Lösung
Technische Basis für die künftig rein digitale Aktenführung sind unter anderem die bereits vorhandenen, leistungsstarken Kyocera Multifunktionssysteme und die Lösung Kyocera Control. Kyocera Control steuert und kontrolliert alle Druck-, Kopier-, Scan- und Faxprozesse. Die existierenden Arbeitsprozesse der Verwaltung werden innerhalb der Lösung nachgebildet, vereinfacht und effizienter gestaltet. Großes Augenmerk wurde auf eine einfache, intuitive Bedienung am Multifunktionssystem, Kopierer, Dokumentenscanner und am PC gelegt, so dass alle Nutzer ohne lange Einarbeitungsphase mit der Lösung arbeiten können.
Kyocera Control liest automatisch Informationen aus den Dokumenten, verarbeitet sie und übergibt sie in weiterführende Systeme (DMS, ERP, ECM, etc.). Sicherheit und Datenschutz werde dabei großgeschrieben: Die Softwarelösung verwendet anerkannte Sicherheitsstandards, eine verschlüsselte Datenübertragung und mehrstufige Authentifizierung, um die Vertraulichkeit und Integrität sämtlicher Daten zu gewährleisten. Alle verarbeiteten Daten werden gemäß den geltenden Datenschutzgesetzen und -bestimmungen behandelt.
Die Mitarbeitenden in der Stadtverwaltung können mithilfe der Lösung eingegangene Papierdokumente am dezentralen Multifunktionssystem, Kopierer oder Dokumentenscanner einlesen und in ein digitales Dokument verwandeln. Alternativ können Dokumente, die bereits in Dateiform vorliegen, dem System über den Dokumenteneingang zugeführt werden.
Im Workflow der Stadt Monheim am Rhein werden die digitalen Daten weitergereicht an die ECM-Lösung enaio. Das enaio-DMS ist modular aufgebaut: Basierend auf vorgefertigten Konfigurationen integriert sich die ECMLösung in die bestehende IT-Infrastruktur. Mitarbeitende können alle Dokumente aus der Lösung heraus sicher teilen, beispielsweise mit anderen Team-Mitgliedern oder Vorgesetzten.
In einem nächsten Schritt wird dieser digitale Workflow für die Personalabteilung der Stadt eingeführt. Durch das Zusammenspiel von Kyocera Control und der ECM-Lösung enaio sollen hier bald sämtliche HR-Prozesse effizienter bearbeitet werden. Die Anwender behalten den Überblick über alle personalrelevanten Dokumente, Termine, Aufgaben und Erinnerungen. Exakte Berechtigungsstrukturen und klar definierte Arbeitsabläufe werden dafür sorgen, dass von der Bewerbung bis zum Urlaubsantrag alle Workflows zuverlässig, effizient und absolut datenschutzkonform bearbeitet werden. Damit alle geltenden Anforderungen eingehalten und erfüllt werden, erfolgt in einem zweiten Schritt der rechtssichere Scan (TR- resiscan), um danach sämtliche Papierdokumente zu vernichten.
Nach dem erfolgreichen Abschluss der Testphase steht für die Stadtverwaltung fest, dass die Lösung Schritt für Schritt auch in allen Bereichen eingeführt wird. Ausschlaggebend war für die Stadtverwaltung die Möglichkeit des dezentralen Scannens über die bereits vorhandenen Multifunktionssysteme und die einfache und intuitive Bedienung an allen Geräten. Dass alle Dokumente nach dem Scan in der Lösung enaio – direkt in der jeweils geöffneten Akte – weiterbearbeitet werden können, wird ebenfalls als großer Pluspunkt bewertet. Mit der Durchführung des TR-resiscan wird dabei zudem vorschriftsmäßig mit der ursprünglich eingegangenen Datei umgegangen.
Zwar steht zum jetzigen Zeitpunkt der Roll-out der Gesamtlösung noch aus, aber das durchgeführte Pilotprojekt und die dabei bisher gesammelten Erfahrungswerte lassen bereits jetzt den Schluss zu, dass die Lösung zu einer deutlichen Vereinfachung des Arbeitsprozesses für die Angestellten führen wird. „Das Handling in dem künftig rein digitalen Workflow wird für unsere Mitarbeitenden zu einer deutlichen Zeitersparnis und einer Verringerung der Fehlerquote führen“, ist der technisch Verantwortliche, Alexandru Buzenco, Stadt Monheim am Rhein, Informationstechnologie, Bereich Zentraler Service, fest überzeugt.
