Vollautomatische Rechnungsläufe mit sehr vielen Positionen

Die ABATEC Gruppe mit Sitz in Regau steht als Entwickler und Hersteller
elektronischer Baugruppen vor der Herausforderung, ihre  Rechnungsprozesse zu automatisieren und effizienter zu gestalten. Mit Kyocera nscale reduziert sich der Aufwand des Unternehmens in der Rechnungsbearbeitung um 70% gegenüber dem vorherigen Zustand.

Hintergrund

ABATEC ist ein spezialisierter Entwickler und Hersteller von vernetzten Elektronikprodukten. Seit der Gründung im Jahr 1991 hat sich das Unternehmen von einem Start-Up zu einem der führenden Entwicklungs- und Fertigungsunternehmen für elektronische Baugruppen in Österreich entwickelt. Als Teil der Pierer Industrie AG ist das Unternehmen 2018 eine weitere zukunftsweisende Verbindung eingegangen und bietet Zugang zum gesamten Know-how des Unternehmensverbunds. An den fünf Standorten arbeiten insgesamt 320 Mitarbeiter in der Entwicklung, Fertigung Verwaltung und Logistik. Die Produktionsstandorte – zwei in Österreich, einer in Deutschland – sind vollautomatisiert und bieten so
höchste Flexibilität und Effizienz

Lösung

Mit der Vielzahl an Informationskanälen und Plattformen wird es immer schwieriger, diese effizient zu handhaben. Ein klassisches Dokumentenmanagement hilft da nur bedingt weiter, weil bei ABATEC eine umfassende Lösung gefragt war.

„Wir hatten beim Projektstart kein detailliertes Pflichtenheft. Allen war klar, dass wir eine All-in-One Lösung benötigten, die die komplexe  Herausforderung meistern kann, ohne dass meine Kolleginnen und Kollegen mit einer komplizierten Bedienung gefordert werden,“ erinnert sich Thomas Brandmayr. Im Endeffekt seien die Anforderungen recht allgemein in einem 20-seitigen Katalog zusammengefasst worden. Schnell habe sich die Kyocera Document Solutions Austria GmbH als kompetenter Partner herauskristallisiert. „Kyocera konnte auf der Basis der gegebenen Informationen die genau passende Lösung anbieten“, sagt Brandmayr.

Die Wahl fiel auf Kyocera nscale: Die Lösung vereint die Vorteile eines Enterprise Content Management Systems (ECM) und eines  Dokumentenmanagement-Systems (DMS) und bietet revisionssichere Archivierung. Das Ziel von nscale ist es, Informationen verfügbar zu machen, Redundanzen zu vermeiden und Abläufe zu optimieren, um wertvolle Arbeitszeit besser zu nutzen. Mit nscale IM (Invoice  Management) werden zudem die wichtigsten Informationen von Eingangsrechnungen automatisch ausgelesen und mit Finanzdaten angereichert, um sie über standardisierte Schnittstellen dem Finanz- und Rechnungswesen bereitzustellen. Eine digitale Rechnungsbearbeitung übernimmt dabei auch Prüfungsroutinen wie die formelle Prüfung gemäß § 11 UStG oder den Stammdatenabgleich mit der Finanzbuchhaltung oder Warenwirtschaft.

Ergebnis

Die automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung mit Kyocera nscale IM bietet zahlreiche Vorteile für ABATEC. Sie reduziert den Aufwand bei Erfassung, Abgleich und Prüfung sowie Freigabe von Eingangsrechnungen in der Buchhaltung um bis zu 70 Prozent. Durch die zentrale Archivierung und elektronische Workflows werden Transport- und Liegezeiten  minimiert. Dashboards der Rechnungen über alle laufenden Vorgänge – das sogenannte Rechnungseingangsbuch – sorgen für mehr Übersicht inklusive Eskalationsmanagement. Die Prozesse werden beschleunigt, die Suche verbessert und die Dokumentation gegenüber Prüforganen vereinfacht. Dadurch werden deutlich weniger Ressourcen in der Buchhaltung gebunden als zuvor.

Bei der Implementierung von nscale IM lief alles reibungslos. „Für uns  überwiegen die Vorteile der sicheren automatisierten Erkennung. Aktuell müssen nur noch rund zwei Prozent aller Rechnungen weiterhin manuell außerhalb von nscale bearbeitet werden, was für uns eine gewaltige Entlastung bedeutet,“ freut sich Thomas Brandmayr. Alle Rechnungsläufe sind voll transparent und der Status einer jeden Rechnung ist jederzeit einsehbar. Nicht zuletzt spart die rechtssichere elektronische Archivierung nicht nur viel Zeit, sondern gegenüber Papierordnern auch wertvollen
Platz in den Bürogebäuden der ABATEC.