Ausweis-Scan für die Sparkasse Aachen

Die Sparkasse Aachen erfüllt ihre gesetzliche Verpflichtung einer Legitimationsprüfung mit Hilfe der Multifunktionssysteme von Kyocera Document Solutions und einer speziell angepassten Version der Print-und-Follow-Solution KYOcontrol. Die fehleranfällige manuelle Handhabung von Dokumenten wird vermieden. Der dokumentenbasierte Geschäftsprozess wird durch Automatisierung effizienter, die Einhaltung aller Bestimmungen und Vorschriften ist sichergestellt.

Hintergrund

Die Sparkasse Aachen ist die viertgrößte in Nordrhein-Westfalen. Sie unterhält in der Städteregion Aachen rund 90 Geschäftsstellen, darunter neben der Stadt Aachen auch in Eschweiler, Monschau und Stolberg. Fast 2.000 Mitarbeiter sind hier beschäftigt. In den Jahren 2017 und 2018 wurde die Sparkasse Aachen nach einem Test als beste Bank Deutschlands ausgezeichnet.

Herausforderung

Das öffentlich-rechtliche Geldinstitut ist, wie alle Banken in Deutschland, gesetzlich dazu verpflichtet, beispielsweise bei einer Kontoeröffnung eine Legitimation zu verlangen, so dass niemand unter falschem Namen oder für eine andere Person eine neue Bankverbindung einrichten kann. Hierfür muss der Bankkunde üblicherweise seinen Personalausweis vorzeigen. Eine Ausweiskopie muss die Sparkasse hinterlegen.

Dieser alltägliche Ablauf geschah bis vor kurzem auf eher konventionelle Art und Weise: Der Sparkassenmitarbeiter erstellte eine Fotokopie des Ausweises und sendete diese an den Hauptsitz der Sparkasse in der Aachener City. In der Zentrale wurde dieses Papier dann gescannt und die Datei wurde digital gespeichert. Dieses Verfahren beinhaltete mehrere Arbeitsschritte und die Qualität der gescannten Fotokopie ließ zu wünschen übrig. Die strengen Datenschutzvorschriften im Rahmen der EU-DSGVO machten hier ebenfalls Anpassungen erforderlich. „Unser Ziel war es, die Lesbarkeit der gespeicherten  Ausweisdatei zu erhöhen und den gesamten Ablauf effizienter und sicherer zu gestalten“, erklärt Jürgen Rader, bei der Sparkasse Aachen verantwortlich für die IT-Infrastruktur.

Hierfür sondierte die Sparkasse den Markt nach geeigneten OCR-Lösungen. Viele Angebote erwiesen sich jedoch entweder als sehr kostspielig oder wenig intuitiv in der Bedienung. 

Lösung

Fündig wurde das Finanzinstitut schließlich bei Kyocera Document Solutions. Die angebotene Lösung auf Basis der Print-&-Follow-Lösung arbeitet mit nahezu allen MFP-Modellen von Kyocera. „Das war für uns ein wichtiges Argument, denn wir nutzen Kyocera MFP ohnehin in nahezu jeder Geschäftsstelle“, erläutert Jürgen Rader. Mittels Firmware-Update und dem Ergänzen einer SD-Karte konnten die vorhandenen Geräte fit für den Ausweis-Scan gemacht werden.

Vor der Entscheidung, die Lösung durchgängig zu nutzen, testete die Sparkasse einen Prototyp mit der Wunschkonfiguration. Danach setzten vier Pilot-Filialen die neue Lösung ein und sammelten erste Erfahrungen im Alltagsbetrieb. „Wir erhielten hier von den Mitarbeitern durchgängig ein sehr positives Feedback“, unterstreicht Jürgen Rader.

Alle Mitarbeiter bemerkten die deutliche Zeitersparnis, Probleme mit der neuen Technik traten nicht auf. Nach dem Testlauf fiel deshalb die Entscheidung, die Lösung anzuschaffen und flächendeckend in allen Filialen damit zu arbeiten. Die Ausweisdaten der Kunden werden jetzt mit Hilfe von der Print-und-Follow-Solution KYOcontrol automatisch als PDF und XML-Dateien auf einem Laufwerk gespeichert. Mittels einer Prüfroutine werden Fehler vermieden und die zuvor komplett manuelle Weiterbearbeitung entfällt. Da der Ausweis-Scan direkt digital am richtigen Ort vorliegt, entfallen hierfür alle früher notwendigen Backoffice-Aufgaben.

„Der neue Prozess spart unseren Mitarbeitern in erheblichem Maße Zeit“, betont Jürgen Rader. Der Roll-out der neuen Lösung erfolgte nach den Testläufen weitgehend remote innerhalb weniger Wochen – man blieb voll im Zeitplan. Mitarbeiterschulungen waren nicht notwendig.

Ergebnis

„Das Investitionsvolumen blieb erfreulich niedrig und unsere Mitarbeiter in den Geschäftsstellen sind ebenso wie wir rund um zufrieden“, unterstreicht Jürgen Rader. „Die Qualität der gescannten Ausweisdokumente ist jetzt erheblich besser und sämtliche Abläufe sind DSGVO-konform“, so Rader. Die manuelle Nachbearbeitung im Backoffice wird vollständig eingespart. Probleme während des Rollouts traten nicht auf und auch im alltäglichen Einsatz ist die Sparkasse Aachen von der neuen Lösung in vollem Umfang überzeugt. Die bei der Sparkasse Aachen eingesetzte Lösung basiert auf der Print-und-Follow-Solution KYOcontrol und ist speziell für Sparkassen geeignet. KYOcontrol – die Lösung für prozessorientierte Dokumentenverarbeitung – ist dafür entwickelt worden, umfangreiche Prozesse bei der Dokumentenverarbeitung und beim Dokumenten-Outputmanagement zu optimieren.

Durch individuell festgelegte Regeln werden bei der Sparkasse Scans direkt verarbeitet und verteilt. KYOcontrol verfügt über Schnittstellen, über die es nahtlos in die IT- und Dokumentenstruktur eingebunden oder an weitere Systeme, wie zum Beispiel ein DMS, angebunden werden kann.