Optimierte Systemlandschaft

Background

Die RMG Rohstoffmanagement GmbH ist ein konzernfreies und eigentümergeführtes Entsorgungsunternehmen. Das Kerngeschäft des Unternehmens liegt in der Sammlung und Verwertung von Abfällen. Dazu betreibt die RMG nicht nur eigene Anlagen, sondern unterhält auch langfristige Verträge mit anderen Aufbereitungs- und Müllverbrennungsanlagen. Der Firmensitz befindet sich in Eltville am Rhein. Von hier aus organisiert und koordiniert die Unternehmensleitung die gesamte Firmengruppe, zu der mehrere Gesellschaften, Beteiligungen und Vertragspartner in ganz Deutschland gehören. Dazu sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf moderne Informationsprozesse angewiesen, zu denen auch die Druckerinfrastruktur gehört.

Die Ausgangssituation

Im Jahr 2017 zog die Hauptverwaltung der RMG Rohstoffmanagement GmbH in ein neues Bürogebäude in Eltville. In diesem Zusammenhang sollte direkt auch die Druckerlandschaft modernisiert werden. Dazu wandte sich das Entsorgungsunternehmen an die Mainzer B&W Unternehmensgruppe. 

Das B&W-Team stellte schnell fest, dass die aktuellen Systeme nicht mehr den gewachsenen Anforderungen gerecht wurden: Unterschiedliche Gerätetypen und verschiedene Vertragsmodelle verursachten einen hohen Verwaltungs- und Administrationsaufwand. So waren die Kosten zu hoch, während Leistung und Bedienkomfort der alten Systeme den Ansprüchen nach einer modernen Arbeitsatmosphäre nicht mehr genügten.

Doch nicht nur wirtschaftliche Aspekte standen bei der Optimierung im Vordergrund. RMG war sehr daran gelegen, die Transparenz der Outputkosten und einen schnellen Service zu gewährleisten. Verbrauchsmaterial wie der Toner sollte proaktiv und bei Bedarf geliefert werden, sodass eine Ausfallsicherheit gegeben ist.

Die Lösung

Die Experten von B&W entwickelten ein Konzept, das den Einsatz von insgesamt 20 Druckern und Multifunktionssystemen von Kyocera Document Solutions vorsah. Die Entscheidung für Kyocera fiel aufgrund der einheitlichen und einfachen Bedienoberfläche sowie der sehr guten Umwelteigenschaften.

Durch einen geringen Tonerverbrauch, langlebige Komponenten und einen niedrigen Energieverbrauch ist ein kosteneffizienter Betrieb gewährleistet. Alle Systeme sind mit schnellen Prozessoren ausgestattet, bieten eine klare Menüführung und machen es den Anwendern somit leicht, intuitiv und ohne große Einweisungen damit zu arbeiten und die smarten Druck- und Kopierfunktionen zu nutzen. Über das Flottenmanagement-Tool M.A.R.S. der B&W Unternehmensgruppe wird zudem der reibungslose Betrieb der neuen Flotte sichergestellt: Neben einer automatischen Verbrauchsmaterialbestellung werden auch die Administration und das Controlling verbessert; Zählerstände werden automatisch erfasst, Störungen oder Ausfällen wird proaktiv entgegengewirkt.

Ergebnis

• Der Rollout der neuen Kyocera-Systeme funktionierte reibungslos: Die B&W Unternehmensgruppe hatte dazu sämtliche Systeme bereits mit anwenderspezifischen Einstellungen vorkonfiguriert. 
• Durch begleitende Schulungen konnten die Anwender direkt mit den neuen Druckern und Multifunktionssystemen arbeiten. Durch das Flottenmanagement wird die interne Administration entlastet. Meldet ein System einen niedrigen Tonerstand, wird automatisch eine Bestellung generiert. B&W liefert daraufhin den Toner an Ort und Stelle und kann auf etwaige Störungen schnell reagieren.
• Durch den neuen Servicevertrag mit der B&W Unternehmensgruppe konnte die RMG  Rohstoffmanagement GmbH ihre Outputkosten deutlich senken. Der Vertrag gewährleistet eine umfassende Betreuung und kann flexibel und unproblematisch an die aktuelle Unternehmenssituation angepasst werden. Der Eltviller Entsorgungsspezialist behält so die Kontrolle über die Kosten.