Die Zukunft des Dokumenten-Management

Nach Jahren der ECM-Dominanz gibt es eine neue Technologie, die den Spitzenplatz beanspruchen kann.

Die Arbeit mit Unterlagen und Dokumenten nimmt fast zwei Drittel der Arbeitszeit eines durchschnittlichen Arbeitnehmers in Anspruch. Um die enorme Menge an Inhalten zu bewältigen, setzen Unternehmen Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) ein. Solche Tools ermöglichen es Unternehmen, ihre gesamte Dokumentation an einem einzigen, einheitlichen Ort zu koordinieren.

Viele Unternehmen haben jedoch festgestellt, dass sie bereit sind, ECM weiterzuentwickeln und in einigen Fällen sogar abzulösen. Unternehmen setzen jetzt auf die Flexibilität des Cloud-basierten Content-Management. Es ist noch viel zu tun, aber die Fähigkeit der Cloud, die Zusammenarbeit zu beschleunigen, die Entwicklung innovativer Anwendungen zu erleichtern und eine dauerhafte, kostengünstige Speicherung zu ermöglichen, bedeutet, dass sie zweifellos die Zukunft für das Content Management darstellt.

Die Entwicklung von ECM

ECM gibt es seit einem Vierteljahrhundert, und sie haben sich im Laufe der Jahre kontinuierlich weiterentwickelt, wobei die wichtigsten Merkmale des Grundmodells einer komplexen, auf den Unternehmensvoraussetzungen basierenden Technologiesuite beibehalten wurden, die sie zu einem Erfolg gemacht haben.

Unternehmenseigentümer fühlten sich zuweilen von der Anzahl der technischen Funktionen überfordert, zumal die Organisationen mehr als ein ECM-System und manchmal sogar eines pro Abteilung einrichten mussten. Die Zusammenführung aller Softwareebenen in einem monolithischen System hat sich für die IT-Abteilungen als äußerst schwierig erwiesen.

84% der Unternehmen ziehen den Einsatz von Cloud-Technologien in Betracht

two colleagues looking at portable screen

Content Management befindet sich in einer klaren Übergangsphase von ECM-Diensten zu Cloud-Plattformen. Immer mehr Unternehmen entscheiden sich für Cloud-Dienste oder hybride Optionen, um die gesamte Dokumentation, die ihr Unternehmen durchläuft, auf die kostengünstigste und einfachste Weise zu verwalten - wie eine Studie von AIIM zeigt.

Hybride Modelle bergen jedoch auch Risiken, wie z. B. den Standort der Informationsspeicherung, die Abschreibung von Investitionen in Hardwareprodukte vor Ort und die Umstellung selbst, die, wenn sie schnell erfolgt, zu hohen Kosten und Komplikationen führen kann, insbesondere wenn die Infrastruktur noch nicht für die Umstellung bereit ist.

Cloud-Technologie ist die Zukunft

Die Probleme mit ECM veranlassten Gartner zu der Überlegung, dass sich die Technologie im digitalen Zeitalter in die Cloud verlagern könnte. Das Forschungsunternehmen entwickelte ein neues Konzept, das Cloud-fähig, flexibel und dynamisch sein sollte ( Content Services).

Anstatt ein eigenständiges System zu akzeptieren, würden die Unternehmen ihre eigenen, maßgeschneiderten Systeme entwerfen. Die Terminologie ist weniger wichtig als die Erkenntnis, dass sich das Geschäftsumfeld verändert und es für die Unternehmen immer schwieriger wird, den Tsunami von Inhalten und Daten aus der Fülle von Geräten im Zeitalter der digitalen Transformation zu bewältigen.

Untersuchungen stützen die Ansicht von Gartner, dass standortbasiertes ECM bis zu einem gewissen Grad ersetzt wird. Eine AIIM-Umfrage unter 231 Unternehmen zu Beginn dieses Jahres zeigte, wie groß der Wunsch nach Veränderungen im Content Management ist. Nur 15 % der Befragten gaben an, dass sie beabsichtigen, auf eine Vor-Ort-Lösung umzusteigen, während sich ein Drittel für eine Cloud-basierte Lösung entschieden hat und weitere 51 % eine hybride Lösung entwickeln, die Vor-Ort-Content-Management mit Cloud-Diensten kombiniert.

Der hybride Ansatz ist verständlich, wenn man bedenkt, wie viel Geld im Laufe der Jahre für die alten Lösungen ausgegeben wurde. Eine Hybridlösung kann eine effektive Übergangslösung sein, während mehr Inhaltsdienste in die Cloud verlagert werden. Die wachsende Begeisterung für Cloud-basiertes Content Management veranlasste das Marktforschungsunternehmen "Markets and Markets" zu der Prognose, dass der Markt für Cloud-basiertes Enterprise Content Management (ECM) von 9,77 Milliarden US-Dollar im Jahr 2017 auf 34,42 Milliarden US-Dollar im Jahr 2022 ansteigen wird.

Cloud-Dienste bieten mehrere Vorteile

Eine der treibenden Ideen bei der Einführung herkömmlicher ECM-Systeme war es, Inhalte online zu stellen, wo sie leichter zugänglich sind als auf Papier. Mit der Cloud sind die Inhalte jedoch noch leichter verfügbar. Mitarbeiter an entfernten Standorten, auch in unterschiedlichen Zeitzonen, können problemlos zusammenarbeiten, indem sie von überall auf der Welt mit verschiedenen Geräten auf Dokumente in der Cloud zugreifen.

Die Arbeit an Inhalten in der Cloud ist auch für Millennials interessant, die ca. drei Viertel der Belegschaft ausmachen und erwarten, dass sie die modernsten automatisierten Technologien nutzen. Darüber hinaus bietet die Cloud einen weitaus größeren Umfang. In der Cloud ist zusätzlicher Speicherplatz verfügbar, wenn ein Unternehmen expandieren muss.

Entlastung der Unternehmen, um mehr zu erreichen

Wenn Sie Ihr Content Management in der Cloud einrichten, werden die Budgets von den Zwängen der hohen Investitionen in Hardware vor Ort befreit. Die IT-Abteilung gibt weniger Geld für die Vorabkosten der ECMs aus und muss keine Zeit für die laufende Wartung verschwenden.

Infolgedessen können sich die IT-Fachleute auf innovativere Arbeiten zur Modernisierung der Benutzerfreundlichkeit konzentrieren, z. B. auf die Entwicklung benutzerdefinierter Benutzeroberflächen und neuer Anwendungen.

Die IT-Abteilung ist nicht die einzige Abteilung, die von Cloud-basiertem Speicher profitiert. Die Cloud erleichtert die Automatisierung der Technologien, die für die Kreditorenbuchhaltung, das Vertragsmanagement, die Korrespondenzverwaltung und die Rechnungsverarbeitung erforderlich sind. Die Verwaltung von Inhalten in der Cloud ermöglicht es, alles - von Inventaren bis hin zu Serviceverträgen - an einem Ort zu sammeln und mit autorisierten Mitarbeitern zu teilen. Es erleichtert die Kommunikation zwischen verschiedenen Unternehmensabteilungen wie Rechtsabteilung, Personalwesen und Finanzen.

Die Cloud als Innovation

Es gibt bereits einige innovative Beispiele für Cloud-basierte Inhaltsdienste, die den Nutzern die Möglichkeit bieten, die Flexibilität der Dienste zu nutzen. Anstatt Systeme von der Stange zu kaufen, die nur für die Verwaltung von Inhalten ausgelegt sind, können sie Content-Management und Geschäftsprozesse leichter integrieren.

IBM hat festgestellt, dass viele Unternehmen ihre bisher getrennten Funktionen für Inhalte, Prozesse und Zusammenarbeit in der Cloud zusammenführen. Einige Unternehmen glauben auch, dass der nächste Schritt bei der Entwicklung von Technologien für die Cloud der Einsatz von Robotik und KI sein wird, um nützliche Geschäftseinblicke aus den gespeicherten Inhalten zu gewinnen, ähnlich wie bei Big Data. Die Entwicklung dieser neuen Tools hat das Potenzial, die Verwaltung von Inhalten in der Cloud zu revolutionieren. Die Vorteile für die Unternehmen, die ihre Altsysteme hinter sich lassen und den Sprung in die Cloud wagen, werden exponentiell sein.

Die Cloud

Die Cloud kann Unternehmen dabei helfen, abteilungs- und branchenübergreifend ein völlig neues Maß an Effizienz zu erreichen.