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KYOCERA Fleet Services Datenschutzerklärung

Last modified: 7 November 2018
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Diese Datenschutzerklärung gilt für das Tochterunternehmen der KYOCERA Document Solutions von dem Ihr Unternehmen die KYOCERA Fleet Services (im Folgenden „KFS“) bezieht. Wenn KYOCERA Document Solutions in dem Land, in dem Ihr Unternehmen KFS bezieht, über kein Tochterunternehmen verfügt, so gilt diese Datenschutzerklärung für die KYOCERA Document Solutions Europe B.V. Die entsprechenden Tochterunternehmen von KYOCERA Document Solutions sind im Abschnitt „Ausübung Ihrer Rechte und Kontaktaufnahme“ aufgelistet.

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Erhebung personenbezogener Daten durch KYOCERA Document Solutions in Zusammenhang mit KYOCERA Fleet Services. 

Sie können diese Erklärung unten im pdf-Format herunterladen:

  • Privacy Statement KYOCERA Fleet Services (Privacy Statement KFS.pdf)
    • 617 KB
    • PDF

Einleitung

KYOCERA Fleet Services ist ein leistungsstarker, webbasierter Service für die Geräteverwaltung und Fernwartung der Geräteflotte eines Unternehmens. Mit KYOCERA Fleet Services können Unternehmen und ihre Servicemitarbeiter unabhängig davon, wo sie sich befinden, den Gerätestatus wiedergeben, Probleme schnell und einfach erkennen und beheben sowie wichtige Wartungsarbeiten durchführen. 

In dieser Datenschutzerklärung wird auf Folgendes näher eingegangen:

  • Zu welchem Zweck wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten
  • Aufgrund welcher Rechtsgrundlage wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten
  • An wen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben
  • In welche Länder Ihre personenbezogenen Daten übermittelt werden
  • Wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren
  • Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen wir getroffen haben
  • Welche gesetzlichen Rechte Sie in Bezug auf unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben
  • Wie Sie Kontakt mit uns aufnehmen können und andere wichtige Angaben

Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

A. Abrechnung und Liefermanagement. Die Zählerstände des Geräts bzw. der Geräte Ihres Unternehmens werden zum Zweck der Abrechnung und des Liefermanagement verarbeitet. 

B. Benutzerkontoverwaltung. Ihr Unternehmen hat uns möglicherweise direkt oder indirekt Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse zur Verfügung gestellt, damit wir ein Benutzerkonto für Sie einrichten und verwalten können. Wir weisen darauf hin, dass wir diesen Service als Datenverarbeiter gemäß unseren Datenverarbeitungsbedingungen leisten, die mit Ihrem Unternehmen vereinbart wurden.

C. Geräteverwaltung. Dazu gehören Konfiguration und Wartung des Geräts, Sicherheitseinstellungen, Betriebsmittelverwaltung, Übertragung von Daten von einem auf ein anderes Gerät und allgemeine administrative Tätigkeiten (zum Beispiel das Zufügen und Entfernen von Geräten). Wir weisen darauf hin, dass wir diesen Service als Datenverarbeiter gemäß unseren Datenverarbeitungsbedingungen leisten, die mit Ihrem Unternehmen vereinbart wurden.

D. Fernzugriff. In individuellen Fällen und nur nach ausdrücklicher Zustimmung des betreffenden Benutzers, werden Druckdaten, Displayinhalte oder Kontaktinformationen zum KFS-Server übertragen und für die Fernwartung des betreffenden Geräts verwendet. Wir weisen darauf hin, dass wir diesen Service als Datenverarbeiter gemäß unseren Datenverarbeitungsbedingungen leisten, die mit Ihrem Unternehmen vereinbart wurden.

E. Verbesserung der Qualität. Gerätedaten, einschließlich IP-Adresse und Seriennummer des Geräts, werden zur Verbesserung der Qualität und Zuverlässigkeit des Geräts und des Verbrauchsmaterials als auch der Skalierbarkeit des Systems und des Netzwerks verwendet.

Aufgrund welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu den unter A und E genannten Zwecken ist, dass wir ein berechtigtes Geschäftsinteresse daran haben. Und zwar aus diesen Gründen:

  • In Bezug auf Zweck A haben wir ein berechtigtes Interesse daran, für die Abrechnung und das Liefermanagement über einen Ansprechpartner zu verfügen. 
  • In Bezug auf Zweck E müssen wir die Zuverlässigkeit, Qualität und Leistung des Systems und der Kyocera-Geräte des Kunden bewerten und verbessern können. 
  • In Bezug auf die Zwecke B bis D fungieren wir in Ihrem Namen als Datenverarbeiter gemäß unseren Datenverarbeitungsbedingungen, die mit Ihrem Unternehmen vereinbart wurden. 

Wir haben Ihre Grundrechte und Grundfreiheiten und unsere berechtigten Geschäftsinteressen sorgfältig gegeneinander abgewogen und beobachten laufend, ob sie noch im Gleichgewicht sind. Sollten Sie jedoch der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen wollen, verweisen wir auf den nachstehenden Abschnitt „Ihre Rechte“.

An wen geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?

Ihre personenbezogenen Daten werden nur an folgende Dritte weitergegeben:

  • Die KYOCERA Document Solutions Europe B.V. (Niederlande) zum Zweck der Verwaltung Ihres Benutzerkontos und der Qualitätsverbesserung
  • Die KYOCERA Document Solutions Inc. (Japan) zum Zweck der Qualitätsverbesserung und der Verwaltung des Hostings der KFS-Plattform und  Daten
  • Den externen KFS-Hostinganbieter in den Niederlanden (Microsoft Azure, Region Westeuropa)
  • Den externen Dienstleistungsanbieter zum Zweck der Verbesserung der Qualität der KYOCERA-Produkte und -Dienstleistungen
  • Soweit wir aufgrund gesetzlicher Bestimmungen und/oder behördlicher bzw. gerichtlicher Anordnungen hierzu verpflichtet sein sollten, ist es möglich, dass wir Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit der betreffenden Bestimmung oder Anordnung offenlegen müssen.

Internationale Übermittlung

Bei Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten (an wen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben, können Sie oben nachlesen) in ein Land, das der Europäischen Kommission zufolge nicht über ein innerstaatlich gesetzlich verankertes angemessenes Datenschutzniveau verfügt, haben wir zur Gewährleistung eines angemessenen Datenschutzniveaus mit dem betreffenden Konzernunternehmen oder Dritten zusätzliche angemessene Schutzmaßnahmen anhand der von der Europäischen Kommission verabschiedeten Standardvertragsklauseln vereinbart.

Alle von uns verwendeten Dienstleistungsanbieter mit Sitz in den USA haben sich mittels Selbstzertifizierung beim US-Handelsministerium im EU/US Privacy Shield (Datenschutzschild) registriert.

Alternativ können wir Sie um Ihre ausdrückliche Zustimmung zu der beabsichtigten Datenübermittlung bitten. Bei Bedarf ist auf begründete Anfrage per E-Mail ein Exemplar der Standardvertragsklauseln bei uns erhältlich.

Wie lange bewaren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Sofern möglich haben wir spezifische Aufbewahrungsfristen für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten festgelegt. Diese spezifischen Aufbewahrungsfristen sind nachstehend angegeben oder werden Ihnen von uns mitgeteilt, bevor wir mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beginnen. 

Für den Fall, dass die Bestimmung einer fixe Aufbewahrungsfrist nicht möglich ist, führen wir nachstehend die Kriterien auf, anhand derer wir jeweils die Aufbewahrungsfrist ermitteln.

Spezifische Aufbewahrungsfristen

Zweck A, Abrechnung und Liefermanagement. Alle zu diesem Zweck erfassten (personenbezogenen) Daten werden sechs Jahre (geschäftliche Daten) oder zehn Jahre (Buchführungsdaten) lang aufbewahrt.

Zweck B, Benutzerkontoverwaltung. Personenbezogene Daten, die zu Ihrem Benutzerkonto gehören, werden so lange aufbewahrt, wie Sie ein Benutzerkonto bei uns haben. Inaktive Benutzerkonten werden ein Jahr nach der letzten Nutzung gelöscht. Sie sind nicht zur Einrichtung eines Kontos verpflichtet; wenn Sie sich nicht innerhalb von 30 Tagen nach Erstellung des Kontos zum ersten Mal angemeldet haben, wird das Konto wieder gelöscht. Sie können jederzeit die Löschung Ihres Benutzerkontos verlangen. In diesem Fall wird das Konto innerhalb von 30 Tagen nach entsprechender Anfrage gelöscht.

Zweck C bis E, Geräteverwaltung, Fernzugriff und Verbesserung der Qualität. Gespeicherte Daten werden ein Jahr nach ihrer Erstellung gelöscht. Wenn der Servicetechniker während einer Fernwartung auf das Adressbuch des Geräts stößt, werden keinerlei Daten aus dem Adressbuch gespeichert.

Kriterien zur Bestimmung von Aufbewahrungsfristen

Unter allen anderen Umständen verwenden wir die folgenden Kriterien zur Bestimmung der geltenden Aufbewahrungsfrist:

  • Beurteilung Ihrer Grundrechte und -freiheiten.
  • Der Zweck oder die Zwecke der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten nicht länger auf als für den Zweck oder die Zwecke, für den oder die sie erhoben wurden, erforderlich. 
  • Alle einschlägigen Branchenpraktiken oder Verhaltenskodizes in Bezug auf die Aufbewahrung personenbezogener Daten.
  • Die Höhe des Risikos und der Kosten, die mit der Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten einhergehen (richtig und aktuell).
  • Ob wir über eine gültige rechtmäßige Grundlage für die Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten verfügen.
  • Charakter, Umfang und Kontext der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und unserer Beziehung zu Ihnen.
  • Jegliche anderen auftretenden relevanten Bedingungen.

Ihre personenbezogenen Daten werden in jedem Fall in Übereinstimmung mit den einschlägigen gesetzlichen Anforderungen aufbewahrt. Außerdem werden die bei uns gespeicherten Daten regelmäßig überprüft.

Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen wurden getroffen?

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und bemühen uns im Rahmen des Zumutbaren, sie vor Verlust, Missbrauch, Diebstahl, unbefugten Zugriffen, Offenlegung oder Änderung zu schützen. 

Als Teil unseres laufenden Strebens nach herausragender Sicherheit haben alle in dieser Erklärung genannten Tochterunternehmen von KYOCERA Document Solutions die Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 für Informationssicherheitsmanagementsysteme erlangt. Außerdem hat die KYOCERA Document Solutions Inc. für KFS auch die Zertifizierung nach ISO/IEC 27017 erlangt, mit der gewährleistet ist, dass für die Bereitstellung von KFS zusätzliche Informationssicherheitsmaßnahmen gelten.

Ihre Rechte

Gesetzlich stehen Ihnen bestimmte Rechte zu, über die wir Sie informieren möchten.

Auskunft. Sie haben das Recht auf Auskunft darüber, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, und auf Erteilung mit dieser Verarbeitung zusammenhängender Informationen.

Berichtigung. Sie haben das Recht auf unverzügliche Berichtigung oder Ergänzung Ihrer Daten durch uns. Wenn Sie ein Konto bei uns eingerichtet haben, können Sie Ihre personenbezogenen Daten auch selbst berichtigen oder ergänzen. 

Recht auf Vergessenwerden. Sie haben das Recht auf unverzügliche Löschung Ihrer Daten durch uns. Zur Inanspruchnahme dieses Rechts müssen bestimmte Gründe vorliegen, zum Beispiel, dass Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben oder Widerspruch eingelegt haben und keine vorrangigen schutzwürdigen Gründe für die Verarbeitung vorliegen. Wenn Sie ein Konto bei uns eingerichtet haben, haben Sie in vielen Fällen die Möglichkeit, Ihr Konto selbst zu löschen, wobei all Ihre personenbezogenen Daten endgültig gelöscht werden. 

Einschränkung der Verarbeitung. Sie haben das Recht, aus bestimmten Gründen zu verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken.

Diese Gründe sind (1) Ihr Bestreiten der Richtigkeit der personenbezogenen Daten, und zwar für die Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen; (2) die rechtswidrige Verarbeitung der personenbezogenen Daten und Ihrem Wunsch nach einer eingeschränkten Verarbeitung statt Löschung dieser Daten;  (3) dass wir die personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie diese jedoch für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen; (4) den Fall, dass wir dabei sind zu prüfen, ob unsere schutzwürdigen Gründe Ihren Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aufgrund eines berechtigten Interesses außer Kraft setzen. 

Recht auf Widerspruch. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, wenn die Verarbeitung (1) aufgrund eines berechtigten Interesses unsererseits stattfindet (darin eingeschlossen die Erstellung Ihres Profils mit Ihrer Einwilligung; (2) zum Zweck von Direktwerbung stattfindet; oder (3) zur Erfüllung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe erforderlich ist oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt. Auf Ihren Widerspruch hin stellen wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wir benötigen die personenbezogenen Daten für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. 

Datenübertragbarkeit. Wir sind verpflichtet, Sie darauf hinzuweisen, dass Sie das Recht haben, Ihre personenbezogenen Daten von uns anzufordern, damit Sie diese einem anderen Dienstleistungsanbieter übermitteln können. In Bezug auf KFS bedeutet das, dass wir Ihnen auf Ihre Anfrage hin Ihre personenbezogenen Daten in Zusammenhang mit Ihrem Benutzerkonto zukommen lassen. Davon ausgeschlossen sind alle Gerätedaten, einschließlich uns in einer Logdatei übermittelten Daten. 

Widerruf der Einwilligung. Wenn Sie uns Ihre personenbezogenen Daten zur Verarbeitung mit Ihrer Einwilligung zur Verfügung gestellt haben, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dazu können Sie sich, falls zutreffend, von dem Dienst, den Sie abonniert haben, abmelden. Sie können uns auch eine E-Mail an die unten aufgeführte spezielle E-Mail-Adresse für Datenschutzangelegenheiten zusenden. Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten dann endgültig aus unserer Datenbank. 

Einlegen einer Beschwerde. Sie haben das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in Ihrem Wohnsitzland, Beschwerde gegen unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen.

Ausübung Ihrer Rechte und Kontaktaufnahme

KYOCERA Document Solutions verfügt über ein Netzwerk an Datenschutzexperten, darunter Datenschutzbeauftragte, um Ihnen mit Ihren Fragen zu helfen. Wenn Sie eines Ihrer Rechte in Anspruch nehmen möchten, nehmen Sie bitte per E-Mail oder per Post Kontakt mit dem zuständigen Tochterunternehmen von KYOCERA Document Solutions auf (siehe die Liste unten). Wenn Ihr Land nicht aufgeführt ist, wenden Sie sich bitte an unseren Konzern Datenschutzbeauftragten:

Kyocera Document Solutions Europe B.V.
Attn.: Data Protection Office
Bloemlaan 4
2132 NP HOOFDDORP
The Netherlands

E-Mail: privacy@deu.kyocera.com

Bitte beachten Sie, dass Sie zur Inanspruchnahme Ihrer Rechte aufgefordert werden können, ein Anfrageformular auszufüllen. Wir informieren Sie dann über das Verfahren zur Abwicklung Ihrer Anfrage.

Änderungen an diesem Dokument

Sollten wir Änderungen an diesem Dokument vornehmen, veröffentlichen wir es mit einem geänderten Veröffentlichungsdatum auf unserer Website und informieren wir Sie über Ihr Benutzerkonto, sofern vorhanden, über die geänderte Fassung. 

Belgien
Kyocera Document Solutions Belgium N.V.
Attn.: Data Protection Officer
Sint-Martinusweg 199-201
1930 Zaventem
E-Mail: privacy@dbe.kyocera.com

Dänemark
Kyocera Document Solutions Danmark A/S
Attn.: Data Protection Officer
Eljby Industrivej 60
2600 Glostrup
E-Mail: privacy@ddk.kyocera.com

Spanien
Kyocera Document Solutions España SA
Attn.: Data Protection Officer
Avenida Manacor 2, Parque Rozas, 28290 Las Rozas, Madrid
E-Mail: privacy@des.kyocera.com

Frankreich
Kyocera Document Solutions France S.A.S.
Attn.: Data Protection Officer
Parc Technologique Route de l’Orme
91195 Saint Aubin
e: privacy@dfr.kyocera.com

Niederlande
Kyocera Document Solutions Nederland B.V.
Attn.: Data Protection Officer
Beechavenue 25
1119 RA Schiphol-Rijk
E-Mail: privacy@dnl.kyocera.com

Portugal
Kyocera Document Solutions Portugal Lda.
Attn.: Data Protection Officer
Ruaa do Centro Cultural 41
1700-106 Lisbon
E-Mail: privacy@dpt.kyocera.com

Schweden
Kyocera Document Solutions Nordic AB
Attn.: Data Protection Officer
Box 1273
164 29 Kista
E-Mail: privacy@dnr.kyocera.com

Türkei
Kyocera Bilgitaş Turkey Doküman Çözümleri A.Ş
Attn.: Data Protection Officer
Altunizade Mah. Prof. Fahrettin Kerim Gökay Cad.
No:45 34662 ÜSKÜDAR İSTANBUL
E-Mail: privacy@deu.kyocera.com

Tschechische Republik
Kyocera Document Solutions Czech, s.r.o.
Attn.: Data Protection Officer
Harfa Office Park Českomoravská 2420/15
Praha 9, 190 00
E-Mail: privacy@deu.kyocera.com

Deutschland
Kyocera Document Solutions Deutschland GmbH
Attn.: Data Protection Officer
Otto Hahnstrasse 12
40670 Meerbusch
E-Mail: datenschutz@dde.kyocera.com

Finnland
Kyocera Document Solutions Finland oy
Attn.: Data Protection Officer
Atomite 5 C, 4 krs
00370 Helsinki
E-Mail: privacy@dfi.kyocera.com

Italien
Kyocera Document Solutions Italy S.P.A.
Attn.: Data Protection Officer
Via Monfalcone 15
20132 Milan
E-Mail: privacy@dit.kyocera.com

Österreich
Kyocera Document Solutions Austria GmbH
Attn.: Data Protection Officer
Wienerbergstrasse 11
Turm A, 18. OG, 1100, Vienna
E-Mail: privacy@dat.kyocera.com

Russland
Kyocera Document Solutions Russia L.L.C.
Attn.: Data Protection Officer
Shchepkina Street, Building 51/4, Block 2
129110 Moscow
E-Mail: privacy@deu.kyocera.com

Südafrika
Kyocera Document Solutions South Africa Pty. Ltd.
Attn.: Data Protection Officer
Hertford Office Park, 90 Bekker Road CNR Allandale, Vorna Valley, 1682
E-Mail: privacy@deu.kyocera.com

Großbritannien
Kyocera Document Solutions (U.K.) Limited
Attn.: Data Protection Officer
Eldon Court 75-77 London Road, Berkshire
RG1 5BS Reading
E-Mail: privacy@duk.kyocera.com

Die KFS-Datenschutzerklärung in anderen Sprachen

  • KFS Privacy Statement 7 November 2018 (Czech) (20181107_KFSPrivacyStatement_Czech.pdf)
    • 422 KB
    • PDF
  • KFS Privacy Statement 7 November 2018 (Danish) (20181107_KFSPrivacyStatement_Danish.pdf)
    • 401 KB
    • PDF
  • KFS Privacy Statement 7 November 2018 (Finnish) (20181107_KFSPrivacyStatement_Finnish.pdf)
    • 494 KB
    • PDF
  • KFS Privacy Statement 7 November 2018 (Spanish) (20181107_KFSPrivacyStatement_Spanish.pdf)
    • 418 KB
    • PDF
  • KFS Privacy Statement 7 November 2018 (Swedish) (20181107_KFSPrivacyStatement_Swedish.pdf)
    • 495 KB
    • PDF
  • KFS Privacy Statement 7 November 2018 (Italian) (20181107_KFSPrivacyStatemetn_Italian.pdf)
    • 0 bytes
    • PDF
  • KFS Privacy Statement 7 November 2018 (German) (20181217_KFSPrivacyStatement_German.pdf)
    • 569 KB
    • PDF

Datenschutzerklärungen

Zusätzlich zu dieser Erklärung stehen Ihnen auf dieser Website einige weitere Datenschutzerklärungen zur Verfügung.

  • Online-Datenschutzerklärung

    Wie wir personenbezogene Daten für jegliche Zwecke – online wie offline – verarbeiten, sofern nicht in anderen Erklärungen enthalten.

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    Erklärt, wie wir personenbezogene Daten im Rahmen der Bewerberauswahl verarbeiten.

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