Alle Dokumente im schnellen Zugriff

Die Sparkasse Chemnitz setzt in ihren 40 Filialen ausschließlich auf Lösungen und Services von Kyocera und der K&W Informatik GmbH. Durch das Zusammenspiel von Dokumentenmanagement-Lösungen und Hardware konnte man die Verfügbarkeit von geschäftsrelevanten Dokumenten deutlich verbessern.

Hintergrund

Die Sparkasse Chemnitz ist einer der größten Finanzdienstleister in der Region Südwestsachsen. Dabei spielt die Verfügbarkeit von Informationen eine wichtige Rolle. Von Ausweisdokumenten über Urkunden bis hin zu Beratungsprotokollen und Verträgen: Ein einfacher und sicherer Zugriff auf alle relevanten Dokumente ist für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ausschlaggebend, um Kunden kompetent und schnell zu beraten.

Herausforderung

Hier bestand Optimierungsbedarf: So setzte die Sparkasse in der Zentrale und den angeschlossenen Filialen Systeme von unterschiedlichen Herstellern ein. Dies führte nicht nur zu hohen Kosten und einem erhöhten Administrationsaufwand: Auch eine einheitliche Software zur Dokumentenerfassung war nicht möglich. Ziel war es, Dokumentenworkflows zu vereinheitlichen und zu optimieren, sodass Anwender schnell und mühelos Dokumente drucken, scannen und finden können. Zudem war es der IT-Abteilung sehr wichtig, den gesamten Dokumentenworkflow von der Dokumentenerfassung bis zur sicheren Archivierung zu vereinheitlichen und zu vereinfachen. Hierzu sollte u.a. die Möglichkeiten von Ausweis- und Belegscan geschaffen werden.

Lösung

Durch die Akquise von Kyocera Document Solutions Deutschland GmbH und der K&W Informatik GmbH, wurde die Sparkasse Chemnitz auf das Lösungskonzept von den EDV-Spezialisten aus Zwickau aufmerksam. Gemeinsam antwickelte man ein Lösungskonzept entsprechend des Bedarfes der Sparkasse. Dieses sah auch die Vereinheitlichung der Systemlandschaft vor. Neben den ressourcenschonenden ECOSYS-Druckern P7040cdn und P3055dn kamen hierzu vor allem die TASKalfa-Systeme 3501i und 356ci zum Einsatz. Darüber hinaus wurden durch den Einsatz der Cost- Control-und Security-Lösung Kyocera Control die Scan- Prozesse vereinheitlicht. Kyocera Control ist eine von der FI zertifizierte Software, die speziell entwickelt wurde, um umfangreiche Prozesse bei der Dokumentenverarbeitung zu optimieren. Die Mitarbeiter der Sparkasse können sich durch ihren Transponder an jedem verfügbaren System authentifizieren und dieses nutzen. 

Ergebnis 

Durch die Vereinheitlichung der Dokumentenprozesse konnte die Sparkasse Chemnitz gleich mehrere Vorteile realisieren:

• Nachvollziehbarkeit der einzelnen Prozessschritte
• Erhöhung der Daten- und Ausfallsicherheit.
• Zentrale Administration aller Zugriffsrechte.
• Möglichkeit des vertraulichen Druckens.• Kostenreduzierung durch digitale Workflows sowie Optimierung der Systemlandschaft.

Zudem sind die ECOSYS-Drucker und TASKalfa-Multifunktionssysteme, die in den Filialen der Sparkasse Chemnitz eingesetzt werden, in ein Flottenmanagement-Tool eingebunden. Die Software liefert nicht nur zeitnah Status- und Fehlermeldungen aller eingebundenen Systeme, sondern meldet zugleich, wann der Toner zur Neige geht. Nachschub wird dann direkt vom Kyocera-Partner in die entsprechende Filiale geliefert.