Bis zu 30% geringere Kosten

Das Klinikum Landkreis Erding hat mit Hilfe von KYOCERA Document Solutions und der Münchener printvision AG seine Systemflotte optimiert. Durch die Modernisierung der Systeme, den Einsatz der Print-&-Follow-Lösung MyQ sowie einen bedarfsgerechten Servicekonnte man die Kosten in diesem Bereich signifikant reduzieren.

Hintergrund

Das Klinikum Landkreis Erding ist ein kommunales Krankenhausder gehobenen Grund- und Regelversorgung mit 330 stationären Betten sowie 12 ambulanten Plätzen in der Schmerztagesklinik. Träger ist der Landkreis Erding. Nebenseinem Auftrag zur Gesundheitsversorgung der Region anden beiden Standorten in Erding und Dorfen ist das KlinikumLandkreis Erding auch wirtschaftlich von großer Bedeutung:Über 1.000 Menschen sind hier beschäftigt. Darüberhinaus ist das Klinikum akademisches Lehrkrankenhaus derTU München sowie Standort für zwei eigene Berufsfachschulenfür Pflegeberufe. Für die IT Prozesse zeichnet RalfSandner mit seinem sechsköpfigen Team verantwortlich.Beim Drucken, Scannen und Kopieren setzt man dabeischon lange auf Systeme von Kyocera sowie Services der printvision AG. 

Herausforderung

„Wir haben schon seit vielen Jahren Drucker und Multifunktionssysteme von Kyocera Document Solutions im Einsatzund sind mit den Systemen sehr zufrieden. Allerdings haben sich unsere Anforderungen an Dokumentenprozesseverändert. Aus diesem Grund haben wir gemeinsam mitdem Münchener Fachhändler printvision ein Optimierungskonzept entwickelt“, sagt Ralf Sandner, Leiter IT und Medizintechnik beim Klinikum Landkreis Erding. Bei der Optimierung kam es ihm vor allem auf drei Themen an: die Verbesserung der Dokumentensicherheit, die Umweltfreundlichkeit der Systeme sowie eine Senkung der Betriebskosten.

Lösung

Gemeinsam mit den Experten von Kyocera und der printvision AG erstellte man ein Optimierungskonzept, das einen effizienten Einsatz der Drucker und Multifunktionssysteme vorsah. Dazu ermittelte man zunächst den Status quo der vorhandenen Druckerinfrastruktur. „Wir stellten uns die Frage, in welchen Bereichen unseres Hauses man welche Drucker und MFP am effektivsten einsetzen kann. Bei dieser Bestandsaufnahme kam heraus, dass wir die Anzahl der bislang eingesetzten Maschinen von 220 auf 150 Systeme reduzieren konnten, ohne die Produktivität unserer Mitarbeiterinnen zu gefährden", sagt Sandner. 

Um darüber hinaus die Dokumentensicherheit sowie die Kostenkontrolle zu optimieren, führte man die Print-and-Follow-Lösung MyQ ein. Die Anwendung ermöglicht es, Druckjobs benutzerbezogen abzurechnen. So müssen sich die Mitarbeiter über eine PIN oder mit ihrem Dienstausweis am jeweiligen System authentifizieren. Dadurch erhalten sie Zugang zum Gerät und können dann behandlungs- oder abrechnungsrelevante Dokumente direkt in ihr E-Mail-Postfach scannen. Zudem können sie ihre aktuellen Druckjobsvor der Ausgabe noch einmal anschauen und entscheiden, ob die Druckausgabe erfolgen soll. 

Zeitgleich wurde auch eine bedarfsgerechte Versorgung mitVerbrauchsmaterial über den Kyocera-Partner printvisionrealisiert: Über den KYOCERA Fleetmanager melden dieSysteme automatisch, wenn der Toner zur Neige geht. Der Fachhändler kann dann proaktiv reagieren und veranlassteine Lieferung ans Zentrallager. Auch dies trägt zur Kosteneffizienzbei, da Toner nicht mehr vorgehalten werden muss. Dies erleichtert zugleich die Administration der Flotte. 

Ergebnis

Der Roll-out der neuen Flotte verlief ohne Probleme. Durch die modernen Systeme in Verbindung mit der Softwarelösung MyQ drucken, scannen und kopieren die Mitarbeiter des Klinikums nun deutlich effizienter, sicherer und auchumweltfreundlicher.

Dafür sorgen nicht nur die niedrigen Energieverbrauchswerte der einzelnen Maschinen, sondern auch der klimaneutrale Kyocera-Originaltoner. 7,271 Tonnen CO2 konnte das Klinikum Erding dadurch einsparen. „Wir haben mit dem Projekt unsere ursprünglichen Ziele nochübertroffen“, fasst Sandner zusammen. „Nicht nur, dass wir unsere Kosten um fast 30 Prozent senken konnten, unsere Planungssicherheit ist durch die bessere Kostenkontrolle deutlich gestiegen. Wir sind daher mit dem Projektverlauf vollauf zufrieden."