Effizienzschub für die Weiße Köpfe Vertriebsgesellschaft (WKV)

Kreislaufwirtschaft ist für die Weiße Köpfe Vertriebsgesellschaft (WKV) kein Fremdwort. Seit über 20 Jahren züchtet das Unternehmen Pilze. Die Prozesse rund um Produktion und Vertrieb laufen effektiv und nachhaltig, nun sollte die Digitalisierung von Prozessen in der Verwaltung das Unternehmen auch dort optimal aufstellen. Aus diesem Grund setzt die WKV jetzt den Kyocera Workflow Manager ein.

Seit über 20 Jahren produziert die Weiße Köpfe Vertriebsgesellschaft (WKV) Pilze. Anfangs war ihr Kernprodukt der weiße Champignon – daher der Name „Weiße Köpfe“.Heute bietet das Unternehmen mit Zentrale in Emstek eine Vielzahl von Pilzsorten an.

Hintergrund

Die WKV arbeitet nach dem Prinzip der integrierten Produktion mit einem eigenen Substratwerk, mehreren Pilzzuchtfarmen in der Region und einer zentralen Vermarktungsgesellschaft. So liegt der komplette Prozess – von der Beschaffung der Rohstoffe bis zur  Auslieferung zum Kunden – in einer Hand. Eine vorausschauende Planung, ein starkes Zulieferer-Netzwerk und langjährige Erfahrung sorgen für eine zuverlässige Lieferung der bestellten Mengen.

Wichtig ist vor allem, dass Aufträge schnell erfasst und abgewickelt werden, damit die leicht verderbliche Ware frisch beim Kunden angeliefert werden kann.Um einem flexiblen Auftragsmanagement und straff organisierten Lieferketten gerecht werden zu können, sind digitale Prozesse im Auftrags- und Rechnungswesen von essenzieller Bedeutung. Bisher wurden Eingangs- und Ausgangsrechnungen an die Zentrale in Emstek versendet und dort digitalisiert und bearbeitet. Allein dieser Schritt erforderte einen hohen Zeitaufwand, der in der gesamten Buchungskette zu den ersten Verzögerungen führte. Nach der Digitalisierung wurden die Rechnungen zunächst weitergeleitet und einer sachlichen Prüfung in der Buchhaltung unterzogen: Stimmen alle erforderlichen Angaben, damit die Rechnung den rechtlichen Vorgaben entspricht? Erst nach erfolgreicher Prüfung wurde die Rechnung dann an den Standort der jeweiligen Gesellschaft zur fachlichen, inhaltlichen Prüfung geleitet. Sobald diese Prüfung positiv abgeschlossen war, ging die Rechnung zurück an die Buchhaltung, die dann die Zahlung des Rechnungsbetrags veranlasste.

Der Prozess zeigt deutlich, dass die WKV ihre Vorteile einer schnellen Logistik damals noch nicht auf das Rechnungswesen übertragen konnte und dass dort Handlungsbedarf bestand.

„So schnell wir vorne in der Vertriebskette Aufträge abgewickelt haben, so sehr hat uns unsere Rechnungsabwicklung ausgebremst,“ erklärt Jennifer Kordes, Business Controller bei Weiße Köpfe Vertriebsgesellschaft (WKV). Die Wahrung von Zahlungszielen war dadurch mit hohem Aufwand verbunden. „Neben den Verzögerungen in der Erfassung und  rüfung waren laufende Prozesse auch recht intransparent.“ 

Herausforderung

Die einzelnen Abschnitte des Rechnungsmanagement sollten in einem Workflow über ein integriertes Dokumentenmanagement-System (DMS) teilautomatisiert werden. Darüber hinaus sollte eine Schnittstelle zu Microsoft Dynamics Navision die Daten ebenfalls automatisiert in das ERP übertragen.

Wichtig war dabei, dass der Freigabeprozess selbst vor der Übergabe komplett im DMS erfolgte, um jederzeit einen Überblick über den Stand der Bearbeitung jeder einzelnen Rechnungen erhalten zu können. Denn alle in den Ablauf involvierten Mitarbeiter sollten Zugriff auf den Status der jeweiligen Rechnung haben, um ihn kontrollieren zu können. Darüber hinaus war ein rechtssicherer Prozess erforderlich, der den Vorgaben des Controllings entspricht.

Lösung

Die WKV suchte nach einer Lösung, die diese Anforderungen erfüllt. Gleichzeitig sollte sie skalierbar sein, um aktuellen und zukünftigen Herausforderungen gerecht zu werden. Im Rahmen ihrer Recherchen fand Jennifer Kordes den Kyocera Workflow Manager.

Nach einem Vergleich mit anderen Lösungen und Gesprächen mit Kyocera-Experten stand schnell fest: Der Kyocera Workflow Manager ist für die Anforderungen am besten geeignet. Der Kyocera Workflow Manager ist modular aufgebaut und integriert sich nahtlos in die bestehende Microsoft-Office-Umgebung. Die Datenübergabe lässt sich problemlos an Navision adaptieren.

Dadurch können alle involvierten Mitarbeiter weiterhin mit gewohnten Werkzeugen arbeiten. Gleichzeitig ermöglicht der Kyocera Workflow Manager eine nahtlose Integration der papiernen Vorgänge auf digitaler Ebene.Bei der Implementierung wurden das Unternehmen umfassend durch Experten von Kyocera Document Solutions begleitet und unterstützt. So wurden einige Anpassungen vorgenommen, um die Lösung passgenau auf die Anforderungen von WKV zuzuschneiden.

Die Einbindung der Lösung in die Arbeitsumgebung erfolgte nahtlos und ohne signifikante Unterbrechungen in den täglichen Arbeitsabläufen. So konnten die Mitarbeiter der Weiße Köpfe Vertriebsgesellschaft direkt zum Jahresbeginn 2021 digital durchstarten.

Ergebnis

Mit dem Kyocera Workflow Manager ist die Rechnungsbearbeitung nun in einem linearen Prozess angeordnet, in dem der Workflow von der Rechnung über den Buchhalter zum Sachbearbeiter und von dort in die Buchung auf digitaler Ebene sukzessive durchlaufen wird. Darüber hinaus ist sogar noch eine zusätzliche Kontrollfunktion durch den Vorgesetzten etabliert worden, um die Validierung noch sicherer zu gestalten.

Trotzdem läuft der gesamte Prozess nun deutlich schneller als zuvor ab, weil alle notwendigen Schritte der Prüfung und Freigabe auf der digitalen Ebene erfolgen und die Übergabe der Daten ebenfalls automatisiert ist. Die Transparenz des Workflows wurde gegenüber dem vorherigen Zustand ebenfalls gesteigert. So können Anmerkungen oder Rückfragen schneller bearbeitet werden.

Auch die Kontierung wird bereits im Kyocera Workflow Manager durchgeführt, da eine Schnittstelle zu den digitalen Kundenakten vorhanden ist. „Wir waren selbst überrascht, welchen Gewinn an Zeit und Ressourcen wir durch den Einsatz des Kyocera Workflow Managers erzielen können,“ sagt Jennifer Kordes.

Der gesamte Prozess sei nun deutlich schlanker, binde weniger Ressourcen und sorge dafür, dass die Zahlungsziele der Kunden immer eingehalten werden könnten. „Rechnungsläufe sind bei uns heute doppelt so schnell wie vor der Umstellung“, freut sich Kordes.Auch ihre Kolleginnen und Kollegen sind von der Umstellung auf den Workflow Manager begeistert und loben vor allem die bedienungsfreundliche und selbsterklärende Nutzeroberfläche.

Bald sollen deshalb noch weitere Prozesse bei der Weiße Köpfe Vertriebsgesellschaft mit dem Kyocera Workflow Manager durchgeführt werden. Im nächsten Schritt soll die Lösung das Unternehmen bei der rechtskonformen Archivierung von Lieferscheinen unterstützen.