Schlanke IT-Kosten bei höchster Sicherheit

Dies ist ein außergewöhnlicher Anwenderbericht, denn diesmal geht es um eine Lösung von Kyocera Document Solutions, die im eigenen Unternehmen verwendet wird. Doch auch, wenn diesmal der Business-Anwender nicht vom Nutzen der Lösung von Kyocera überzeugt werden musste: Deutlich wird, wie die Kyocera Cloud Print and Scan-Technologie auch im eigenen Haus dazu dient, die Datensicherheit zu verbessern und das Druckmanagement an Homeoffice-Arbeitsplätzen spürbar zu vereinfachen sowie komfortabler zu gestalten.

Hintergrund

Kyocera Cloud Print and Scan wird von Außendienst-Mitarbeitenden genutzt, die für Kyocera Document Solutions in Deutschland sowie für Kyocera Document Solutions Austria tätig sind. Außerdem setzen Teammitglieder der beiden Tochterunternehmen AKI GmbH in Würzburg und ALOS GmbH in Köln darauf. Insgesamt verwenden Mitarbeitende an rund 100 Homeoffice-Arbeitsplätzen die Lösung erfolgreich – eine Größenordnung also, die auf zahlreiche mittelständische Unternehmen in allen Branchen zutrifft.  

Die Herausforderung

„Selbstverständlich nutzen wir in unserer eigenen Unternehmensgruppe die Lösungen von Kyocera Document Solutions. Auf diese Weise sammeln alle Mitarbeitenden wertvolle Erfahrung im Umgang mit der eigenen Technologie und wir können dank kurzer Wege unsere Produkte sehr einfach weiter optimieren“, erklärt Marcus Winkler, Produkt Manager bei Kyocera Document Solutions. „Mit dem Beginn der Corona-Pandemie musste auch bei uns vermehrt im Homeoffice gearbeitet und auch gedruckt werden. Das gestaltete sich anfangs recht kompliziert, denn zu Hause nutzten die Kollegen ‚Direct Druck‘, in den Geschäftsstellen kam der KYOCERA Net Manager zum Einsatz und wer von unterwegs aus einen Druckauftrag initiierte, musste zuerst eine VPN-Verbindung starten, um dann die fertigen Drucke an den Standorten abzuholen“, verdeutlicht Marcus Winkler, wo der Schuh drückte. Insgesamt eine zwar schnell realisierte, aber zu umständliche Regelung. So war es nicht möglich, einheitliche Druckregeln zu vergeben oder die anfallenden Druckkosten im Blick zu behalten. Ein weiteres Problem: Zeitweise mussten auch im Homeoffice Dokumente mit DSGVO-relevanten oder unternehmenskritischen Inhalten gedruckt werden. Hier konnte nicht sichergestellt werden, dass diese Dokumente nicht versehentlich in falsche Hände gelangen.

Schnell stellte sich heraus, dass ein einheitliches Druckmanagementsystem notwendig war, das es allen betroffenen Mitarbeitenden ermöglichte, von überall aus Druckvorgänge zu starten und Ausdrucke überall abzuholen. Gleichzeitig  sollten einheitliche Druckregeln für klimafreundliche Grundeinstellungen sorgen, wie etwa Duplex-Druck. Durch die  dezentrale Struktur der Homeoffice-Arbeitsplätze erwies  es sich zudem als sinnvoll, eine Cloud-Lösung einzusetzen. Auf diese Weise sollte das umständliche Vorab-Starten eines VPN-Clients vermieden werden, denn das bedeutete wiederum den  Einsatz zusätzlicher Software mit zusätzlichem Support-Bedarf.

Neben dem Druck sollten auch Scans optimiert werden. An jedem Gerät sollte es unkompliziert möglich sein, Dokumente einzuscannen und am eigenen Rechner zu nutzen – sowohl per E-Mail als auch als Datei im Cloud-Speicher. Dabei sollte nicht umständlich eine E-Mail-Adresse oder der Cloud-Speicher manuell eingegeben werden müssen. Auch sollten die Scan-Ziele gemanagt werden können, so dass beispielsweise nur der Scan per E-Mail funktioniert oder nur in bestimmte Cloud-Speicher gescannt werden kann.

Lösung

Realisiert werden konnten alle Anforderungen mithilfe der Lösung Kyocera Cloud Print and Scan. „Dabei handelt es sich um eine hundertprozentige Cloud-Lösung, die in europäischen Rechenzentren betrieben wird und selbstverständlich alle Anforderungen des deutschen Datenschutzrechts erfüllt“, unterstreicht Marcus Winkler. Es muss keine zentrale Server-Infrastruktur genutzt werden. Außerdem ist es nicht notwendig, einen VPN-Server/-Client aufzusetzen. Nicht zuletzt kann mit der Lösung problemlos von überall gedruckt werden.

Bevorzugt eingesetzt wird in der Kyocera-Gruppe das speziell für kleine und mittlere Arbeitsgruppen konzipierte Multifunktionssystem ECOSYS M6230cidn. Es bringt alles mit, was zum effizienten Arbeiten benötigt wird: Multifunktionalität kombiniert mit einer hohen Geschwindigkeit von bis zu 30 A4-Seiten pro Minute in Schwarzweiß und Farbe. Jedes dieser Multifunktionssysteme verbindet sich nun unkompliziert mit der Cloud, so dass das Abholen der Ausdrucke per Print and Follow an allen eingebundenen Geräten möglich ist – gruppenweit in allen Geschäftsstellen ebenso wie im Homeoffice.

Der unkomplizierte Einsatz von Print and Follow über Kyocera Cloud Print and Scan sorgt nicht zuletzt für höchste Sicherheit an allen Heimarbeitsplätzen: So werden sämtliche Drucke erst dann ausgedruckt, wenn der Mitarbeitende am Gerät steht und sich authentifiziert. Auf diese Weise gelangen Ausdrucke niemals in falsche Hände. Zudem können Druckjobs vor Abholung noch gelöscht werden, wodurch unnötige Fehldrucke vermieden werden. Auch ein nachgelagertes Reporting ist möglich, wodurch sämtliche Kosten fest im Blick bleiben. „Wir sorgen für komfortables und sicheres Drucken auch an Homeoffice-Arbeitsplätzen. Dabei vermeiden wir den Einsatz eines eigenen Druckservers. Unter dem Strich entlastet der Einsatz dieser Lösung unser jährliches IT-Budget deutlich“, resümiert Produkt Manager Marcus Winkler. Aus seiner Sicht eignet sich die Cloud-Lösung Kyocera Cloud Print and Scan für jedes Unternehmen mit mindestens zwei bis hin zu mehreren hundert Arbeitsplätzen.