Performance Steigerung für den Sparkassenverband Niedersachsen

Der Sparkassenverband Niedersachsen hat ein ökonomisch wie ökologisch optimiertes Outputkonzept implementiert. Bei der Umsetzung vertraute er auf die Expertise der Office 360 GmbH und Kyocera Document Solutions. Durch den Einsatz von 58 TASKalfa-Multifunktionsdruckern in Verbindung mit Kyocera Control konnten bei deutlich gestiegener Druckperformance sechs Endgeräte eingespart und die Geräteverwaltung zentralisiert werden.

Hintergrund

Der Sparkassenverband Niedersachsen (SVN) in Hannover ist einer von zwölf kommunalen Sparkassenverbänden mit insgesamt 39 Mitglieds-Sparkassen im Raum Niedersachsen. Er beschäftigt über 300 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen. Seine Aufgabe ist es, die Sparkassen in Niedersachsen zu sichern und zu stärken. 

Als Dachverband der niedersächsischen Sparkassen berät er sie in rechtlichen und steuerlichen Fragen und unterstützt sie bei der Erfüllung ihrer Aufgaben. Innerhalb der Sparkassen-Finanzgruppe vertritt der SVN die Interessen der niedersächsischen Sparkassen und ihrer Verbundpartner.  Er verwaltet die Beteiligungen der niedersächsischen Sparkassen-Finanzgruppe und legt die strategische Ausrichtung innerhalb der Gruppe fest. 

Auch die Prüfung und Beratung der niedersächsischen Sparkassen in den Bereichen Datenverarbeitung, Rechnungslegung und Unternehmensbesteuerung fällt in den Bereich der Prüfungsstelle des SVN. Eine weitere Aufgabe des Sparkassenverbandes ist die umfassende Aus- und Weiterbildung der Sparkassen-Mitarbeiter. Hierfür bietet er an der Sparkassenakademie Niedersachsen in Hannover zahlreiche Programme an.

Herausforderung

Der Sparkassenverband wollte seinen Druckerpark konsolidieren und das Output-Management noch effizienter gestalten. Arbeitsabläufe wurden optimiert und die Ausgabegeräte sollten an die neuen Anforderungen angepasst werden. Dann war es erforderlich, das Dokumentenmanagement an die aktuellen Datenschutzbestimmungen anzupassen und das unternehmensinterne Rechtemanagement auch auf die Outputgeräte umzusetzen.

Und nicht zuletzt sollten ökologische Aspekte noch stärker berücksichtigt werden. Ein ressourcenschonender Umgang mit Papier, Toner und Energie gehört zu den Grundsätzen des SVN und sollte sich daher auch in allen Bereichen widerspiegeln. Gemeinsam mit Kyocera Document Solutions hatte der SVN bereits in einem früheren Projekt eine deutliche Konsolidierung der Druckerlandschaft erreicht. Dieser Weg sollte nun ausgebaut werden. „Wir wollten alle Funktionalitäten behalten plus Verbesserungen implementieren. Die Geräte sollten sich nahtlos integrieren lassen, zukunftsfähig und skalierbar sein und dabei noch die Druckkosten senken. Besonders wichtig war es uns außerdem, dass alle Geräte zentral verwaltet werden können“, fasst Charles A. Hayaux aus dem Fachbereich Organisation/ IT des SVN die Anforderungen zusammen.

Der Verband wollte weniger Drucker am Standort betreiben, die aber durch ein optimiertes Druckmanagement besser ausgelastet würden. Die Zielvorgabe dabei war, auf gar keinen Fall Prozesse dadurch zu behindern, trotzdem die Kosten zu senken und die Umweltverträglichkeit des Output-Managements zu steigern. Um das zu realisieren, sollten bestehende Drucker durch neue Geräte der Kyocera-TASKalfa-Serie ersetzt werden.

Lösung

Neben dem Einsatz neuer und leistungsfähiger Drucker setzt der Sparkassenverband nun auf ein zentrales Druckmanagement mit Kyocera Control. Damit werden alle Geräte zentral verwaltet und in ihrer Auslastung optimiert. Das damit umgesetzte Print-&-Follow-Konzept ist von zentraler Bedeutung. Print & Follow ermöglicht es Mitarbeitern, ihre Drucke an den Endgeräten auszugeben, die gerade verfügbar sind. Darüber hinaus lassen sich mithilfe von Follow-Me Anforderungen erfüllen, die sich aus der DSGVO sowie anderen rechtlichen Bestimmungen ergeben.

Denn durch eine Authentifizierung ist gewährleistet, dass sensible Ausdrucke ausschließlich in die Hände von dazu berechtigten Mitarbeitern gelangen und alle gesetzlichen Vorgaben zum Schutz von Daten auch hier problemlos erfüllt werden. Ein wichtiger Punkt für den Sparkassenverband war die Genehmigung der eingesetzten Geräte durch die Finanzinformatik. Sie setzt Rahmenbedingungen für Geräte und Anwendungen, damit diese konform mit den Anforderungen im Finanzwesen sind. Die Kyocera-Endgeräte und Kyocera Control erfüllen diese Anforderungen.

Durch die stringente Optimierung des Workflows konnten die bisher eingesetzten 64 Drucker durch 58 Kyocera-TASKalfa, vorwiegend vom Typ TASKalfa 351ci, ersetzt werden. Diese Geräte leisten nicht nur das Druckaufkommen des bisherigen Druckerparks, sondern bieten zusätzlich Spielraum für Skalierungen. Dieser wichtige Punkt ist ein weiterer Vorteil des Kyocera-Control-Managements.

Denn durch die komplette Übersicht über alle eingesetzten Geräte sowie deren Auswertungen ist es jederzeit möglich, Auslastungen zu optimieren, ohne dass neue Hardware angeschafft werden muss. Zudem erfolgt eine automatische Meldung beim Fachhandelspartner Office 360, wenn der Toner eines Gerätes nahezu aufgebraucht ist, so dass quasi automatisch Ersatz geliefert wird. „Das finden die Mitarbeiter besonders hilfreich, denn sie können einfach weiterarbeiten und müssen sich um nichts kümmern“, so Hayaux. 

Ergebnis

„Unsere Erwartungen wurden mehr als erfüllt. Neben der zusätzlichen Sicherheit durch die Print-&-Follow-Funktion können wir bei gleicher Leistung nun wesentlich ökonomischer drucken“, freut sich Charles A. Hayaux. Durch den Einsatz der modernen Kyocera-TASKalfa-Multifunktionsgeräte kann beispielsweise der Stromverbrauch im Ruhemodus unter 1 Watt pro Gerät gesenkt werden. Ein verbessertes Toner- Management sorgt sowohl im SW- als auch im Farbdruck dafür, dass bei hoher Druckleistung der Tonerverbrauch noch einmal deutlich optimiert ist. Die hohe Druckgeschwindigkeit der Systeme ermöglicht mehr Druckaufträge in der gleichen Zeit, die die Vorgängergeräte benötigten. Dadurch ist eine höhere Auslastung möglich, was zu den Einsparungen von sechs Endgeräten führte.