Grundsätze der Unternehmensführung

Risk Management System

KYOCERA Document Solutions Europe unternimmt konzernweite Anstrengungen zur Verstärkung seines Risikomanagementsystems, um immer komplexer werdende, globale Entscheidungen treffen zu können. Der President überwacht und managt, unterstützt durch die EMEA Audit Division und das Risk Advisory Council, die Risiken für die Strategie und Aktivitäten von KYOCERA Document Solutions. Die Abteilungen Governance, Risk & Compliance, Internal Audit und das Risk Advisory Council sind mit einer Reihe ausgewiesener Fachleute besetzt, die verschiedene Arten von Risiken abdecken. Sie tragen durch Richtlinienvorgaben, Risikobewertungen, Umsetzung von Standards und Steuerungsmechanismen, Schulungen, Audits und Qualitätsmanagement-Bewertungen und ständigen Verbesserungen, wie der Umsetzung von Empfehlungen aus Audits und sonstigen Überprüfungen zu einem wachsenden Bewusstsein für Risiken im Unternehmen bei.

Das Risikomanagement- und Kontrollsystem des Unternehmens steht in Einklang mit dem integrierten Framework von COSO, das von unserer Konzernmutter KYOCERA definiert wurde. Zusätzlich umfasst unser Risikomanagement- und Kontrollsystem Risiken und Kontrollen aus den Normen ISO 9001, 14001, 27001 sowie selbst definierte Risiken und Kontrollen zur Einhaltung von Konformitätsanforderungen. Gemäß dem Risikomanagement- und Kontrollsystem ist es Ziel unserer EMEA Audit Division angemessen zu gewährleisten, dass unsere Unternehmensziele erreicht und unsere Verpflichtungen gegenüber Kunden, Aktionären und der Gesellschaft erfüllt werden können.

Grundsätze der Unternehmensführung bei KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V.

Die Grundsätze der Unternehmensführung von KYOCERA Document Solutions Europe bauen auf denen der KYOCERA Corporation auf, die der Firmenphilosophie „Im Sinne der Umwelt und der Gesellschaft nachhaltig handeln“ beruhen. Anders gesagt, meint Unternehmensführung die Art und Weise, wie das Unternehmen geführt und kontrolliert wird. Das bedeutet, dass der President unternehmerische Entscheidungen unter Beachtung definierter Richtlinien und Verfahren sowie der Firmenphilosophie von KYOCERA trifft.

Ziel der Grundsätze guter Unternehmensführung ist es, ein solides und transparentes Management zu gewährleisten und das Unternehmen unter Verfolgung der Managementstrategie fair und effizient zu führen. KYOCERA möchte von der Gesellschaft unter dem Gesichtspunkt der Unternehmensethik als „Das Unternehmen“ betrachtet werden und gleichzeitig seinen Absatz weiter steigern und sehr profitabel bleiben. Um dies zu erreichen, wird die Expansion des Unternehmens durch die Managementstrategie„ „ein kreatives Unternehmen das weiter wächst“ zu sein, angetrieben. Zur Umsetzung dieser Strategie möchte KYOCERA den Unternehmenswert durch Expansion weiter steigern, speziell durch den effizienten Einsatz von Management-Ressourcen und die weitere Stärkung der gemeinsamen Konzernleitung.

Notfallplanung

Entsprechend der KYOCERA Philosophie „Kunde im Mittelpunkt“ arbeiten wir unermüdlich daran, die Anforderungen unserer Kunden zu erfüllen, was sich dadurch zeigt zu gewährleisten, dass unsere Produkte, Dienstleistungen und Lösungen hochwertig, zuverlässig, verfügbar, werthaltig und geschätzt sind. Daher hat sich unser Unternehmen der Aufrechterhaltung des Geschäftsbetriebs verpflichtet.

KYOCERA Document Solutions Europe hat einen Notfallplan für Ereignisse aufgestellt, die die Geschäftstätigkeit potenziell zum Erliegen bringen können, und die notwendigen Gegenmaßnahmen formuliert, u. a. die Reparatur wichtiger Ausrüstung, die Koordination der Reparaturen und die Anschaffung alternativer Produktionsmittel. Wir verbessern unsere Reaktionsfähigkeit auf Notfallsituationen ständig, in dem wir Maßnahmen auf erkannte Risiken ausweiten und Informationen abteilungsübergreifend austauschen.

Schutz personenbezogener Daten

KYOCERA erfüllt die Vorgaben, dass personenbezogene Daten von Einzelpersonen gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen verarbeitet werden müssen. Darüber hinaus übernimmt KYOCERA gesellschaftliche Verantwortung, indem wir sicherstellen, dass private Daten fair und mit Respekt behandelt werden. Daher unternimmt KYOCERA alles Mögliche, um rechtlich und ethisch konform zu agieren, damit personenbezogene Daten geschützt werden.

KYOCERA ist dem Schutz der personenbezogenen Daten seiner Mitarbeiter, Kunden, Lieferanten, Geschäftspartner und anderer Personen verpflichtet. Datenschutz ist ein Grundrecht, das nicht nur durch nationale Gesetze, sondern in den EU-Staaten auch durch Europarecht geschützt ist.

In Übereinstimmung mit lokalen Datenschutzgesetzen und der Datenschutz-Grundverordnung muss KYOCERA Abläufe zur Verarbeitung personenbezogener Daten erarbeiten. KYOCERA verfügt über eine Richtlinie zum Schutz personenbezogener Daten, die sich mit den Regeln für die Verarbeitung personenbezogener Daten von Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern und anderen Personen befasst.

KYOCERA Document Solutions Europe verfügt über eine Information Management Security Policy, denn wir betrachten Unternehmensstrategien, Produktentwicklung, Fachwissen, Technologie, Organisation, Personalinformationen und andere Informationen als die wichtigsten Unternehmensressourcen. Darauf aufbauend haben wir die Digital Information Security Management Regulations, Personal Information Protection Management Regulations und die Technological Know-how Leak Prevention Guideline zur Verwaltung von Verschlusssachen und geistigem Eigentum, zur Verwaltung von physischer Sicherheit, Besucher- und Personenkontrollen erarbeitet, die uns eine umfassende Verwaltung der Informationssicherheit gewährleisten.

Konzernweit hat KYOCERA ein Digital Information Security Committee eingerichtet, dem der President vorsitzt. Der Ausschuss setzt verschiedene digitale Sicherheitsmaßnahmen ein, wie die regelmäßige Fortbildung von Mitarbeitern entsprechend ihrer Rolle oder Position, Einschränkung bei der externen Nutzung von IT-Geräten, Maßnahmen zur Vermeidung von Datenlecks bei Informationsressourcen, sorgfältige Verwaltung von IT-Ressourcen, interne Audits und die Stärkung der Abwehr von Cyberangriffen.

Verwaltung der Informationssicherheit

Aufgrund der Verpflichtung KYOCERAs zum Schutz der Daten von Mitarbeitern, Kunden, Lieferanten, Geschäftspartnern und anderen Personen, spielt Informationssicherheit in unserem Geschäft eine herausragende Rolle. Unsere Informationssicherheitsagenda setzt sich aus mehreren Elementen zusammen, die sicherstellen, dass wir ein optimales Sicherheitsniveau erreichen. Ein Information Security Officer wurde ernannt, der die Federführung für diese Agenda in der Region EMEA übernimmt. Unsere Sicherheitsagenda besteht aus sechs Elementen. Dies sind:

1. EMEA Information Security Committee

Der EMEA Information Security Officer verantwortet die Koordination und Durchsetzung der KYOCERA Sicherheitsagenda. Hauptziel ist die spezifische Bewertung der Risiken für die Informationssicherheit und ein Plan zu deren Minimierung. Zur Unterstützung der Informationssicherheitsagenda von KYOCERA haben wir ein EMEA Information Security Committee gegründet. In diesem Ausschuss ist der EMEA Information Security Officer direkt dem Board Committee bestehend aus dem General Manager der EMEA Audit Division und dem President rechenschaftspflichtig.

2. Risikobewertungen

Risiken für die Informationssicherheit werden in regelmäßigen Abständen mithilfe unserer für unsere Branche und unser Geschäftsfeld passenden Risk Management Methodology bewertet. Dank der Überwachung der Risiken können wir uns im Einklang mit dem PDCA-Zyklus (Deming-Kreis) kontinuierlich verbessern. Neben dem internen Kontrollsystem für Informationssicherheit werden Risikobewertungen auch auf Basis folgender Normen- und Konformitätssysteme durchgeführt: ISO 27001, SOC 1 Type II, J-SOx (Pendant von Sabanes-Oxley für Japan).

3. Richtlinien und Verfahren

Im gesamten EMEA-Raum haben wir grundlegende Richtlinien und Verfahren für unsere Informationssicherheit entwickelt und umgesetzt. Diese Richtlinien und Verfahren sollen die Risiken abdecken, die sich aus den bereits erwähnten Risikobewertungen ergeben. Bei der Erstellung dieser Dokumente wurde besonderer Wert auf die Gewährleistung von Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Schutz von personenbezogenen und Unternehmensdaten gelegt. In diesem Zusammenhang werden unsere Prozesse in Hinblick auf die Datenschutzkomponente in jedem Stadium laufend angepasst.

4. Bewusstsein für Informationssicherheit

Im Rahmen unserer Strategie zur Informationssicherheit spielt der Faktor Mensch eine wichtige Rolle. KYOCERA hat sich explizit dazu verpflichtet, das Bewusstsein und die Wachsamkeit seiner Mitarbeiter zu schärfen. Zu diesem Zweck haben wir ein Programm zum Bewusstsein für Informationssicherheit und zur Wachsamkeit ins Leben gerufen. Dieses Programm setzt sich aus verpflichtenden e-Learning-Modulen, Simulationen und begleitenden Unterlagen zum Thema zusammen. Das Programm soll jeden einzelnen Mitarbeiter an seine Verantwortung im Hinblick auf die Informationssicherheit erinnern.

5. Einhaltung von Vorschriften und Normen

Durch die Zertifizierung nach ISO 27001 unterstreicht KYOCERA, welche Bedeutung es der Informationssicherheit beimisst. Der ISO 27001-Zyklus folgt strengen Anerkennungsnormen, die von einem externen Auditor überprüft werden, um eine unabhängige Bewertung unserer Informationssicherheits-Managementsystems (ISMS) sicherzustellen. Darüber hinaus haben wir als in Japan börsennotiertes Unternehmen eine Verantwortung gegenüber der Gesellschaft. Das heißt, KYOCERA ist gesetzlich zur Einhaltung der Vorschriften gemäß J-SOx verpflichtet. Dazu gehören auch Kontrollen der Informationssicherheit, die eine angemessene Rechnungslegung sicherstellen.

Sicherheit im internationalen Vertrieb (Exportkontrolle)

KYOCERA ist nach dem AEO-Standard offiziell als „autorisierter Exporteur“ und „autorisierter Importeur“ anerkannt. Dieser internationale Standard soll die Sicherheit und Reibungslosigkeit des internationalen Handels sicherstellen. Dafür wurden in allen teilnehmenden Ländern Möglichkeiten zur gegenseitigen Anerkennung etabliert. Diese Genehmigung hilft uns dabei, in Bezug auf Produkte, die an Kunden innerhalb und außerhalb der EU geliefert werden, Sicherheit und reibungslosen Handel sicherzustellen. Durch die Zertifizierung als zuverlässiger Wirtschaftsbeteiligter im Rahmen von AEO hat KYOCERA nachgewiesen, dass wir hochwertige interne Prozesse nutzen, die Transitgüter weltweit schützen, indem sie folgende Kriterien erfüllen: Einhaltung der Zollvorschriften, angemessene Führung der Geschäftsbücher, Zahlungsfähigkeit und hohe Sicherheitsstandards.

Bekämpfung von Bestechung und Korruption

KYOCERA vertritt im Hinblick auf Bestechung und Korruption eine Null-Toleranz-Politik. Innerhalb des KYOCERA Konzerns ist die Frage, was im Sinne der Umwelt und der Gesellschaft nachhaltiges Handeln ist, die Grundlage jeder Entscheidung und einer der Eckpfeiler der Firmenphilosophie. Alle Angelegenheiten werden in Übereinstimmung mit diesem grundlegenden Prinzip entschieden. Für KYOCERA ist die Basis jeden Umgangs mit Geschäftspartnern immer Fairness und Gerechtigkeit und dass je einzelne Transaktion immer im Geiste des Fair Play mit einer im Sinne der Gesellschaft korrekten Haltung angegangen wird.

Internes Reporting bei KYOCERA

KYOCERA Document Solutions Europe erwartet von seinen Mitarbeitern, dass ihr Verhalten jederzeit im Einklang mit den Regeln und der Philosophie des Unternehmens steht. Das heißt, sie handeln ethisch, integer und mit geltendem Recht und intern definierten Richtlinien konform.

Dennoch kann es in unserem Unternehmen zu Fehlverhalten kommen und wir verschließen unsere Augen nicht vor dieser Möglichkeit. Mitarbeiter können sich in verschiedenen Angelegenheiten informieren und beraten lassen und Handlungen berichten, die möglicherweise oder tatsächlich gegen Gesetze oder interne Vorschriften zu Menschenrechten, Arbeit, Sicherheit und Arbeitsschutz, Umwelt, fairem Geschäftsgebahren, finanziellem Fehlverhalten sowie möglichen weiteren auffälligen Verhaltensweisen verstoßen.

Das Unternehmen ermutigt Mitarbeiter, derartiges Verhalten zu melden und hat neben dem direkten Draht zum Management eine Helpline und eine Whistleblower-Hotline eingerichtet.

Richtlinie für die Helpline

Das Unternehmen nimmt den Themenbereich sexuelle Belästigung und nicht-finanzielles Fehlverhalten sehr ernst. Um allgemeinem Fehlverhalten, einschließlich Belästigung, konsistent zu begegnen und um Fragen zu Arbeitsschutz und Gesundheit sowie alle möglichen rechtlichen Problemen der Mitarbeiter von KYOCERA Document Solutions Europe zu beantworten, wird eine Helpline einrichtet. Mitarbeiter können das Helpline-Dokument verwenden, sind aber nicht dazu verpflichtet.

Bei der Helpline können Mitarbeiter nicht finanzielles Fehlverhalten, einschließlich Belästigungen, melden. Belästigung ist firmenintern als jede Form verbalen, nicht verbalen oder physischen Verhaltens definiert, das die Würde anderer Mitarbeiter am Arbeitsplatz herabsetzt, das für den Adressaten unerwünscht, unangemessen oder beleidigend ist und gegenüber dem Adressaten feindselig oder erniedrigend ist und/oder diesen einschüchtert.

Richtlinie zur Meldung finanziellen Fehlverhaltens

KYOCERA Document Solutions Europe hat eine Richtlinie zur Meldung von finanziellem Fehlverhalten eingerichtet, damit Mitarbeiter die Möglichkeit haben, finanzielles Fehlverhalten über einen eigenen Kanal intern zu melden.

Über dieses Financial Whistleblower System können Mitarbeiter finanzielles Fehlverhalten anonym melden. Gemeldete Fälle werde untersucht und zusammen mit den relevanten Geschäftsbereichen überprüft. Wird ein Fehlverhalten festgestellt, werden Korrekturmaßnahmen eingeleitet und Vorkehrungen getroffen, damit sich Gleiches nicht wiederholt.