DMS – Ihr Weg in das digitale Morgen, schon heute

Die Digitalisierung schreitet unaufhaltsam voran und definiert die Arbeitswelt in nahezu jeder Branche vollkommen neu. Viele Unternehmen stehen im Zuge der Industrie 4.0 vor großen Herausforderungen, sei es der steigende Wettbewerbsdruck, die Bewältigung des hohen Datenaufkommens, die digitale und gesetzeskonforme Archivierung oder die Zusammenarbeit von Teams über weite Distanzen hinweg, um nur einige zu nennen. Aber wie jede Medaille hat auch die Digitalisierung zwei Seiten und bringt gleichermaßen beachtliche Chancen mit. Stichwort: papierreduziertes Büro. 

Mit einem DMS meistern Sie jene Hürden und können Ihre internen Prozesse sowie Ihre gesamte Performance auf ein vollkommen neues Level heben. 

DMS-Lösungen einfach gemacht 

Bei Kyocera Document Solutions wissen wir, dass die Effizienz im Umgang mit Dokumenten die Basis jedes geschäftlichen Erfolgs ist. Genau hier setzen die zukunftsorientierten DMS-Lösungen von Kyocera an. 

Mit einem DMS verschlanken Sie Abläufe, beschleunigen Prozesse und machen wertvolle Informationen schneller und wirkungsvoller nutzbar. Die Arbeit mit einem Dokumentenmanagement-System spart darüber hinaus Zeit und Kosten, motiviert Mitarbeitende und steigert Ihre Wettbewerbsfähigkeit. 

Entdecken Sie den wirtschaftlichen Mehrwert eines Dokumenten-Managements rund um das Thema Dokumente digitalisieren – von Angebot und Rechnung bis zu spezifischen Formaten und Prozessen für Ihre Branche. 

Was ist ein Dokumentenmanagement-System? 

Ein Dokumentenmanagement-System, kurz als DMS bezeichnet, ist eine effiziente Lösung, die die Erstellung, Speicherung und Verwaltung von Dokumenten erleichtert. Mit einem DMS lassen sich ohne Umwege papierbasierte Prozesse reduzieren und jegliche Unterlagen in einem digitalen Format effizient organisieren. Sofern Sie Belege und Co. bisher nicht elektronisch erfasst haben, ist das kein Problem. Diese lassen sich jederzeit via Scan digitalisieren und sofort weiterverarbeiten. 

Sie erhalten mit einem DMS maximale Unterstützung bei der Erfassung, Bearbeitung und digitalen Archivierung von Dokumenten, teils sogar mit Prozessen, die vollkommen automatisiert ablaufen. Überdies ist der flexible Zugang zu allen Unterlagen an einem zentralen Ort sicher. Indem Sie Informationen verfügbar machen, wird die Zusammenarbeit in Ihren Teams aus dem Homeoffice oder von unterwegs aus zum Kinderspiel. Gleichzeitig erhöht sich durch die Versionskontrolle von Dokumenten die Sicherheit und Integrität von Informationsprozessen. Alle Zugriffe lassen sich dabei individuell steuern. Selbst von der zeitraubenden Suche nach bestimmten Lieferscheinen, Angeboten und Co. können Sie sich mit einem DMS verabschieden.

Von Korrespondenzen bis zu Rechnungen – mit einem DMS organisieren Sie alle anfallenden Unternehmensprozesse zeiteffizienter, minimieren den Papieraufwand und reduzieren Ihre Kosten. 

Die Funktionen eines DMS-Systems umfassen: 

• Dokumentenmanagement an einem Ort
•  Digitaler Posteingang 
• Digitaler Rechnungseingang 
• Revisionssichere Archivierung 
• DSGVO und Compliance Versionierung 
• Datenschutz, Datensicherheit und Zugriffskontrolle auf Informationen
•  E-Mail-Archivierung 
• Geschäftsprozess-Automatisierung 
• Digitale Zusammenarbeit 
• Homeoffice/Remote Work 
• Suchmaschine 

Welche Vorteile bietet eine DMS-Software?

Sie selbst wissen es am besten: Jeden Tag fallen bei Ihnen zahlreiche Dokumente an. Denken Sie hier an Lieferscheine, Rechnungen, Angebote und Buchungsbelege. Und es werden immer mehr. Die Flut an Unterlagen zu managen, sei es in Akten oder einfachen Windows-Ordnern, kostet viel Zeit. Zeit, die Sie und Ihre Mitarbeitenden für wirklich wichtige Aufgaben nutzen könnten, die den Unternehmenserfolg vorantreiben. 

Ein DMS-System bietet für all jene ineffizienten Workflows eine zentrale Lösung und entsprechende Vorteile. Das DMS schafft eine klare Struktur sowie Übersicht, gestaltet interne Arbeitsprozesse effektiver und vereinfacht die Zusammenarbeit. 

Das leistet eine Dokumentenmanagement-Software noch für Sie: 

• Ein DMS konsolidiert alle Unternehmensdokumente an einem zentralen Ort.  
• Dokumente lassen sich anhand verschiedener Parameter, wie Titel, Datum, Autor oder eingebetteten Schlüsselwörtern in kürzester Zeit finden. 
• Zugriff auf bestimmte Dokumente oder Ordner können jederzeit beschränkt werden. 
• Ein DMS hält verschiedene Versionen eines Dokuments fest, sodass Benutzerinnen und Benutzer die Entwicklung eines Dokuments über die Zeit verfolgen und bei Bedarf zu älteren Versionen zurückkehren können. 
• Routineprozesse, wie Genehmigungen oder Überprüfungen, können automatisiert werden. 
• Gesetzliche Anforderungen und Richtlinien lassen sich zuverlässig einhalten. 
• Mit den Funktionen zur gemeinsamen Bearbeitung von Dokumenten arbeiten Teams effizienter an Projekten. 
• Zudem steigt die Produktivität durch den mobilen Zugriff von unterwegs oder von zu Hause aus. 
• Kosten für Drucken, Kopieren, Archivieren und physische Transporte reduzieren sich deutlich. 
  

Denken Sie zudem an die Schonung wertvoller Ressourcen und tun Sie mit einem DMS ganz automatisch der Umwelt etwas Gutes. Gleichzeitig sollten Sie stets im Hinterkopf behalten, dass sich papierbasierte Dokumente vorerst nicht gänzlich vermeiden lassen werden. Nutzen Sie daher die Möglichkeit des nachhaltigen Druckens mit energie- und ressourcenschonenden Technologien wie den Kyocera Laserdruckern. 

Für wen ist eine Document-Management-Software geeignet? 

Ein DMS hat keinen Größen- oder Branchenschwerpunkt. Daher ist die Implementierung einer digitalen Dokumentenverwaltung für jeden Betrieb zu empfehlen. Wichtig ist hierbei, dass sich ein DMS in Unternehmen nahtlos in die Workflows einbettet und dem tatsächlichen Bedarf entspricht. Aus diesem Grund sollten Sie auf individuelle DMS-Lösungen von Kyocera setzen. 

Wie arbeitet ein DMS? 

Ein DMS ist eine smarte Software, die sehr fortschrittlich arbeitet und laufend innoviert wird. Das bedeutet, ihre Funktionen werden immer intelligenter, was wiederum sicherstellt, dass Sie mit der Dokumentenmanagement-Lösung bestens für die Zukunft aufgestellt sind. 

Was aber genau macht ein DMS? 

Zu Beginn steht die Erfassung von Dokumenten. Wenn Sie beispielsweise über physische Papierdokumente verfügen, digitalisieren Sie diese mithilfe eines Scanners. Elektronisch erstellte Dokumente wie Word-Dateien oder PDFs laden Sie direkt ins System hoch und arbeiten damit ohne Umwege weiter. Ebenso erfasst ein DMS E-Mails und deren Anhänge automatisch. 

Nachdem ein Dokument in das System eingepflegt wurde, geht es mit der Indizierung weiter. Dabei werden den Dokumenten Metadaten zugeordnet. Es handelt sich um Informationen, wie dem Titel des Dokuments, dem Erstellungsdatum, dem Autoren und möglicherweise spezifischen Schlagwörtern. Metadaten sind von entscheidender Bedeutung, da sie Ihnen später helfen, Dokumente schnell und effizient wiederzufinden. 

Ist ein Dokument indiziert, wird es sicher gespeichert. Hierbei nutzt das DMS Datenbanken oder spezielle Dateisysteme, um zu gewährleisten, dass Dokumente über lange Zeiträume gesichert und vor unautorisiertem Zugriff geschützt sind. Je nach System ist das auch in einer Cloud möglich. 

Über die Benutzeroberfläche des DMS können Sie im Anschluss nach den Dokumenten suchen, sie anzeigen lassen oder bearbeiten. Dank der zuvor erwähnten Metadaten benötigen Sie dafür kaum mehr Suchzeit. Wenn Dokumente im Laufe der Zeit verändert werden, behält das DMS die vorherige Version bei, sodass Sie die Entwicklung nachvollziehen und bei Bedarf zu älteren Versionen zurückkehren können. 

Eine besonders erwähnenswerte Funktion eines DMS ist die Automatisierung von Arbeitsabläufen. Benötigen Mitarbeitende etwa die Genehmigung von Vorgesetzten, leitet das System die Anfrage basierend auf vordefinierten Regeln automatisch weiter. Ein Mehrwert, der den Aufwand erheblich senkt. 

Letztlich, sofern Dokumente nicht mehr unmittelbar benötigt, aber dennoch aufbewahrt werden müssen, kümmert sich das DMS um die Archivierung. Natürlich gemäß allen gesetzlichen Anforderungen und DSGVO-konform. 

Wir sind Ihr DMS-Anbieter

Bei Kyocera Document Solutions widmen wir uns bereits seit mehr als 20 Jahren der Entwicklung von Produkten und Dienstleistungen, die Ihre Betriebsabläufe revolutionieren, Entscheidungsprozesse erleichtern sowie beschleunigen und Dokumente effizienter verarbeiten, organisieren und strukturieren. Bei uns steht die Transformation von Dokumentenverwaltung und Informationsmanagement an erster Stelle und so ist es unser erklärtes Ziel, mit der Kombination aus leistungsstarker Hardware mit intelligenten DMS-Lösungen Ihren gesamten Arbeitsalltag smarter zu gestalten. Bei uns vertrauen Sie auf fachliches Know-how, jahrelange Erfahrung und eine hohe Beratungsqualität – gemäß unserem Leitsatz: „Wir machen Unternehmen agiler, effizienter und kundenfreundlicher.“  

Ebenso legen wir großen Wert darauf, nachhaltig zu handeln und Verantwortung gegenüber der Umwelt zu übernehmen. Fairness und Gewissenhaftigkeit gehören untrennbar zu unserer Philosophie. 

Die DMS-Lösungen von Kyocera Document Solutions 

Bei uns erhalten Sie nicht nur ein leistungsstarkes DMS, sondern eine Vielzahl an Modulen zur individuellen Gestaltung einer nachhaltigen Dokumentenverwaltung- und Informationsmanagement-Struktur. Entdecken Sie selbst, was Sie bei uns erwartet. 

Häufig gestellte Fragen und Antworten 

Was ist ein DMS?

Ein DMS (Dokumentenmanagementsystem) ist eine Software, die Unternehmen und Organisationen dabei hilft, Dokumente effizient zu verwalten, zu speichern, zu organisieren und zu finden. Ein DMS dient dazu, den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten zu optimieren, von der Erstellung über die Bearbeitung und Freigabe bis hin zur Archivierung.​

Welche Aufgabe hat ein DMS?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ermöglicht die automatisierte Erfassung und sichere Speicherung von Dokumenten und Informationen. Es bietet eine zentrale und geschützte Ablage, organisiert die Dokumente strukturiert und gewährleistet eine kontrollierte Verwaltung. Dazu gehören Funktionen wie Berechtigungsmanagement, Versionierung, schnelle Suchmöglichkeiten sowie eine effiziente Zusammenarbeit an digitalen Dokumenten​

Welche Vorteile bietet ein DMS?

Ein effizientes DMS verschafft Unternehmen vor allem Zeit- und Kostenvorteile. Die digitale Verwaltung umfangreicher Dokumentenbestände beschleunigt die Informationssuche, verbessert die Transparenz der internen Kommunikation und steigert die Servicequalität. Gleichzeitig wird der Papierverbrauch deutlich minimiert.​

Welche Dokumente werden archiviert?

Unternehmensrelevante Dokumente wie Rechnungen, Verträge (z. B. Arbeits-, Miet- und Darlehensverträge), Belege, E-Mails und Akten sollten systematisch archiviert werden. Eine digitale Archivierung ist besonders vorteilhaft, da sie Platz spart, einen schnellen Zugriff ermöglicht und die Auskunftsfähigkeit verbessert. Ein DMS stellt nicht nur einen zentralen Speicherort für alle Dokumente und Informationen bereit, sondern bildet auch die Grundlage für eine GoBD-konforme Archivierung.​

Welche Dokumente müssen im Original aufgehoben werden?

Rechnungen sowie Handels- und Geschäftsbriefe müssen gemäß §§ 14, 14b UStG so archiviert werden, dass sie bildlich mit dem Original übereinstimmen. Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen hingegen sind laut § 147 Abs. 2 AO im Original aufzubewahren.​

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