KYOCERA Fleet Services Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung („Erklärung“) gilt für das Unternehmen KYOCERA Document Solutions („KYOCERA“, „wir“ oder „uns“) in dem Land, in dem Ihr Unternehmen KYOCERA Fleet Services („KFS“) nutzt. Wenn KYOCERA in dem Land, in dem Ihr Unternehmen KFS bezieht, über kein Tochterunternehmen verfügt, so gilt diese Datenschutzerklärung für die KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V. mit Sitz in Beechavenue 27, 1119 RA, Schiphol-Rijk, Niederlande. Die entsprechenden Tochterunternehmen von KYOCERA sind im Abschnitt „Ausübung Ihrer Rechte und Kontaktaufnahme“ aufgelistet.

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch KYOCERA in Zusammenhang mit KFS. 

Einleitung

KFS ist ein leistungsstarker, webbasierter Service für die Geräteverwaltung und Fernwartung der druckenden Geräteflotte eines Unternehmens. Mit KFS können Unternehmen und ihre Servicemitarbeiter unabhängig davon, wo sie sich befinden, den Gerätestatus abfragen, Probleme schnell und einfach erkennen und beheben sowie wichtige Wartungsarbeiten unabhängig vom Standort durchführen.

In dieser Datenschutzerklärung wird auf Folgendes näher eingegangen:

• Zu welchem Zweck wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten
• Aufgrund welcher Rechtsgrundlage wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten
• An wen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben
• In welche Länder Ihre personenbezogenen Daten übermittelt werden
• Wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren
• Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen wir getroffen haben
• Welche gesetzlichen Rechte Sie in Bezug auf unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten haben
• Wie Sie Kontakt mit uns aufnehmen können und andere wichtige Angaben
  

Zu welchem Zweck verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

Um die vereinbarten KFS-Dienste bereitzustellen, verarbeitet KYOCERA Ihre personenbezogenen Daten zu den unten aufgeführten Zwecken.  KYOCERA verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten zu Marketingzwecken.

A. Abrechnung und Liefermanagement. KYOCERA verarbeitet Kontaktinformationen (z. B. Name, E-Mail-Adresse), um die Lieferung von Produkten und Dienstleistungen wie vereinbart zu organisieren (z. B. die Lieferung von Toner) und diese Dienstleistungen in Rechnung zu stellen.

B. Benutzerkontoverwaltung. KYOCERA hat Ihren Namen und Ihre E-Mail-Adresse entweder direkt von Ihnen oder indirekt von einem KYOCERA-Kunden (wahrscheinlich Ihrem Arbeitgeber) erhalten, damit wir ein Benutzerkonto für Sie einrichten und verwalten können. Beachten Sie, dass wir diesen Service als Datenverarbeiter gemäß unseren Datenverarbeitungsbedingungen anbieten, die unter  https://www.kyoceradocumentsolutions.de/de/footer/datenschutzhinweise/kfs-datenschutzerklarung.html verfügbar sind.

C. Geräteverwaltung. Dazu gehören Konfiguration und Wartung des Geräts, Sicherheitseinstellungen, Betriebsmittelverwaltung, Übertragung von Daten von einem auf ein anderes Gerät und allgemeine administrative Tätigkeiten (z. B. Hinzufügen und Entfernen von Geräten). Beachten Sie, dass wir diesen Service als Datenverarbeiter gemäß unseren Datenverarbeitungsbedingungen anbieten, die unter  https://www.kyoceradocumentsolutions.de/de/footer/datenschutzhinweise/kfs-datenschutzerklarung.html verfügbar sind.

D. Fernzugriff. In individuellen Fällen und nur nach ausdrücklicher Zustimmung des betreffenden Benutzers, werden Druckdaten, Displayinhalte oder Kontaktinformationen erstellt, zum KFS-Server übertragen und für die Fernwartung des betreffenden Geräts verwendet. Falls ein KYOCERA-Servicetechniker während einer Fernwartungssitzung Zugriff auf das Geräteadressbuch hat, werden keine Informationen aus dem Adressbuch gespeichert. Beachten Sie, dass wir diesen Service als Datenverarbeiter gemäß unseren Datenverarbeitungsbedingungen anbieten, die unter  https://www.kyoceradocumentsolutions.de/de/footer/datenschutzhinweise/kfs-datenschutzerklarung.html verfügbar sind.

E. Verbesserung der Qualität. Gerätedaten, einschließlich IP-Adresse und Seriennummer des Geräts, werden zur Verbesserung der Qualität und Zuverlässigkeit des Geräts und des Verbrauchsmaterials als auch der Skalierbarkeit des Systems und des Netzwerks verwendet. KYOCERA anonymisiert personenbezogene Daten, bevor die Datenanalyse durchgeführt wird.

Aufgrund welcher Rechtsgrundlage verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten?

KYOCERA verarbeitet personenbezogene Daten nur gemäß den Grundsätzen der Verordnung (EU) 2016/679 der Allgemeinen Datenschutzverordnung.

In Bezug auf Zweck (A) hat KYOCERA gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO ein berechtigtes Interesse daran, eine bestimmte Kontaktperson zu haben, damit KYOCERA die vereinbarten Dienstleistungen für seine Kunden erbringen kann - höchstwahrscheinlich für Ihren Arbeitgeber.

Für die Zwecke (B) - (D) fungieren wir als Datenverarbeiter, und der Kunde von KYOCERA - als Datenverantwortlicher - ist dafür verantwortlich, die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungszwecke nachzuweisen.

In Bezug auf Zweck (E) liegt die Datenverarbeitung im berechtigten Interesse von KYOCERA gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO für KYOCERA, um die Zuverlässigkeit, Qualität und Leistung des Systems und der Geräte der Kunden zu bewerten und zu verbessern.

Wir haben Ihre Grundrechte und Grundfreiheiten und unsere berechtigten Geschäftsinteressen sorgfältig gegeneinander abgewogen und beobachten laufend, ob sie noch im Gleichgewicht sind. Sollten Sie jedoch der  Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen wollen, verweisen wir auf den nachstehenden Abschnitt „Ihre Rechte“.

Mit wem teilen wir Ihre personenbezogenen Daten?

Um die vereinbarten KFS-Dienste bereitzustellen, verwendet KYOCERA Drittanbieter, die möglicherweise auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen dürfen. Nachfolgend finden Sie eine Liste von Dritten und zu welchen Zwecken KYOCERA Ihre personenbezogenen Daten teilt. Ihre persönlichen Daten dürfen nur weitergegeben werden an:

• KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V. (Niederlande) zum Zweck der Verwaltung Ihres Benutzerkontos und der Qualitätsverbesserung;
• KYOCERA Document Solutions Inc. (Japan) zum Zweck der Qualitätsverbesserung und der Verwaltung des Hostings der KFS-Plattform und Daten;
• Den externen KFS-Hostinganbieter in den Niederlanden (Microsoft Azure, Region Westeuropa);
• Externe Dienstleister für die Bereitstellung vereinbarter KFS-Dienste und den Zweck der Qualitätsverbesserung von KYOCERA-Produkten und -Dienstleistungen. Eine Liste der ernannten Dienstleister finden Sie unter https://www.kyoceradocumentsolutions.de/de/produkt/software/kyocera-fleet-services.html;
• Soweit wir gesetzlich, durch Verordnung oder gerichtliche Anordnung zur Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten verpflichtet sind, müssen wir Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise in Übereinstimmung mit diesem Gesetz, dieser Verordnung oder dieser gerichtlichen Anordnung weitergeben. 
  

Internationale Übermittlung

Bei Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten (an wen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben, können Sie oben nachlesen) in ein Land, das der Europäischen Kommission zufolge nicht über ein innerstaatlich gesetzlich verankertes angemessenes Datenschutzniveau verfügt, haben wir zur Gewährleistung eines angemessenen  Datenschutzniveaus mit dem betreffenden Konzernunternehmen oder Dritten zusätzliche angemessene Schutzmaßnahmen anhand der von der Europäischen Kommission verabschiedeten Standardvertragsklauseln vereinbart.

Sie können eine Kopie der Standardvertragsklauseln anfordern, indem Sie uns eine E-Mail senden.

Wie lange bewaren wir Ihre personenbezogenen Daten auf?

Sofern möglich haben wir spezifische Aufbewahrungsfristen für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten festgelegt. Diese spezifischen Aufbewahrungsfristen sind nachstehend angegeben oder werden Ihnen von uns mitgeteilt, bevor wir mit der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten beginnen.

Für den Fall, dass die Bestimmung einer fixen Aufbewahrungsfrist nicht möglich ist, führen wir nachstehend die Kriterien auf, anhand derer wir jeweils die Aufbewahrungsfrist ermitteln. 

Spezifische Aufbewahrungsfristen

Zweck A, Abrechnung und Liefermanagement. Alle zu diesem
Zweck erfassten (personenbezogenen) Daten werden sechs Jahre (geschäftliche Daten) oder zehn Jahre (Buchführungsdaten) lang aufbewahrt. 

Zweck B, Benutzerkontoverwaltung. Personenbezogene Daten, die zu Ihrem Benutzerkonto gehören, werden so lange aufbewahrt, wie Sie ein Benutzerkonto bei uns haben. Inaktive Benutzerkonten werden ein Jahr nach ihrer letzten Nutzung gelöscht. Sie sind von unserer Seite nicht verpflichtet, Ihr Konto einzurichten. Wenn Sie sich nicht innerhalb von 30 Tagen nach Erstellung des Kontos zum ersten Mal anmelden, wird es gelöscht. Sie können uns jederzeit auffordern, Ihr Benutzerkonto zu löschen. In diesem Fall löschen wir Ihr Benutzerkonto innerhalb von 30 Tagen nach Ihrer Anfrage. Ihre persönlichen Daten können nach dem Löschen Ihres Kontos in unseren Backup-Systemen gespeichert werden und werden nach 35 Tagen automatisch gelöscht. 

Zweck C und D, Geräteverwaltung und Fernzugriff. Wir werden KFS-Protokolle und den Nutzungsverlauf einschließlich der Prüfungs- und E-Mail-Protokolle nach 70 Tagen nach ihrer Erstellung löschen.

Zweck E, Verbesserung der Qualität. Gerätedaten, einschließlich IP-Adressen und Seriennummer, werden gelöscht, sobald das Gerät aus KFS entfernt wird. 

Kriterien zur Bestimmung von Aufbewahrungsfristen

Unter allen anderen Umständen verwenden wir die folgenden Kriterien, um die anwendbare Aufbewahrungsfrist zu bestimmen:

• Beurteilung Ihrer Grundrechte und -freiheiten.
• Der Zweck oder die Zwecke der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten nicht länger auf als für den Zweck oder die Zwecke, für den oder die sie erhoben wurden, erforderlich.
• Alle einschlägigen Branchenpraktiken oder Verhaltenskodizes in Bezug auf die Aufbewahrung personenbezogener Daten.
• Die Höhe des Risikos und der Kosten, die mit der Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten einhergehen (korrekt und aktuell).
• Ob wir über eine gültige rechtmäßige Grundlage für die Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten verfügen.Charakter, Umfang und Kontext der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und unserer Beziehung zu Ihnen.
• Jegliche anderen auftretenden relevanten Bedingungen.
  

Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen wurden getroffen?

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und bemühen uns im Rahmen des Zumutbaren, sie vor Verlust, Missbrauch, Diebstahl, unbefugten Zugriffen, Offenlegung oder Änderung zu schützen. 

Als Teil unseres laufenden Strebens nach herausragender Sicherheit haben alle in dieser Erklärung genannten Tochterunternehmen von KYOCERA Document Solutions die Zertifizierung nach ISO/IEC 27001 für Informationssicherheitsmanagementsysteme erlangt. Außerdem hat die KYOCERA Document Solutions Inc. für KFS auch die Zertifizierung nach ISO/IEC 27017 erlangt, mit der gewährleistet ist, dass für die Bereitstellung von KFS zusätzliche Informationssicherheitsmaßnahmen gelten.

Ihre Rechte

Sie haben bestimmte gesetzliche Rechte, über die wir Sie informieren möchten. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist erforderlich, um die oben genannten Zwecke zu erfüllen und damit KYOCERA seinen vertraglichen Verpflichtungen gegenüber seinen Kunden nachkommen kann. Für den Fall, dass Sie von KYOCERA die Löschung Ihrer persönlichen Daten verlangen sollten, sollten Ersatzkontaktdaten angegeben werden, damit KYOCERA KFS wie vereinbart zur Verfügung stellen kann. Als Datenverarbeiter ist KYOCERA verpflichtet, sich mit dem Datenverantwortlichen in Verbindung zu setzen, bevor Ihre Anfrage bearbeitet wird.

Auskunft. Sie haben das Recht auf Auskunft darüber, ob wir Ihre  personenbezogenen Daten verarbeiten, und auf Erteilung mit dieser Verarbeitung zusammenhängender Informationen.

Berichtigung. Sie haben das Recht auf unverzügliche Berichtigung oder  Ergänzung Ihrer Daten durch uns. Wenn Sie ein Konto bei uns eingerichtet haben, können Sie Ihre personenbezogenen Daten auch selbst berichtigen oder ergänzen. 

Recht auf Vergessenwerden. Sie haben das Recht auf unverzügliche Löschung Ihrer Daten durch uns. Zur Inanspruchnahme dieses Rechts müssen bestimmte Gründe vorliegen, zum Beispiel, dass Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben oder Widerspruch eingelegt haben und keine vorrangigen schutzwürdigen Gründe für die Verarbeitung vorliegen. Wenn Sie ein Konto bei uns eingerichtet haben, haben Sie in vielen Fällen die Möglichkeit, Ihr Konto selbst zu löschen, wobei all Ihre personenbezogenen Daten endgültig gelöscht werden. Um zu verhindern, dass das Benutzerkonto deaktiviert wird, sollten alternative Kontaktdaten angegeben werden.

Einschränkung der Verarbeitung. Sie haben das Recht, aus bestimmten Gründen zu verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einschränken. Diese Gründe sind (1) Ihr Bestreiten der Richtigkeit der personenbezogenen Daten, und zwar für die Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen; (2) die  rechtswidrige Verarbeitung der personenbezogenen Daten und Ihrem Wunsch nach einer eingeschränkten Verarbeitung statt Löschung dieser Daten;  (3) dass wir die personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie diese jedoch für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen; (4) den Fall, dass wir dabei sind zu prüfen, ob unsere schutzwürdigen Gründe Ihren Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aufgrund eines berechtigten Interesses außer Kraft setzen. 

Recht auf Widerspruch. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, wenn die Verarbeitung (1) aufgrund eines berechtigten Interesses unsererseits stattfindet (darin eingeschlossen die Erstellung Ihres Profils mit Ihrer Einwilligung); (2) zum Zweck von Direktwerbung stattfindet; oder (3) zur Erfüllung einer im öffentlichen Interesse liegenden Aufgabe
erforderlich ist oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt. Auf Ihren Widerspruch hin stellen wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wir benötigen die personenbezogenen Daten für die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

Datenübertragbarkeit. Wir sind verpflichtet, Sie darauf hinzuweisen, dass Sie das Recht haben, Ihre personenbezogenen Daten von uns anzufordern, damit Sie diese einem anderen Dienstleistungsanbieter übermitteln können. In Bezug auf KFS bedeutet das, dass wir Ihnen auf Ihre Anfrage hin Ihre personenbezogenen Daten in Zusammenhang mit Ihrem Benutzerkonto zukommen lassen. Davon ausgeschlossen sind alle Gerätedaten, einschließlich uns in einer Logdatei übermittelten Daten.

Widerruf der Einwilligung. Wenn Sie uns Ihre personenbezogenen Daten zur Verarbeitung mit Ihrer Einwilligung zur Verfügung gestellt haben, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Dazu können Sie sich, falls zutreffend, von dem Dienst, den Sie abonniert haben, abmelden. Sie können uns auch eine E-Mail an die unten aufgeführte spezielle E-Mail-Adresse für Datenschutzangelegenheiten zusenden. Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten dann endgültig aus unserer Datenbank. 

Einlegen einer Beschwerde. Sie haben das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in Ihrem Wohnsitzland, Beschwerde gegen unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen.

Ausübung Ihrer Rechte und Kontaktaufnahme

KYOCERA Document Solutions verfügt über ein Netzwerk an Datenschutzexperten, darunter Datenschutzbeauftragte, um Ihnen mit Ihren Fragen zu helfen. Wenn Sie eines Ihrer Rechte in Anspruch nehmen möchten, nehmen Sie bitte per E-Mail oder per Post Kontakt mit dem zuständigen Tochterunternehmen von KYOCERA Document Solutions auf (siehe die Liste unten). Wenn Ihr Land nicht aufgeführt ist, wenden Sie sich bitte an unseren Konzern Datenschutzbeauftragten:

Kyocera Document Solutions Europe Management B.V.
Attn.: Data Protection Officer
Beechavenue 27
1119 RA Schiphol-Rijk
Niederlande
privacy@deu.kyocera.com

1) KYOCERA Document Solutions Belgium N.V., Sint-Martinusweg 199-201, 1930 Zaventem, Belgium, privacy@dbe.kyocera.com

2) KYOCERA Document Solutions Danmark A/S, Ejby Industrivej 60, 2600 Glostrup, Danmark, privacy@ddk.kyocera.com

3) KYOCERA Document Solutions Finland Oy, Atomitie 5, 00370 Helsinki, Finland, privacy@ddk.kyocera.com

 4) KYOCERA Document Solutions France S.A.S., Espace Technologique de Saint Aubin, Route de l’Orme, 91195 Gif sur Yvette Cedex, France, privacy@dfr.kyocera.com

5) KYOCERA Document Solutions Deutschland GmbH, Otto-Hahn-Str. 12, 40670 Meerbusch, Germany, datenschutz@dde.kyocera.com

6) AKI GmbH, Berliner Pl. 9, 97080 Würzburg, Germany, datenschutz@dde.kyocera.com

7) KYOCERA Document Solutions Austria GmbH, Wienerbergstr. 11, Tower A/18th floor, 1100 Vienna, Austria, datenschutz@dat.kyocera.com

8) KYOCERA Document Solutions Italia S.p.A., Via Monfalcone, 15, 20132 Milano (MI), Italy, privacy@dit.kyocera.com

9) KYOCERA Document Solutions Nederland Management B.V., Beechavenue 25, 1119 RA Schiphol-Rijk, The Netherlands, privacy@dnl.kyocera.com

10) KYOCERA Document Solutions Portugal Lda., Rua do Centro Cultural, 41 (Alvalade), 1700-106 Lisboa, Portugal, privacy@dpt.kyocera.com

11) KYOCERA Document Solutions Russia L.L.C., Building 2, 51/4, Schepkina St., 129110
Moscow, Russian Federation, privacy@deu.kyocera.com

12) KYOCERA Document Solutions South Africa Holdings (Pty) Ltd., KYOCERA House, Hertford Office Park, 90 Bekker Road CNR, Allandale, Vorna Valley, 1682, Midrand, South
Africa, privacy@deu.kyocera.com

13) KYOCERA Document Solutions South Africa (Pty) Ltd., KYOCERA House, Hertford Office Park, 90 Bekker Road CNR, Allandale, Vorna Valley, 1682, Midrand, South Africa,
privacy@deu.kyocera.com

14) KYOCERA Document Solutions España S.A., Edificio Kyocera, Avda. de Manacor No.2, 28290 Las Matas (Madrid), Spain, privacy@des.kyocera.com

15) KYOCERA Document Solutions Nordic AB, Esbogatan 16B, 164 75 Kista, Sweden, privacy@dnr.kyocera.com

16) KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V. - Swiss Branch Office, Hohlstrasse 614, 8048 CH Zürich, Switzerland, privacy@deu.kyocera.com

17) KYOCERA Document Solutions (U.K.) Ltd., Eldon Court, 75-77 London Road, Reading,
Berkshire RG1 5BS, United Kingdom, privacy@duk.kyocera.com

18) Midshire Communications Limited, Eldon Court, 75-77 London Road, Reading, Berkshire, England, RG1 5BS, privacy@duk.kyocera.com

 19) KYOCERA Bilgitaş Turkey Doküman Çözümleri A.Şeldon , Gülbahar Mah. Otello Kamil Sok. No:6 34394 ŞİŞLİ, Istanbul, Turkey, privacy@deu.kyocera.com

20) Annodata Ltd., The Maylands Building, Maylands Avenue, Hemel Hempstead Industrial Estate, Hemel Hempstead, Hertfordshire HP2 7TG, privacy@duk.kyocera.com

21) ALOS Handels GmbH, Dieselstraße 17, 50859 Köln, Germany, datenschutz@dde.kyocera.com

22) ALOS Solution AG, Bachstrasse 29, 8912 Obfelden, Switzerland, datenschutz@dde.kyocera.com

23) Kyocera Document Solutions Czech , s.r.o., Harfa Office Park Českomoravská 2420/15, 9, 190 00, Prague, Czech Republic, privacy@deu.kyocera.com

24) Kyocera Document Solutions Czech – Slovak Branch Office,  Rybnicna 40, Bratislava 831 06, Slovakia, privacy@deu.kyocera.com

25) Kyocera Document Solutions Middle East, Office 157, Building 17 behind Gloria Hotel,
P.O. Box 500817, Dubai, UAE, privacy@deu.kyocera.com

Bitte beachten Sie, dass Sie zur Inanspruchnahme Ihrer Rechte
aufgefordert werden können, ein Anfrageformular auszufüllen. Wir
informieren Sie dann über das Verfahren zur Abwicklung Ihrer Anfrage.

Änderungen an diesem Dokument

Sollten wir Änderungen an  diesem Dokument vornehmen, veröffentlichen wir es mit einem geänderten Veröffentlichungsdatum auf unserer Website und informieren wir Sie über Ihr Benutzerkonto, sofern vorhanden, über die geänderte Fassung.