Volle Rechtssicherung und optimierte Prozesse im Technischen Museum

Das Technische Museum Wien mit Österreichischer Mediathek benötigt ein neues Rechnungserkennungs- und Ablagesystem, das revisionssicher ist und durch das Finanzamt anerkannt wird. Außerdem muss es nahtlos in das hauseigene ERP Microsoft Dynamics Navision eingebunden sein und medienbruchfreie Prozesse unterstützen. Mit Kyocera nscale wurden diese Anforderungen optimal umgesetzt.

Hintergrund

Das Technische Museum Wien mit Österreichischer Mediathek (TMW) ist ein österreichisches Bundesmuseum mit dem Schwerpunkt auf Technik und Technikgeschichte. Es wurde 1918 eröffnet und hat sich seitdem nicht nur als Ausstellung rund um Technikthemen entwickelt, sondern seit 2021 gehört ebenfalls ein angegliedertes Forschungsinstitut dazu. Mit rund 220 Mitarbeitern und auf einer Fläche von 22.000 m2 widmet sich das Museum der gesamten Bandbreite der Technik: Von der gewaltigen  Dampflokomotive bis hin zur Nanotechnologie ist für die Besucher so Technologie und Geschichte erlebbar. Insgesamt verfügt das Museum über 160.000 Sammlungsstücke, von denen nur rund zehn Prozent ausgestellt werden können. Und wöchentlich kommen neue hinzu

Herausforderung

Nicht nur durch den Ankauf neuer Exponate fallen im Museum wöchentlich 80 bis 100 Eingangsrechnungen an. Auch Waren und Dienstleistungen zählen dazu, die aufgrund der restriktiven Vorgaben für ein Bundesmuseum sicher und zügig verarbeitet und mit dem Budget abgeglichen werden müssen.  „Wir verfügten schon über elektronische Systeme, die aber nicht ausreichend kommunizierten und darüber hinaus wurde die digitale Ablage wegen fehlender Revisionssicherheit nicht seitens des Finanzamts anerkannt,“ erläutert Elisabeth Hörmann, Leitung Finanzwesen/Controlling und Prokuristin des Technischen Museums Wien die Ausgangslage. Das TMW setzt als ERP Microsoft Dynamics Navision 2018 ein und das bis dato eingesetzte, elektronische Rechnungsablagesystem erfüllte nicht die Anforderungen. Die bisherigen, abteilungsübergreifenden Systeme, also Bestellfreigabe-, Rechnungsfreigabe- und -verwaltungssystem, kommunizierten zwar mit Navision, aber nicht untereinander. Weiters zwang vor allem die fehlende Revisionssicherheit die Museumsverwaltung dazu, Rechnungen  zusätzlich analog in Ordnern abzulegen. „Wir haben daher im ersten Anlauf nach einem revisionssicheren DMS-System gesucht, das mit Navison kompatibel ist, mit Navision kommuniziert und uns den digitalen Bearbeitungs-, Freigabe- und revisionssicheren Aufbewahrungsweg ebnet.“, so Elisabeth Hörmann. Um diese Lösung zu finden, fragte das Museum bei mehreren Anbietern an, so auch bei der Kyocera Document Solutions Austria.  

Lösung

Nach einem detaillierten Auswahlverfahren entschied sich das Technische Museum Wien für Kyocera nscale. Die Lösung erfüllt alle Anforderungen, bündelt sämtliche Vorteile eines Enterprise Content Management Systems (ECM), eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) und bietet revisionssichere Archivierung. Die wesentlichen Informationen von Eingangsrechnungen werden von Kyocera nscale IM (Invoice Management) mit Finanzdaten angereichert und dem vorhandenen Finanz- und Rechnungswesen über standardisierte Schnittstellen bereitgestellt. Darüber hinaus übernimmt eine digitale Rechnungsbearbeitung Prüfungsroutinen – etwa die formelle Prüfung gemäß § 11 UStG oder den Stammdatenabgleich mit der Finanzbuchhaltung. In einem zweiten Schritt beschloss das Museum außerdem, auch das Bestellsystem mit Kyocera nscale abzuwickeln, um einen intelligenten und „runden“ Bestell-, Freigabe-, Buchungs-, Bezahl- und Archivierungsprozess zu ermöglichen.

Durch den modularen Aufbau war es möglich, gezielt die erforderlichen Module zu implementieren, die auf den Rechnungslauf und für das Bestellwesen ausgerichtet sind. Diese Module kommunizieren untereinander und lassen sich problemlos in das Microsoft Dynamics Navision Ökosystem implementieren. Dank der rechtssicheren Archivierung der Rechnungen war der zuvor vom Museum beschrittene Weg des „Papier-Archivs“ nicht mehr erforderlich. Kyocera und das Technische Museum Wien haben die neuen Workflows innerhalb eines Jahres konzipiert und implementiert und in den Praxisbetrieb überführt. Durch eine schrittweise Anpassung lief das Tagesgeschäft ohne nennenswerte Unterbrechungen während der gesamten Phase weiter. 

Ergebnis

"Letztendlich haben wir uns für Kyocera nicht nur aufgrund des hohen Eignungsgrades der Lösung für unser Anforderungsprofil entschieden, sondern auch weil der Service stimmte und wir eine kompetente Ansprechpartnerin in der Nähe haben, was den Austausch bei anfallenden kleinen technischen Friktionen erleichtert,“ resümiert Elisabeth Hörmann. Mittlerweile werden Rechnungen komplett mit Kyocera nscale bearbeitet. Das System unterstützt nicht nur bei der Buchung, dem Bestellabgleich und der rechtssicheren Archivierung, sondern hilft darüber hinaus auch bei der automatisierten Klassifizierung. Hier lernt das System einmalig, bestimmte Rechnungsarten und Lieferanten zu erkennen und bestimmten Kontierungen zuzuordnen. Die dahinter liegende KI muss pro Lieferant einmalig trainiert werden.

Dazu wurden Mitarbeiter geschult, so dass sie ein KI-basiertes System handhaben und in der täglichen Nutzung optimieren können, damit die automatische Klassifizierung immer sicherer ausfällt. Mittlerweile müssen beim TMW fast ausschließlich nur noch die Ergebnisse der KI überprüft werden, manuelle Eingriffe sind kaum noch erforderlich. Die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung mit Kyocera nscale IM reduziert den Aufwand bei Erfassung, Abgleich und Prüfung, sowie Freigabe von Eingangsrechnungen in der Buchhaltung um bis zu 70 Prozent. Durch die Integration des Bestellsystems wurde zudem ein noch höherer Automatisierungsgrad ermöglicht. „Mit der Digitalisierung des Rechnungs- und Bestellwesens mit Kyocera nscale haben wir einen deutlichen Schritt in Richtung Automatisierung und Rechtskonformität digitaler Rechnungen machen können“, sagt Elisabeth Hörmann. Und hat sich die Investition gelohnt? „Ideell sofort“, sagt Elisabeth Hörmann, da Mitarbeiter nun mit mehr Sicherheit und Freunde ihre Arbeit erledigen können. Innerhalb von 1,5 bis 2 Jahren habe sich die Investition materiell amortisiert.

Für die Zukunft plant die Finanzchefin des Museums noch weitere Maßnahmen, um die Digitalisierung der Prozesse voranzutreiben: „Wir möchten das Vertragsmanagement und ein Analysetool von Kyocera implementieren“, verrät sie.