Datenschutzhinweise für Produkte und Leistungen

Liebe Kundin, lieber Kunde,

wir freuen uns über Dein Interesse an unseren Produkten und Leistungen. An dieser Stelle informieren wir Dich nach den Vorgaben der Art. 13,14, und 21 DSGVO über die Verarbeitung der von Dir im Rahmen der Nutzung unserer Produkte und Leistungen übermittelten sowie ggf. von uns erhobenen personenbezogenen Daten und Deine diesbezüglichen Rechte.

Diese Hinweise erläutern Folgendes im Detail:

• warum wir Deine personenbezogenen Daten verarbeiten und auf welcher Rechtsgrundlage
• welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten
• an wen wir Deine personenbezogenen Daten weitergeben
• in welche Länder Deine personenbezogenen Daten übermittelt werden
• wie lange wir Deine personenbezogenen Daten aufbewahren
• welche technischen und organisatorischen Maßnahmen wir ergriffen haben

Verantwortliche Stelle im Sinne des Datenschutzrechts

Verantwortliche Stelle im Sinne des Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist

Für Deutschland:

Kyocera Document Solutions Deutschland GmbH
Otto-Hahn-Straße 12
40670 Meerbusch

Für Österreich:

Kyocera Document Solutions Austria GmbH
Wienerbergstraße 11
Turm A, 18. OG, 1100 Wien

A. Warum verarbeiten wir Deine personenbezogenen Daten und auf welcher Rechtsgrundlage?

A. a. (Fern-)Wartungs- und Serviceleitungen. Wir verarbeiten Deine personenbezogenen Daten zur Durchführung von (Fern-)Wartungs- und Servicetätigkeiten für Deine KYOCERA Hard- und Software.*

A. b. Lizenzverwaltung und -aktivierung. Wir verarbeiten Deine personenbezogenen Daten, um Dir Lizenzen von KYOCERA-Software erstellen zu können und diese zu verwalten und zu aktivieren.*

A. c. KYOCERA Fleet Services (KFS). Wir verarbeiten Deine personenbezogenen Daten zur Verwaltung, Überwachung und Fernwartung Deiner KYOCERA-Drucker. Die Verarbeitung ist erforderlich zur Nutzung der verschiedenen KFS-Funktionen wie z.B. E-Mail-Versand, Benutzerkonto, Geräteverwaltung, Betriebsmittel-verwaltung, Konfiguration und Wartung des Geräts. Personenbezogene Daten, wie Druckdaten, Displayinhalte, Kontaktinformationen, Adressbuch Kopie verarbeiten wir nur mit Deiner Einwilligung (Fernwartung).*

A. d. KYOCERA Scan-Services. Wir verarbeiten Deine personenbezogenen Daten beim Einscannen von Deiner Dokumente zur Digitalisierung und anschließender Bereitstellung auf einem KYOCERA Cloud Archive oder SFTP-Server zum Download.*

A. e. KYOCERA Cloud Print and Scan (KCPS). Zweck der Verarbeitung sind Hosting Dienstleistungen für die Software.*

A. f. KYOCERA Cloud Capture (KCC). Wir verarbeiten Deine personenbezogenen Daten für unterstützende Dienstleistungen und Hosting Dienste.*

A. g. KYOCERA Cloud Information Manager (KCIM). Wir verarbeiten Deine personenbezogenen für die Bereitstellung der Software und das Hosting in der Cloud.*

A. h. KYOCERA Workflow Manager (KWM). Wir verarbeiten Deine personenbezogenen Daten zur (Fern-)Installation der Software sowie für Supportleistungen.*

A. i. KYOCERA Workflow Manager Cloud (KWM Cloud). Wir verarbeiten Deine personenbezogenen Daten für die Bereitstellung und Nutzung der Cloud-Dokumentenmanagementlösung.*

A. j. PrinTaurus Security Suite. Wir verarbeiten Deine personenbezogenen Daten Verwaltung, Überwachung und Fernwartung von (multifunktionalen) Druckern („Gerät“) über PrintTaurus Security Suite (PSS). Im Einzelfall werden wir Deine Einwilligung erfragen, um im Rahmen der Fehleranalyse und -behebung Protokolldateien mit Gerätedaten zu erstellen.*

* Beachte bitte, dass wir diesen Service als Auftragsdatenverarbeiter i.S.d. Art. 1 Nr. 8 DSGVO gemäß dem mit uns vereinbarten Datenverarbeitungsbedingungen anbieten. Unser Kunde ist als Datenverantwortlicher i.S.d. Art. 1 Nr. 7 DSGVO dafür verantwortlich, die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitungszwecke nachzuweisen.

A. k. Abrechnung und Liefermanagement. Wir verarbeiten Deine personenbezogenen Daten, um die Lieferung von Produkten und Dienstleistungen wie vereinbart zu organisieren (z. B. die Lieferung von Toner) und diese Dienstleistungen in Rechnung zu stellen. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung im Rahmen der Leistungserbringung und -abrechnung ist zum einen der zwischen uns geschlossene Vertrag (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Zudem haben wir ein berechtigtes Interesse daran, eine bestimmte Kontaktperson zu haben, damit wir die vereinbarten Dienstleistungen für unsere Kunden (höchstwahrscheinlich für Deinen Arbeitgeber) erbringen können (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

A. l. Verbesserung der Qualität. Gerätedaten, einschließlich IP-Adresse und Seriennummer des Geräts, werden zur Verbesserung der Qualität und Zuverlässigkeit des Geräts und des Verbrauchsmaterials als auch der Skalierbarkeit des Systems und des Netzwerks verwendet. KYOCERA anonymisiert personenbezogene Daten, bevor die Datenanalyse durchgeführt wird. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse daran die Zuverlässigkeit, Qualität unserer Dienstleistungen und Produkte zu bewerten und zu verbessern (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

A. m. Rechtliche Gründe. Mitunter müssen wir Deine Daten zur Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen verwenden oder um geltende gesetzliche Auflagen zu erfüllen bzw. Anfragen von Strafverfolgungsbehörden nachzukommen. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. f u. lit. c DSGVO.

Soweit wir Deine Daten auf Grundlage von unserem berechtigten Interesse verarbeiten, haben wir eine umfassende Bewertung Deiner grundlegenden Rechte und Freiheiten und unserer berechtigten Geschäftsinteressen vorgenommen und überwachen fortlaufend deren Ausgewogenheit. Möchtest Du der Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten auf Basis unseres berechtigten Interesses dennoch widersprechen oder möchten Du eine uns erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, verweisen wir Dich auf den Abschnitt „Deine Rechte“ unten.

B. Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir?

B. a. (Fern-)Wartungs- und Serviceleitungen. Im Rahmen von (Fern-) Wartungs- und Serviceleistungen verarbeiten wir alle personenbezogenen Daten, auf die der Servicetechniker während seiner (Fern-)Wartungs- und Servicetätigkeit am Netzwerk des Endkunden stoßen kann. Dies sind i.d.R. personenbezogene Daten der tatsächlichen Nutzer unserer Geräte und Software, insbesondere der Mitarbeiter des Endkunden.

B. b. Lizenzverwaltung und -aktivierung. Im Rahmen der Lizenzverwaltung und -aktivierung  verarbeiten wir Kontaktdaten der Ansprechpartner des Endkunden sowie Seriennummern/Gerätedaten der Geräte, auf welchen KYOCERA Software installiert ist und die eine Verbindung zu KYOCERA License Key Servern herstellen.

B. c. KYOCERA Fleet Services (KFS). Für die Verwendung des KFS ist ein Benutzerkonto erforderlich. Hier verarbeiten wir mind. Benutzername und E-Mail-Adresse des KFS Benutzers. Die Angabe von Telefonnummer und Firmenname des Endkunden im Benutzerkonto ist freiwillig. Zudem verarbeiten wir auch Gerätedaten, wie Seriennummer, Anlagenummer, IP-Adresse, MAC-Adresse von in Kundenumgebung registrierten Geräten sowie Nutzungsdaten der Geräte, wie Seitenzählerdaten, Tonerverbrauch, Meldungen.

B. d. KYOCERA Scan-Services. Welche personenbezogenen Daten wir im Rahmen des KYOCERA Scan-Services verarbeiten ist abhängig vom Inhalt der zu digitalisierenden Dokumente. Die Dokumente können beispielsweise Personaldaten der Kunden-Mitarbeiter oder Kunden-Geschäftspartner (Geburtsdatum, Anschrift, Kontodaten), allgemeine Steuerinformationen für die Lohnabrechnung der Kunden-Mitarbeiter ( Steuerklasse, Steuer-ID) enthalten.

B. e. KYOCERA Cloud Print and Scan (KCPS). Bei Nutzung des KCPS verarbeiten wir folgende Benutzerdaten: Benutzername, E-Mail-Adresse, Vor-/Nachname, Links zu Speicherkonten, RFID Kartendaten. Darüber hinaus verarbeiten wir auch Gerätedaten (IP-Adresse, Hostname), Organisationsdaten (E-Mail-Adresse des Kunden und der Ansprechpartner), Berichte sowie Druck-/Scanauftragsdaten.

B. f. KYOCERA Cloud Capture (KCC). Für die Verwendung von KCC muss verarbeiten wir die in den Benutzerprofilen angegebenen personenbezogenen Daten (Nutzername, Passwort).Darüber hinaus verarbeiten wir Gerätedaten (IP-Adresse, Seriennummer, Hostname, Admin-Pin-Code),personenbezogene Daten aus hochgeladenen Dateien und gescannten Aufträgen (deren Metadaten wie Dateiname, Dateiattribute, Ersteller, Bearbeiter) sowie Proxyinformationen.

B. g. KYOCERA Cloud Information Manager (KCIM). Bei Verwendung des KCIM verarbeiten wir Benutzerdaten (Name, E-Mail-Adresse, Passwort), personenbezogene Daten aus hochgeladenen Dateien sowie Metadaten der hochgeladenen Dateien (Dateiname, Dateiattribute, Ersteller, Bearbeiter).

B. h. KYOCERA Workflow Manager (KWM). Im KWM verarbeiten wir Namen und Rollen (Berechtigungen) der angelegten Nutzer.

B. i. KYOCERA Workflow Manager Cloud (KWM Cloud). Im KWM Cloud verarbeiten wir Stammdaten, Kontaktdaten, Benutzerkennungen, Protokolldaten, Inhaltsdaten aus Dokumenten sowie Metadaten zur Dokumentenverarbeitung

B. j. PrinTaurus Security Suite (PSS). Bei Verwendung der PSS verarbeiten wir IP-Adresse oder andere Online-Kennungen des Geräts, wie Protokolldateien des Geräts sowie personenbezogene Daten im Benutzerkonto (Benutzername, E-Mail-Adresse. Optional: Telefonnummer, Firmenname).

C. Quellen der Daten

Neben den Daten, die Du in unser Produkt eingegeben hast, verarbeiten wir gegebenenfalls personenbezogenen Daten, die wir über folgende Quellen erhalten:

• Daten, die Du uns übermittelst. Beispielsweise in Supportanfragen
• Daten, die Du dem Produkt übermittelst
• Dein Gerät uns übermittelt
• Daten, die Deine verwendeten Dateien übermitteln

D. An wen geben wir Deine personenbezogenen Daten weiter?

Aufgrund der engen Zusammenarbeit innerhalb der KYOCERA Document Solutions Deutschland Gruppe (KYOCERA Dokument Solutions Deutschland GmbH, KYOCERA Dokument Solutions Austria GmbH, AKI GmbH ALOS GmbH) werden Deine personenbezogenen Daten von den jeweils zuständigen Mitarbeitern in der Gruppe verarbeitet.

Darüber hinaus werden Deine personenbezogenen Daten auch an weitere zum KYOCERA-Konzern gehörende Unternehmen und externe Unternehmen weitergegeben, die als Unterauftragsverarbeiter im Bereich (Fern-)Wartung, Support, Lizenzverwaltung, Cloud Hostig für uns tätig sind. (Eine Liste aller Unterauftragsverarbeiter findest du in den aktuellen Datenverarbeitungs-bedingungen.)

Wenn wir aufgrund von Gesetzen, Vorschriften oder Gerichtsbeschluss zur Offenlegung Deiner personenbezogenen Daten ermächtigt oder verpflichtet sind, geben wir diese im Einklang mit dem jeweiligen Gesetz, der jeweiligen Vorschrift bzw. dem jeweiligen Gerichtsbeschluss weiter.

E. Wo werden Deine personenbezogenen Daten verarbeitet

Die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich innerhalb der EU und dem Europäischen Wirtschaftsraum.

E. a. (Fern-)Wartungs- und Serviceleitungen. Wir verarbeiten Deine personenbezogenen Daten in Deutschland und Österreich sowie in Großbritannien, in Japan, auf den Philippinen und in den USA.

E. b. Lizenzverwaltung und -aktivierung. Wir verarbeiten Deine personenbezogenen Daten in Deutschland und Österreich sowie in den Niederlanden, in Japan und in den USA.

E. c. KYOCERA Fleet Services (KFS). Wir verarbeiten Deine personenbezogenen Daten in Deutschland und Österreich sowie in Irland, in Japan, in den Niederlanden, auf den Philippinen und in den USA.

E. d. KYOCERA Scan-Services. Wir verarbeiten Deine personenbezogenen Daten in Deutschland und Österreich sowie in Belgien, in Japan und in den USA.

E. e. KYOCERA Cloud Print and Scan (KCPS). Wir verarbeiten Deine personenbezogenen Daten in Deutschland und Österreich sowie in Japan, in den Niederlanden und in den USA.

E. f. KYOCERA Cloud Capture (KCC). Wir verarbeiten Deine personenbezogenen Daten in Deutschland und Österreich sowie in Belgien, in Japan, in den Niederlanden und in den USA.

E. g. KYOCERA Cloud Information Manager (KCIM). Wir verarbeiten Deine personenbezogenen Daten in Deutschland und Österreich sowie in Belgien, in Japan und in den USA.

E. h. KYOCERA Workflow Manager (KWM). Wir verarbeiten Deine personenbezogenen Daten in Deutschland und Österreich.

E. i. KYOCERA Workflow Manager Cloud (KWM Cloud). Wir verarbeiten Deine personenbezogenen Daten in Deutschland und Österreich.

E. j. PrinTaurus Security Suite (PSS). Wir verarbeiten Deine personenbezogenen Daten in Deutschland und Österreich sowie in den Niederlanden.

E. k. Abrechnung und Liefermanagement. Wir verarbeiten Deine personenbezogenen Daten in Deutschland.

E. l. Verbesserung der Qualität. Wir verarbeiten Deine personenbezogenen Daten in Deutschland, Österreich, den Niederlanden und in Japan.

F. Wie lange bewahren wir Deine personenbezogenen Daten auf?

F. a. (Fern-)Wartungs- und Serviceleitungen. Wir löschen deine personenbezogenen Daten 10 Jahre nach Abschluss der jeweiligen Serviceleistung.

F. b. Lizenzverwaltung und -aktivierung. Wir bewahren Deine personenbezogenen Daten für die Dauer Deiner aktiven Lizenz auf, wir löschen jedoch frühstens 10 Jahre nach erfolgter Lizenzaktivierung.

F. c. KYOCERA Fleet Services (KFS). Wir bewahren Deine personenbezogenen Daten für die Dauer Deiner aktiven Lizenz auf. KFS-Protokolle und den Nutzungsverlauf einschließlich der Prüfungs- und E-Mail-Protokolle werden 70 Tage nach ihrer Erstellung gelöscht. Deine personenbezogenen Daten im Benutzerkonto kannst Du selbstständig löschen. In diesem Fall werden Deine Daten nach 35 Tagen aus unseren Backup-Systemen automatisch gelöscht.

F. d. KYOCERA Scan-Services. Nach Übergabe des Gesamtauftrages an den Kunden werden die digitalisierten Back-Up-Daten nach spätestens 12 Monaten (gerechnet ab dem letzten Tag des Jahres) gelöscht. Die physikalischen Akten werden nach Wahl des Kunden anschließend vernichtet, kostenpflichtig unbefristet eingelagert oder zurückgegeben.

F. e. KYOCERA Cloud Print and Scan (KCPS). Wir bewahren Deine personenbezogenen Daten für die Dauer Deiner aktiven Lizenz auf.

F. f. KYOCERA Cloud Capture (KCC). Wir bewahren Deine personenbezogenen Daten für die Dauer Deiner aktiven Lizenz auf.

F. g. KYOCERA Cloud Information Manager (KCIM). Wir bewahren Deine personenbezogenen Daten für die Dauer Deiner aktiven Lizenz auf.

F. h. KYOCERA Workflow Manager (KWM). Wir bewahren Deine personenbezogenen Daten für die Dauer Deiner aktiven Lizenz auf.

F. i. KYOCERA Workflow Manager Cloud (KWM Cloud). Wir bewahren Deine personenbezogenen Daten für die Dauer Deiner aktiven Lizenz auf.

F. j. PrinTaurus Security Suite (PSS). Wir bewahren Deine personenbezogenen Daten für die Dauer Deiner aktiven Lizenz auf.

F. k. Abrechnung und Liefermanagement. Wir bewahren Deine personenbezogenen  und geschäftlichen Daten 10 Jahre auf.

F. l. Verbesserung der Qualität. Gerätedaten, einschließlich IP-Adressen und Seriennummer, werden gelöscht, sobald das Gerät aus unseren Systemen entfernt wird.

G. Deine Rechte

Wir möchten Dich über Deine gesetzlichen Rechte als von einer Datenverarbeitung betroffenen Person informieren.

Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO Du hast das Recht darüber informiert zu werden, ob wir Deine personenbezogenen Daten verarbeiten und in welchem Umfang.

Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO Du hast das Recht, die unverzügliche Berichtigung oder Ergänzung Deiner personenbezogenen Daten von uns zu verlangen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Dich betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Wenn Du bei uns ein Konto eingerichtet hast, dann hast Du die Möglichkeit, Deine personenbezogenen Daten selbst zu berichtigen oder zu ergänzen. 

Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO Du hast das Recht, die unverzügliche Löschung Deiner personenbezogenen Daten von uns zu verlangen. Dieses Recht ist auf bestimmte Gründe begrenzt, beispielsweise wenn Du Deine Einwilligung zur Verarbeitung widerrufst oder Dein widersprechen und unser berechtigtes Interesse an der Verarbeitung nicht überwiegt. Wenn Du bei uns ein Benutzerkonto hast, kannst Du dieses in der Regel selbst löschen. Dabei werden Deine personenbezogenen Daten vollständig und dauerhaft gelöscht.

Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO Du hast das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten aus bestimmten Gründen zu verlangen. Dies sind: (1) die von Dir geforderte Überprüfung der Richtigkeit Deiner personenbezogenen Daten dauert Dir zu lange; (2) anstelle der Löschung unrechtmäßig verarbeiteter Daten forderst Du deren eingeschränkte Verarbeitung; (3) Du benötigst personenbezogene Daten für Gerichtsverfahren oder (4) wir überprüfen, ob unser rechtmäßiges Interesse an der Verarbeitung Deinen Widerspruch überwiegt.

Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO Wir sind verpflichtet, allen Empfängern, denen Deine personenbezogenen Daten offengelegt wurden, mitzuteilen, wenn Du Dein Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung gegenüber uns geltend gemacht hast.

Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO Du hast das Recht, Deine uns überlassenen personenbezogenen Daten von uns in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format anzufordern, um diese an andere Dienstleister weiterzugeben.

Recht auf Beschwerde nach Art. 77 DSGVO Du hast das Recht, bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde gegen die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten bei uns einzulegen, wenn Du der Ansicht bist, dass die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.

Wir bei KYOCERA Document Solutions verfügen über ein Netzwerk von Datenschutzfachkräften einschließlich Datenschutzbeauftragten, die Dir bei Fragen gern weiterhelfen. Wenn Du eines Deiner Rechte ausüben möchtest oder eine Frage zu dieser Datenschutzerklärung hast, setze Dich per E-Mail mit uns in Verbindung oder schicke uns einen Brief.

H. Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung Deiner personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung unserer Produkte und Leistungen ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Du bist somit nicht verpflichtet, Angaben zu Deiner Person zu machen.

Bitte beachte jedoch, dass eine sinnvolle Nutzung unserer Produkte und Leistungen in der Regel ohne Eingabe der im Produkt abgefragten Daten nicht möglich ist. Wir empfehlen Dir, im Rahmen der Einrichtung/Nutzung unserer Produkte nur solche personenbezogenen Daten anzugeben, die zur Nutzung erforderlich sind.

I. Änderungen an diesem Dokument

Sollte sich unsere Hinweise zum Datenschutz ändern, veröffentlichen wir dies auf unserer Website oder im Partnerportal unter Angabe des Änderungsdatums.