Digitalisierungs-Lösung für Stahlrohr-Spezialisten

Digitalisierte Prozesse sorgen heute bei der Hans Bleyer GmbH & Co. KG Präzisrohrlager für schnellere Abläufe. Damit beim elektronischen Archiv alles rechtskonform und rasch auffindbar an seinem Platz ist, setzt der Großhandel für Präzisionsstahlrohre auf den KYOCERA Workflow Manager.

Hintergrund

Bleyer Präzisrohre ist seit über 30 Jahren der Spezialist für geschweißte Präzisionsstahlrohre. Seit dem Gründungsjahr 1986 hat Bleyer seine Produktpalette kontinuierlich erweitert. Neben maßgewalzten und kaltgezogenen Rundrohren liegen seit einigen Jahren auch blanke Rechteckrohre und Quadratrohre sowie Flachovalrohre und Ellipsovalrohre am Lager. Die Rohre sind in Außendurchmessern von 5 mm bis hin zu 200 mm erhältlich. Ein Erfolgsmodell: Aktuell versorgt das Düsseldorfer Unternehmen den europäischen Markt sowie die Schweiz, Norwegen und die USA mit normgerechten Präzisrohren und wächst stetig.

Die analog durchgeführte Archivierung der Bleyer Präzisrohre konnte mit diesem Wachstum nicht mehr mithalten. „Unser Archiv platzte aus allen Nähten“, erinnert sich Silke Schmitz aus der Abteilung Finanzen/Verwaltung der Hans Bleyer GmbH & Co. KG Präzisrohrlager. Das Heraussuchen insbesondere älterer Vorgänge wurde zunehmend umständlicher und die Mitarbeiter mussten für diese Tätigkeit viele Laufwege und hohen Zeitaufwand in Kauf nehmen. Schnell war klar: Es musste etwas geschehen.

Herausforderung

Bei Hans Bleyer erfolgte die Archivierung komplett analog. Das bremste nicht nur die Prozessabläufe aus, sondern führte auch zu Fehlern, die sich ein erfolgreiches Unternehmen in der Stahlbranche nicht leisten kann. Der Großhändler konnte jedoch seine Prozesse nicht von heute auf morgen umstellen, da dies wiederum das Tagesgeschäft erheblich ausgebremst hätte. Gefragt war daher eine digitale Lösung, die die zu diesem Zeitpunkt schon über Jahrzehnte verfestigten papierbasierten Abläufe parallel zum Tagesgeschäft substituieren konnte. Doch die Abbildung der analogen Prozesse in einer digitalen Welt sollte nur den ersten Schritt darstellen: Das Ziel der Digitalisierung war es auch, dem Unternehmen eine bessere Positionierung im Markt für zukünftige Herausforderungen zu schaffen. Dazu sollte eine lückenlose Dokumentation des Auftragsverlaufs ebenso erfolgen wie eine Erfassung von Papierbelegen, um für jeden Kundenvorgang eine umfassende digitale Akte anlegen zu können.

Da das Unternehmen nicht über eine dedizierte IT-Abteilung verfügt, sollte die neue Lösung einfach implementiert werden können und im vorhandenen IT-Umfeld sicher und stabil laufen. Zudem sollte das System problemlos mit dem bereits vorhandenen Warenwirtschaftssystem zusammenarbeiten und eine Suchfunktionsverknüpfung erlauben. Verschiedenste Dokumente müssen bei dem Präzisrohr-Großhändler archiviert werden, im Bereich Verkauf sollte das möglichst in einem Vorgang geschehen.

Außerdem sollte die neue Lösung die Vergabe unterschiedlicher Berechtigungen für verschiedene für Mitarbeiter/Abteilungen ermöglichen. Digitalisierte Prozesse sorgen heute bei der Hans Bleyer GmbH & Co. KG Präzisrohrlager für schnellere Abläufe. Damit beim elektronischen Archiv alles rechtskonform und rasch auffindbar an seinem Platz ist, setzt der Großhandel für Präzisionsstahlrohre auf den Kyocera Workflow Manager.

Lösung

Die Hans Bleyer GmbH & Co. KG Präzisrohrlager entschied sich daher für den Kyocera Workflow Manager. Mit dem Workflow Manager bietet Kyocera Document Solutions genau die passende Lösung für das Großhandelsunternehmen. Er ist modular aufgebaut und lässt sich in die bestehende Microsoft-Office-Arbeitsumgebung nahtlos integrieren. Mit dem Kyocera Workflow Manager können vormals papierbasierte Abläufe in einem Unternehmen in digitale Informations- und Dokumentenprozesse transformiert werden, um so einen schnelleren Zugriff auf Dokumente zu gewährleisten. Zudem ermöglicht die Lösung eine revisionssichere Archivierung sowie die Einhaltung von gesetzlichen Vorgaben und Compliance-Richtlinien. Um das nachzuweisen, erstellte Hans Bleyer Präzisrohrlager gemeinsam mit den Experten von Kyocera eine Verfahrensdokumentation nach GoBD.

Sie dient als Beleg, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuches und der Abgabenordnung für die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfül t sind. Die Lösung ist exakt auf die speziellen Bedürfnisse des Großhändlers zugeschnitten.

Dazu zählen die Archivierung aller Rechnungen im Einkauf und Verkauf und für aufbewahrungspflichtige Unterlagen sowie die Nutzung der Umlaufmappen für genehmigungspflichtige Eingangsrechnungen. Jeder Vorgang wird komplett in einer digitalen Akte abgelegt. Hierbei hilft ein Barcode, der auf dem Endbeleg, der Rechnung, ausgedruckt wird. Dadurch kann mittels Scanvorgang des kompletten Papierflusses eine komplikationslose, schnelle Zuordnung im Workflow erfolgen. Das erspart den Mitarbeitern die aufwändige händische Eingabe der benötigten Daten zum Archivieren. 

Ergebnis

Mit dem Kyocera Workflow Manager haben die Mitarbeiter des Präzisrohr-Spezialisten nun einen schnelleren Zugriff auf Akten und damit auf benötigte Informationen. Zuvor häufig erforderliche Laufwege ins Archiv werden überflüssig. Die papierbasierte Alt-Archivierung fällt nach und nach weg, da keine neuen Papierunterlagen hinzukommen und alte Akten fristgerecht entsorgt werden können. Durch die Erstellung und Genehmigung der Verfahrensdokumentation ist der Aufwand für die Archivierung heute denkbar gering. Lediglich eine Kurzzeitaufbewahrung der papiernen Unterlagen von einem Monat zur Kontrolle ist noch erforderlich. Jeder abgeschlossene Vorgang liegt übersichtlich in einer digitalen Akte. Bei der Hans Bleyer GmbH & Co. KG Präzisrohlager hat der KYOCERA Workflow Manager für eine deutliche Steigerung der Effizienz in der Auftragsabwicklung gesorgt.

Unterschiedliche Vorgänge zu einem Kunden können besser gebündelt werden. Aufgrund der ausgefeilten Suchfunktion verzeichnet das Unternehmen eine deutliche Zeiteinsparung gegenüber analogen Abläufen. Insgesamt sind Prozesse nun deutlich verschlankt. Zudem hat sich durch die Digitalisierung des Archivs die Sicherheit erhöht, da Papiere aus Laufmappen nicht länger verloren gehen oder beschädigt werden können. 

„Wir sind mit dem Ergebnis mehr als zufrieden. Mit dem Kyocera Workflow Manager konnten wir ohne signifikante Einschnitte in unsere Arbeitsorganisation Abläufe dahingehend verbessern, dass sie sicherer und zeitsparender gestaltet werden können. Auch die speziellen Erfordernisse unseres Unternehmens und die Compliance wurden bestens umgesetzt“, resümiert Silke Schmitz.