Digitale Dokumentenprozesse für Kirche und Wohlfahrt

Gerade in kirchlichen Einrichtungen oder gemeinnützigen Organisationen besteht oftmals hoher Kostendruck. Um die Verwaltungsstruktur zu modernisieren und die Qualität sowie die Effizienz der internen und externen Kommunikation zu fördern, ist die Bedeutung von Prozess- und Dokumentenmanagement für die Arbeit von Kirche und Wohlfahrt in den letzten Jahren kontinuierlich gestiegen.

Das Prozess- und Dokumentenmanagement sollte zielgenau auf die unterschiedlichen Arbeits- und Verwaltungsbereiche kirchlicher Einrichtungen und Wohlfahrtsverbände und deren Kernaufgaben ausgerichtet sein, um die Effizienz der Mitarbeiter zu erhöhen und die Kosten im Griff zu haben.

Große kirchliche und karitative Einrichtungen stehen häufig vor strukturellen Herausforderungen hinsichtlich ihres Dokumentenmanagements:

• Die existierende Drucker- und Kopiererlandschaft ist nicht mehr zeitgemäß und kann aktuelle Anforderungen nicht erfüllen.
• Die Zuverlässigkeit der Systeme nimmt aufgrund des Alters ab und verursacht lange Ausfallzeiten und unnötige Kosten.
• Existierende Service-Verträge sind aufgrund mangelnder Transparenz nicht zufriedenstellend.
• Es besteht Optimierungsbedarf bei der Beschaffung der Verbrauchsmaterialien.
• In öffentlichen Bereichen eingesetzte Systeme sind nicht vor fremden Zugriff geschützt.