Gesunde Digitalisierung für TORA Pharma

Geschwindigkeit, Zuverlässigkeit und hohe Qualität spielen im Bereich  der Gesundheitslösungen eine wichtige Rolle. Um das zu erreichen, hat sich die TORA Pharma GmbH eine Digitalisierung ihrer Geschäftsprozesse verordnet und setzt dabei auf den Kyocera Workflow Manager.

Hintergrund

Die TORA Pharma GmbH ist ein mittelständisches Unternehmen im Gesundheitswesen mit Sitz in Troisdorf bei Köln. Gegründet im Jahr 2013 durch die beiden Geschäftsführer Tobias Schreiner und Radek Obolewicz, konzentriert sich TORA Pharma seit dem Bestehen auf den wachsenden Wundversorgungsmarkt. Heute beschäftigt das Unternehmen 20 Mitarbeiter.

Zu den Kunden zählen neben dem medizinischen Fachhandel und Homecare-Unternehmen auch der pharmazeutische und medizinische Großhandel, Kliniken und Krankenhäuser, Sanitätshäuser sowie Apotheken. Einen besonderen Fokus bei ihrer Geschäftstätigkeit legt TORA Pharma auf die Qualitätsstandards der Produkte und Prozesse.

Als medizinischpharmazeutischer Großhandel unterliegt das Unternehmen den aktuellsten Qualitätsrichtlinien der GDP-Richtlinie (EU-Leitlinie für die gute Vertriebspraxis) sowie weiteren Verordnungen über Medizinprodukte. Die Geschäftsprozesse des Unternehmens hingegen wurden bislang konservativ auf vorwiegend analoger Grundlage abgewickelt. In allen Prozessebenen fiel daher eine Menge Papier an. Immer mehr wurde deutlich, dass die herkömmliche Archivierung von Geschäftsunterlagen in klassischen Aktenordnern nicht mehr mit dem stetigen Wachstum von TORA Pharma mithalten konnte.

Darüber hinaus erschwerte ein wild gewachsenes Windows-Ordnersystem in den wenigen elektronischen Ablagen die Wiederauffindbarkeit von elektronischen Dokumenten erheblich. Einzelne Vorgänge waren nicht zusammen abgelegt, sondern in vielen Bereichen des Unternehmens verstreut, was die Suche erheblich verlangsamte.

Herausforderung

Die heterogene Ablage von Geschäftsunterlagen sollte deshalb vereinheitlicht, optimiert und digitalisiert werden. Zusätzlich sollten auch Prozesse der Qualitätssicherung in einen digitalen Workflow eingebunden werden. Die bisherigen Qualitätssicherungsmaßnahmen wurden vorwiegend analog erfasst und dann teildigitalisiert sowie nach Ablauf relevanter Fristen ebenfalls analog archiviert. Diese Mischform der Erfassung erschwerte es außerordentlich, alle relevanten Daten kurzfristig wieder zusammenzufassen und beispielsweise Management Reports zu erstellen. Der Zeitaufwand für die Prozesse sollte deshalb minimiert und die personelle Auslastung in diesem Bereich reduziert werden. 

Geschäftsführer Tobias Schreiner suchte daher eine digitale Lösung, die ein besseres Datenmanagement ermöglicht, die Auffindbarkeit in der Archivierung verbessert und eine umfassende DSGVO-Konformität gewährleistet. „Eine einfache und zugleich leistungsstarke Softwarelösung für das Dokumentenmanagement sollte die Prozesse in unserem Unternehmen vereinfachen und beschleunigen. Gleichzeitig war es uns wichtig, dass unsere Mitarbeiter nicht zusätzlich belastet, sondern entlastet werden“, so der Geschäftsführer. Mit dem Kyocera Workflow Manager hat Tobias Schreiner diese Lösung gefunden.

Lösung

Der Kyocera Workflow Manager ist modular aufgebaut und integriert sich nahtlos in bestehende Microsoft-Office-Umgebungen. Dadurch können alle betroffenen Mitarbeiter weiterhin mit gewohnten Werkzeugen aus der Office-Umgebung arbeiten. Gleichzeitig ermöglicht der Kyocera Workflow Manager eine nahtlose Integration papierner Vorgänge.Bei der Implementierung wurde TORA Pharma umfassend durch Experten von Kyocera Document Solutions begleitet und unterstützt. Die Einbindung der Lösung in die Arbeitsumgebung erfolgte nahtlos. Um Unterbrechungen im Arbeitsablauf zu vermeiden, wurde der Einsatz des Workflow Managers schrittweise vorbereitet.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Durch den Einsatz des Kyocera Workflow Manager haben die involvierten Stellen im Unternehmen jetzt schnellen Zugriff auf alle für sie relevanten Informationen. Eine Vertragsakte kumuliert alle zum jeweiligen Auftrag gehörenden Vorgänge für die Auftragsabwicklung einer jeden Bestellung und verknüpft sie mit den zugeordneten Kundendaten. Dokumente wie Aufträge, Rechnungen und Bestellungen werden direkt an die zuständigen Mitarbeiter verteilt, was die Bearbeitung deutlich beschleunigt. Gleichzeitig behält die Geschäftsführung stets den Überblick über die jeweiligen Prozesse und ihren aktuellen Stand. Darüber hinaus ist auch revisionssichere und rechtskonforme Archivierung der Dokumente gewährleistet.

Den Anfang machten Eingangsrechnungen. Wenn diese nicht bereits in digitaler Form an eine Rechnungs-E-Mail-Adresse gesendet werden, scannen die Mitarbeiter Rechnungen ein, die bei diesem Vorgang nun automatisiert in das Workflow Management überführt werden.Gleichzeitig findet automatisch eine Zuordnung der Eingangsbelege in der Lieferantenakte nach Stammdaten des jeweiligen Lieferanten und eine Verschlagwortung statt. Dank der integrierten SAP-Schnittstelle werden die Stammdaten von Lieferanten und Kunden automatisch übernommen und müssen nicht mehrfach eingegeben werden.

Ergebnis

Der Einsatz des Kyocera Workflow Managers verlief nach der reibungslosen  Implementierung derart zufriedenstellend, dass die Unternehmensführung die  Archivierungsmöglichkeiten auch für weitere Belegtypen nutzen will. Neben Rechnungen und Vertrags- sowie Produktinformationen wird auch das Qualitätsmanagement eingebunden.

Aufgrund der einzuhaltenden Qualitätsstandards muss die TORA Pharma bestimmte Lagerbedingungen einhalten. Auch hierbei, etwa bei der Temperaturkontrolle, werden nun direkt digitale Erfassungen durch den Qualitätsmanager vor Ort durchgeführt, statt Papiertabellen zu nutzen, die später in physischen Ordnern archiviert werden. Der Vorteil der Lösung ist, dass sich die Lagerbedingungen an einem bestimmten Tag bei Bedarf schnell ermitteln lassen. So kann da Unternehmen beispielsweise im Falle einer Reklamation durch einen Kunden schnell und unkompliziert nachweisen, dass die Lagerung vorschriftsmäßig erfolgt ist.

Durch die getroffenen Digitalisierungsmaßnahmen im Workflow ist die TORA Pharma GmbH heute bereits für künftige Expansionen optimal aufgestellt. Die internen Prozesse sind digitalisiert und funktionieren wesentlich schneller und effizienter als die alte, papierbasierte Ablage. Zudem werden Mitarbeiter von administrativen Aufgaben entlastet und können produktiver eingesetzt werden. Die Implementierung erfolgte reibungslos. Dank der Microsoft-Office-Integration war die Einarbeitungszeit für die Mitarbeiter sehr kurz. Fazit: ein Gewinn auf der ganzen Linie, eine erfolgreiche Digitalisierung, die Mitarbeiter mit einbindet, sodass ein Effektivitätsschub für TORA Pharma erzielt wurde.