Umweltfreundliche Druckprozesse bei der Stadt Lage

Hintergrund

In der nordrhein-westfälischen Stadt Lage leben und arbeiten rund 35.000 Menschen. Im Herzen von Lippe und unweit des Teutoburger Waldes gelegen, zieht die „Zuckerstadt“ aber auch viele Touristen und Unternehmen in ihren Bann. Für die Belange der Bürgerinnen und Bürger ist die Stadtverwaltung zuständig. Hier arbeiten rund 200 Mitarbeiterinnenund Mitarbeiter, die unterschiedlichste Dienstleistungenbieten. Hierbei spielen die Druck- bzw. Scan- und Kopierprozesse eine wichtige Rolle.

Herausforderung

Die Stadt Lage nutzt seit über 9 Jahren bereits Systeme von Kyocera Document Solutions, die von der Büscher GmbH aus Bielefeld betreut werden. Um den gestiegenen Anforderungen gerecht zu werden – insbesondere was die Geschwindigkeit der eingesetzten Systeme betraf –, entschied man sich für eine Modernisierung. Dabei spielten vor allem die Umwelteigenschaften der Systeme eine wichtige Rolle. Zudem sollten die Drucker über die Möglichkeit des Print-&-Follow-Drucks verfügen.

So suchte man eine Lösung, mit der sich die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zunächst am jeweiligen System authentifizieren, um dieses zu nutzen. Im Rahmen einer europaweiten Ausschreibung hatte letztendlich Kyocera im Zusammenspiel mit der Firma Büscher die Nase vorn.

Lösung

Vor der Entscheidung führte man in der Stadtverwaltung eine Teststellung der Systeme durch. Dabei bekamen die Kyocera-Systeme von den Anwendern und den IT-Verantwortlichen in Bezug auf Geschwindigkeit, Nutzerführung und Effizienz die meisten Punkte. Zudem spielten bei der Bewertung die Einbindung der Systeme sowie die Treiberpflege durch die IT der Stadt Lage eine wichtige Rolle. Auch hier sammelte man fast ausschließlich gute Erfahrungen, insbesondere was die Kompatibilität mit den Fachverfahren der Stadtverwaltung betraf.

KYOCERA Print Green gab den Ausschlag

Bei der Entscheidung konnte sich Kyocera zuletzt vor allem durch die Umweltfreundlichkeit der Systeme von den Mitbewerbern absetzen. So genießen der Umweltschutz und das Thema Nachhaltigkeit in den Beschaffungsprozessender Stadt oberste Priorität. Dazu setzt man aktuell nicht nurein Energiecontrolling und Energiemanagement auf, um Energie-Einsparpotenziale zu identifizieren: Die Stadt Lage verfolgt ferner eine CSR-Strategie in Zusammenarbeit mitdem Netzwerk Klima-Bündnis. Hier wusste Kyocera zu überzeugen.

So sind alle Drucker und Multifunktionssysteme sowie der Toner im Rahmen von KYOCERA Print Green klimafreundlich. Alle CO2-Emissionen, die durch Rohmaterialgenerierung, Produktion, Transport und Verwertung der Systeme entstehen, werden durch Investition in drei Klimaschutzprojekte kompensiert. Die drei Projekte sind mit dem Gold Standard ausgezeichnet– einem unabhängigen Qualitätsstandard, der neben der CO2-Reduzierung auch die Verbesserung der Lebensbedingungen der Menschen vor Ort berücksichtigt.

Zu einer Reduktion des Papierverbrauchs trug auch die Einführung der Print-&-Follow-Lösung MyQ bei. Die serverbasierte Anwendung sorgt dafür, dass die Druckausgabe erst nach Authentifizierung durch den Mitarbeiter erfolgt. Dies steigert nicht nur die Dokumentensicherheit, sondern vermeidet auch Fehldrucke. 

Ergebnis

Der Rollout der neuen Flotte verlief dank der guten Abstimmung bzw. Kommunikation zwischen den Projektverantwortlichen der Stadt Lage und dem Kyocera-Partner Büscher reibungslos. Dazu trug insbesondere die Vorkonfiguration der Systeme bei: Im Rahmen des Rollout-Managements konnten die Maschinen somit schnell in die IT-Infrastruktur integriert und die Ausfallzeiten sehr kurz gehalten werden. Auch mit der teilweise schwierigen Situation durch die „Corona-Krise“ wurde gut umgegangen.

Binnen kürzester Zeit konnte so die komplette Output-Hardware aller Standorte während des Betriebes ausgetauscht werden. Durch die vorher umgesetzte Teststellung sind auch die Anwender mit den neuen Systemen zufrieden. Hierzu trägt natürlich auch die Tatsache bei, dass Ausdrucke nun klimafreundlich erfolgen.