Fleet-Management für Neutraubling

Eine Runderneuerung der Druckerlandschaft stand bei der Stadtverwaltung von Neutraubling in der Oberpfalz an. Durch den Einsatz von 124 neuen Kyocera-Systemen sowie die Implementierung von Kyocera MyQ Business wurde die Flotte gemeinsam mit der LIEBL SYSTEMS GmbH aus Regensburg auf ein neues Leistungsniveau gehoben.

Hintergrund

Neutraubling in der Oberpfalz ist eine Industriestadt im Kreis Regensburg. Mit rund 14.700 Einwohnern ist sie die größte Stadt im Kreis und ein wichtiges wirtschaftliches Zentrum in der Region. Die Stadtverwaltung, Ämter und Schulen von Neutraubling verteilen sich – neben dem Rathaus – auf unterschiedliche Standorte. Um einen möglichst guten Service zu bieten und ihre Infrastruktur effizienter gestalten zu können, hat die Stadtverwaltung von Neutraubling beschlossen, ihre Systeme und Abläufe zu optimieren.

Herausforderung

Die Stadtverwaltung Neutraubling wollte in eine neue Druckerlandschaft investieren. Ziel war es, auf diese Weise die Effizienz des Flottenmanagements zu verbessern und die Administration zu vereinfachen. Für das Rathaus wünschten sich die IT-Verantwortlichen der Stadt zusätzlich eine Lösung, um die Auslastung der Maschinen zu optimieren. Ein umfassendes Flottenmanagement fehlte, sodass der überwiegende Teil der genutzten Geräte einzeln konfiguriert und gewartet sowie Verbrauchsmaterialien geräteabhängig disponiert werden mussten.

Neben einer Verringerung des Arbeitsaufwands wollten die Verantwortlichen auch einen Gesamtüberblick über die eingesetzte Druckinfrastruktur und die Verbrauchsmaterialien erhalten. Zudem fehlte eine einheitliche Zugangskontrolle, eingebettet in ein übergreifendes Sicherheitsmanagement für die Digitalisierung von Dokumenten. Daher waren langwierige, manuelle Prozesse erforderlich, um alle Vertraulichkeitserfordernisse zu erfüllen. Das Drucken, Scannen und Versenden von Dokumenten war so ein wenig effizienter Prozess.

Lösung

Die Stadtverwaltung beschloss eine komplette Erneuerung der Druckerflotte. Auch die Abläufe im Dokumentenmanagement sollten konsolidiert werden. Nach einer Ausschreibung fiel die Wahl auf das Systemhaus LIEBL SYSTEMS GmbH aus dem benachbarten Regensburg. Dieses war bereits zuvor Bestandlieferant der Stadtverwaltung. Gemeinsammit LIEBL SYSTEMS wurde die Ist-Situation erfasst.

Es wurden viele Insellösungen identifiziert. Insbesondere im Rathaus gab es noch zahlreiche teilautomatisierte oder manuelle Prozesse, die ein effizientes Dokumentenmanagement erheblich einschränkten. Klares Ziel: Den gesamten Workflow einheitlich gestalten und gleichzeitig das erforderliche Sicherheitsmanagement gewährleisten. Damit sollte die Lösung die IT vereinheitlichen, die Geräteverwaltung optimieren und Prozesse im Dokumenten-Workflow beschleunigen.

Die Geräte sollten, abgestimmt auf die individuellen Erfordernissedes jeweiligen Bereichs, für ihren jeweiligen Einsatzoptimal geeignet sein. So werden beispielsweise in den Schulen hauptsächlich Kopien angefertigt, weshalb die dort eingesetzten Geräte in diesem Bereich hohe Leistungsstärke aufweisen müssen. Das gilt insbesondere auch deshalb, weil in einigen Schulen jedes Klassenzimmer mit einem solchen Gerät ausgestattet ist.

Ergebnis

Die Stadtverwaltung von Neutraubling ist mit der Implementierungund dem Betrieb des Systems äußerst zufrieden. Die gesamte Implementierung wurde von LIEBL SYSTEMS in enger Zusammenarbeit mit der Inhouse-IT der Stadtverwaltung innerhalb von nur vier Wochen umgesetzt.

Der gesamte IT-Betrieb wurde in dieser Zeit lückenlos und störungsfrei aufrecht erhalten. Der eigentliche Roll-out erfolgte inverschiedenen Abschnitten. So wurden immer Abteilungen und Gruppen, die räumlich im Rathaus oder in Außenstellen gegliedert waren, kumuliert umgestellt. Im Rathaus wurden mit der Einrichtung der Lösung MyQ Business Server schrittweise die einzelnen Multifunktionssysteme hinzugefügt und gleichzeitig mit den für sie vorgesehenen Policies eingebunden.

Durch diese Vorgehensweise war es möglich, eine problemlose Umstellung mit einem für jeden Cluster überschaubaren Aufwand zu erzielen. Nicht zuletzt die detaillierte Planung des Roll-outs und der frühzeitige Test der Druckertreiber in der Produktivumgebung haben sichergestellt, dass es zu keinen Komplikationen gekommen ist. Durch die zentrale Verwaltung werden die Endgeräte nun optimal ausgelastet – bei gleichzeitiger Beschleunigung der Prozesse. Im Rathaus sorgen die hinterlegten Policies dafür, dass bei Auslastung eines bestimmten Geräts nahtlos auf ein anderes ausgewichen werden kann, ohne dass die Sicherheit sensibler Dokumente oder Daten gefährdet wird.

Darüber hinaus konnte die Verarbeitungsgeschwindigkeit erhöht werden, und durch ein automatisiertes Management der Verbrauchsmaterialien kommt es hier zu keinen Engpässen mehr. Neben der gestiegenen Leistung profitieren insbesondere die Mitarbeiter im Rathaus von einer deutlichen Zeitersparnis. Durch die Anmeldung per Chip wurde der Authentifizierungsprozess am Gerät deutlich verkürzt

„Es macht einfach Spaß, zu sehen, wie einfach und problemlos die Anmeldung jetzt funktioniert," freut sich Patrick Kuhr von der Neutraublinger Stadtverwaltung und ergänzt: „Das ist eine echte Arbeitserleichterung.“ Da verwundert es nicht, dass einige Mitarbeiter bereits über weitere Digitalisierungsmöglichkeiten nachdenken.