitlagerung deiner Akten stehen darüber hinaus spezialisierte Partner bereit. 

Kosteneffizientes Drucken und Scannen einfach gemacht

Die Einrichtung eines Digital Office braucht Zeit. Wichtig dabei: Auf ein papierarmes statt papierloses Büro hinzuarbeiten, denn papierbasierte Unterlagen wird es auch, wenngleich deutlich reduziert, weiterhin geben. Unternehmen brauchen in dem Zusammenhang flexible und kosteneffiziente Drucklösungen. Kyocera Cloud Print and Scan (KCPS) setzt genau hier an: Dokumente direkt in die Cloud scannen, Druckkosten optimieren und auf teure Druckserver vor Ort verzichten. Die Verwaltung erfolgt zentral, sicher und unabhängig vom Standort oder Endgerät. 
Du hast die volle Kontrolle über Druckkosten, denn mit KCPS bringst du Transparenz in deine Druckumgebung. Druckaufträge werden erst nach Authentifizierung freigegeben, Nutzern können individuelle Druckkontingente zugewiesen werden. 

Die Lösung läuft vollständig in der Cloud, gehostet auf AWS. Dadurch entfallen Wartungsaufwände für lokale Server. Die mandantenfähige Architektur macht es einfach, verschiedene Unternehmensbereiche oder Standorte effizient zu verwalten. 
Mehr Sicherheit, mehr Effizienz, weniger Aufwand – KCPS bringt das Drucken und Scannen in die Cloud.  

Multifunktionsdrucker für mehr Nachhaltigkeit

Moderne Multifunktionsdrucker sind zuverlässige Begleiter bei der Digitalisierung dokumentenbasierter Prozesse. Sie erleichtern den Arbeitsalltag, indem sie Dokumente effizient scannen, verwalten und weiterleiten. Und wenn doch einmal ein Ausdruck erforderlich ist, geschieht dies besonders präzise, zuverlässig und ressourcenschonend. Sie lassen sich ins WLAN einbinden und nahtlos in bestehende IT-Strukturen integrieren. Zuverlässigkeit, Leistung und Nachhaltigkeit stehen bei unserem smarten Multifunktionsdrucker der ECOSYS-Serie im Fokus. 

Für unterschiedliche Anforderungen gibt es bei uns passende Lösungen: kompakte Geräte für kleine Unternehmen, leistungsstarke Systeme für größere Betriebe oder flexible Modelle für den Heimgebrauch. Dabei sorgen hochwertige Komponenten am Digital Workplace für Langlebigkeit, während Funktionen wie doppelseitiges Drucken, Heften oder Netzwerkintegration den Workflow optimieren. 

Keine Zukunft ohne den Digital Workplace

Papiergebundene Dokumente und die herkömmliche Archivierung von Akten gehören ab jetzt der Vergangenheit an. Ob Rechnungen, Lieferscheine oder Verträge – digitale Prozesse sorgen für schnellere Abläufe, mehr Transparenz und weniger Verwaltungsaufwand.

Jetzt ist der richtige Zeitpunkt, die Digitalisierung strukturiert und nachhaltig anzugehen. Die Unternehmen der Kyocera Gruppe begleiten dich bei jedem Schritt – von der elektronischen Archivierung von Dokumenten über die Implementierung eines digitalen Posteingangs bis zur vollständigen Integration deines Digital Office.

Unser Expertenteam freut sich auf deine Nachricht.