Statt ewiger Papierkrieg einfach weiterwachsen

Der Hersteller von kundenindividuellen Eingabegeräten Printec-DS Keyboard kämpft mitten in einer erfolgreichen Wachstumsphase mit seinen papierbasierenden Prozessen. Die Einführung des Kyocera Workflow Managers sorgt hier dafür, dass der weiteren Expansion nichts mehr im Wege steht.

Hintergrund

Das Unternehmen Printec-DS Keyboard GmbH zählt zu den „Hidden Champions“ aus dem deutschen Mittelstand. Das Unternehmen fertigt hochqualitative und langlebige Eingabesysteme wie Industrietastaturen, Touch Panels und kundenspezifische Eingabesysteme, die speziell für professionelle Businessanwender in der Industrie, dem Baugewerbe oder in der Schifffahrt gefertigt werden – alles „made in Germany“. Hierzu gehören etwa Edelstahltastaturen für industrielle Extremumgebungen, Silikontastaturen und speziell gegen Staub und Spritzwasser geschützte Tastaturen.

Die Eingabesysteme sind national und international gefragt – das Geschäft blüht. Im Jahr 2019 konnte das 10-jährige Jubiläum der Printec-DS Keyboard GmbH und 35 Jahre DS Keyboard Technik GmbH gefeiert werden. Aufgrund der sehr guten Auftragslage expandierte das Unternehmen erfreulich, auch neue Fachkräfte wurden gefunden und neu eingestellt. Thomas Holeczek, dersich seit 2016 im Unternehmen um die Geschäfts- und Prozessentwicklung kümmert, musste dennoch feststellen, dass der Betrieb an seine Grenzen stößt und für weiteres Wachstum eine Kurskorrektur erforderlich war.

Herausforderung

Wäre das Unternehmen mit seinen Produkten nicht so erfolgreich, hätte es womöglich weitaus länger gedauert, bis die Problematik aufgefallen wäre. Aufgrund der guten Geschäftsentwicklung wurden aber die Grenzen überdeutlich: „Wir hatten uns an unserer eigenen Entwicklung verschluckt“, sagt Holeczek, welcher mittlerweile in der Geschäftsführung im Unternehmen tätig ist. „Unser Unternehmen war in zentralen Bereichen komplett analog aufgestellt“, erläutert er. „Wir erhielten die meisten Bestellungen per Fax oder Briefpost. Rechnungen, Zolldokumente und andere Schreiben wurden auf einem Nadeldrucker erstellt. Alles wurde papierbasiert verschickt, Durchschläge in Ordnern abgeheftet oder in Hängeregistraturen aufbewahrt. Das funktionierte sogar, aber wir benötigten immer mehr Ordner, Schränke und Archiv-Räume, weil wir beinahe im Papier erstickten“. Hinzu kam: Die Suche nach Dokumenten bei Rückfragen kostete immer mehr Zeit und letztlich auch Personal.

Für Holeczek stand deshalb fest, dass der fortgesetzte Erfolg des Betriebs eine moderne Lösung erforderte. „Mir war allerdings auch klar, dass dieser Schritt bei vielen unserer langjährigen Mitarbeiter auf Skepsis stoßen würde. Schließlich funktionierte das alte, papiergebundene System seit drei Jahrzehnten.“ Warum sollte man etwas so Bewährtes aufgeben? Die Furcht vor völlig neuen Aufgaben, die „Aufrüstung“ der Arbeitsplätze mit großen Bildschirmen, Scannern und Software war groß.

Trotz dieser Bedenken in der Belegschaft startete Thomas Holeczek die Suche nach einer Möglichkeit, die Abläufe im Unternehmen zu verändern und zu modernisieren. Just zu diesem Zeitpunkt erreichte ihn die Anfrage eines Mitarbeiters von Kyocera Document Solutions, der ihm die Lösung Kyocera Workflow Manager vorstellen wollte. „Dieses Angebot kam wirklich wie gerufen!“ erinnert sich Holeczek. Schnell war ein Termin vereinbart und man ließ sich anhand einer Demo-Installation zeigen, wie aus papiergebunden, analogen Abläufen ein digitaler Workflow werden kann.  

„Ich selbst konnte kaum glauben, was ich da hörte. Man versprach uns, ein komplett digitales Rechnungswesen und eine komplett digitale Administration. Ganz ehrlich: Ich habe zuerst einmal bei unserem Steuerberater nachgefragt, ob das überhaupt gesetzeskonform wäre“, sagt Holeczek. Nachdem die Steuerkanzlei keine Bedenken äußerte, entschied man sich bei der Printec-DS Keyboard GmbH für eine Erprobung des Kyocera Workflow Manager im Rahmen eines Pilotprojekts. In einem ersten Schritt sollten alle händisch durchgeführten Prozesse digital abgebildet werden. Ziel war ein digitaler Genehmigungs-Workflow im Rechnungswesen. Alle fachlichen und budgetären Freigaben sollten schneller, einfacher und weniger zentralisiert erfolgen. Bereits in der Testphase überzeugte Kyocera: „Uns stand bei allen Fragen ein direkter Ansprechpartner bei Kyocera zur Verfügung. Notwendige Anpassungen wurden schnell umgesetzt.“

Lösung

Nach der Sondierungsphase stand für das Unternehmen Printec-DS Keyboard die Entscheidung für den Kyocera Workflow Manager fest. In den betroffenen Teams setzte angesichts der ersten, positiven Erfahrungen ein Wandel ein. Langsam gewöhnte man sich an die neue Technik. Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sahen, dass viele zeitraubende und bisweilen monotone Aufgaben kaum in der Hälfte der Zeit erledigt werden konnten. „Relativ schnell waren einige zuvor recht kritisch eingestellte Kollegen richtiggehend angefixt“, erinnert sich Holeczek. Rasch wurden neue Ideen diskutiert, wie die Lösung noch mehr Aufgaben übernehmen könnte. Verbesserungen wurden umgesetzt, wie eine komplette Neuordnung der Lieferanten- und Kunden-Stammdaten. „Duplikate und andere Fehler konnten bereinigt werden. Wir erlebten eine unglaubliche Verbesserung bei der Stammdatenpflege“.

Der Workflow Manager von Kyocera Document Solutions erwies sich als die genau passende Lösung für das Unternehmen. Er ist modular aufgebaut und konnte problemlos in die neu entstehende, digitale Arbeitsumgebung integriert werden. Es zeigte sich, dass mit dem Kyocera Workflow Manager papierbasierte Abläufe erfolgreich in digitale Informations- und Dokumentenprozesse transformiert werden können, um so den Zugriff auf Dokumente erheblich zu beschleunigen. Es gelang, die gesamte Administration und das Rechnungswesen zu digitalisieren. Nicht zuletzt ermöglicht die Lösung eine revisionssichere Archivierung sowie die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben und Compliance-Richtlinien.

Ergebnis

Mit der Einführung des Kyocera Workflow Managers konnten bei Printec-DS Keyboard alle Arbeitsabläufe wesentlich optimiert werden. Aufgrund der ausgefeilten Suchfunktionen verzeichnet das Unternehmen eine deutliche Zeiteinsparung gegenüber früher. Die zuvor ständig erforderlichen Laufwege ins Archiv sind nahezu überflüssig geworden. Die papierbasierte Alt-Archivierung fällt nach und nach weg, da keine neuen Papierunterlagen hinzukommen. Alte Akten werden fristgerecht entsorgt. „Anstatt immer mehr neue Akten und Schränke aufzubauen, gewinnen wir jetzt kontinuierlich Platz hinzu“, freut sich Thomas Holeczek.

Das beste Fazit ist aber der Blick auf die wirtschaftliche Entwicklung: „Im Vergleich zur alten Situation im Jahr 2018 haben wir unseren Umsatz verdoppelt“, betont derGeschäftsführer. Es musste trotz der Digitalisierungsmaßnahmen kein Mitarbeiter entlassen werden. Anstatt alle Energie auf die Papierverarbeitung und Archivierung zu verwenden, kann sich das gesamte Team nun viel besser um die Kunden kümmern, viel schneller Anfragen bearbeiten und Auskünfte geben. „Wir konnten einfach weiterwachsen und dabei Wachstumsschmerzen vermeiden“, ist der Geschäftsführer überzeugt.

Die Mitarbeiter können sich alle für sie relevanten Informationen wesentlich einfacher selbst beschaffen. Der zuvor sehr zentralisierte Genehmigungs-Workflow wurde beendet, Freigabeprozesse konnten deutlich beschleunigt werden und überall dort, wo ein Vorgesetzter – per Mausklick – sein Okay geben muss, sind jetzt auch Stellvertreter benannt, so dass auch in Urlaubszeiten oder durch Krankheitsfälle die Abläufe nicht ins Stocken geraten. „Wir können uns heute nicht mehr vorstellen, wie wir das früher gemacht haben“, bilanziert der Geschäftsführer.

Der erfolgreich eingeschlagene Digitalisierungspfad soll noch weiter beschritten werden: Nachdem intern alle Prozesse digital ablaufen, sollen künftig auch alle Dokumente eingangsseitig digital eintreffen. Hierzu wurden bereits Gespräche mit Kunden und Lieferanten geführt. Dort, wo Geschäftspartner nicht auf papiergebundene Wege verzichten können, werden eingehende Dokumente mit Technologie von Kyocera Document Solutions automatisch digitalisiert. Das Pilotprojekt für diesen weiteren Schritt ist gerade gestartet.