Nachhaltige Druckprozesse

Background

Der PARITÄTISCHE Wohlfahrtsverband Hessen ist der Dachverband der Freien Wohlfahrtspflege in Hessen. Ihm gehören rund 800 eigenständige Mitgliedsorganisationen an, in denen mehr als 55.000 hauptamtliche und 35.000 ehrenamtliche Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter beschäftigt sind. Ziel des Verbands ist es, Lebensqualität, Chancengleichheit und Teilhabe für alle Menschen in einer solidarischen Gesellschaft zu verwirklichen. Der PARITÄTISCHE Hessen versteht sich dazu als Berater und Interessenvertreter seiner Mitgliedsorganisationen. Um eine schnelle Erreichbarkeit im ganzen Bundesland zu gewährleisten, stehen sieben Regionalgeschäftsstellen in Darmstadt, Frankfurt, Fulda, Gießen, Kassel, Offenbach und Wiesbaden als Anlaufstelle zur Verfügung.

Die Ausgangssituation

Um die Verbandsarbeit erfolgreich zu gestalten, ist ein enger Austausch der Mitarbeiterinnen/Mitarbeiter und Mitgliedsorganisationen notwendig. Um dies zu gewährleisten, bedarf es einer leistungsfähigen IT-Infrastruktur. Hierfür zeichnet das Team um IT-Administrator Matthias Strack verantwortlich. Dies schließt auch die Drucker- und Kopierlandschaft ein. „Unsere alte Flotte bestand aus Systemen von mehreren Herstellern, die nicht mehr unseren Anforderungen genügten. Durch die Vereinheitlichung und Modernisierung wollten wir unseren Papierverbrauch sowie die Kosten kontrollieren bzw. senken“, erklärt Matthias Strack. Ein wesentlicher Aspekt war zudem das Thema Nachhaltigkeit: So war es das Ziel des Verbands die CO2-Emissionen, die beim Drucken und Kopieren entstehen, zu reduzieren.

Die Lösung

Der PARITÄTISCHE Hessen entschloss sich, das gesamte Outputkonzept neu aufzusetzen. Dazu zog man die HS-Bürotechnik aus Wehrheim zu Rate. Der Weinheimer Kyocera-Partner entwickelte ein Konzept, das den Austausch der alten Systeme durch die leistungsfähigen Multifunktionssysteme TASKalfa 3051ci und TASKalfa 3252ci vorsah. Durch das übersichtliche Touch-Display und die einfache Menüführung wurde somit die Anwenderfreundlichkeit erheblich verbessert. Druck- oder Scan-Jobs können so mit wenigen Klicks ausgelöst werden. „Die Farb-Multifunktionssysteme von Kyocera sind aufgrund ihrer hohen Geschwindigkeiten beim Drucken und Scannen äußerst produktiv. Mit ihren Finishing-Optionen und der hohen Papierkapazität passen sie ideal zu unseren Anforderungen“, begründet Matthias Strack die Entscheidung zu Gunsten von Kyocera.

Im Zuge des Rollouts wurde auch ein neues Servicekonzept aufgesetzt: Die Versorgung mit Verbrauchsmaterial wie Toner erfolgt automatisiert und bedarfsgerecht. So wird der Toner durch HS-Bürotechnik direkt an die jeweiligen Standorte des Wohlfahrtsverbands geliefert. Auch auf etwaige Störungen kann so schnell reagiert werden, was Ausfallzeiten reduziert.

Das Ergebnis

An den sieben Standorten des PARITÄTISCHEN Hessen sind insgesamt 20 Kyocera-Multifunktionssysteme installiert, auf die die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zugreifen können. Durch das einheitliche Bedienkonzept sowie den neuen Servicevertrag konnte der administrative Aufwand für das EDV-Team deutlich gesenkt werden. Durch die simple Bedienung wurden die neuen Alleskönner von den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gut akzeptiert. Darüber hinaus konnten die Kosten deutlich verringert werden, wie Ottmar Henneböle vom Kyocera-Partner HS-Bürotechnik erklärt: „Im Vergleich zu der alten Flotte konnten wir die Outputkosten um bis zu 22,5 Prozent reduzieren. Die neuen Multifunktionssysteme weisen deutlich geringere Ausfallzeiten auf, produzieren weniger Abfall und können unterbrechungsfrei auch hochvolumige Druckjobs problemlos abwickeln. Das war vorher nicht möglich.“