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Optimierte Druckinfrastruktur für Groß-Umstadt

Case Study | Öffentliche Verwaltung
Referenzbericht Stadtverwaltung Groß-Umstadt

Der Magistrat der Stadt-Großumstadt hat seine Systeminfrastruktur mit Produkten und Dienstleistungen von Kyocera sowie der B&W Unternehmensgruppe optimiert.

Hintergrund

Fünf Schlösser, zwei Adelshöfe und viele sehenswerte Fachwerkhäuser: Die südhessische Stadt Groß-Umstadt hat Besuchern und Bewohnern viel zu bieten. In der mehr als 1.250  ahre alten Stadt leben und arbeiten heute über 22.000 Menschen, die auch als Odenwälder Weininsel Bekanntheit genießt. Für die Belange der Bürgerinnen und Bürger setzt sich der Magistrat der Stadt Groß-Umstadt ein. Um hier Prozesse zu optimieren, setzt die Verwaltung im Sinne des eGovernment auf digitale und smarte Prozesse. Dies schließt auch die Dokumenten-Infrastruktur ein.

Herausforderung 

Formulare, Anträge, Korrespondenzen, Belege und Rechnungen: Dokumente spielen in der Arbeit der Stadtverwaltung Groß-Umstadt eine wichtige Rolle. Um hier den Angestellten eine leistungsfähige Dokumenteninfrastruktur zu bieten, sollte dazu auch die Druckerflotte optimiert werden. Neben dem Thema Leistungsfähigkeit standen die Faktoren Kostenreduktion sowie Anwenderfreundlichkeit ganz oben auf der Prioritätenliste von IT-Leiter Dennis Kotzian: „Vor allem im Finanzbereich haben wir ein hohes Druckaufkommen. Nachdem die Vertragslaufzeit für unsere alten Systeme abgelaufen war, wollten wir im Zuge der Neuausschreibung insbesondere die Handhabung der Systeme für unsere Anwender verbessern. Dazu sollte auch die Administration der Flotte verbessert werden, um eine hohe Verfügbarkeit der Drucker und Multifunktionssysteme zu gewährleisten.“ 

Unsere Druckprozesse sind deutlich günstiger und umweltfreundlicher.

Dennis Kotzian, IT-Leiter

Lösung

Auf der Suche nach einem Lösungsanbieter wurde IT-Leiter Dennis Kotzian auf das Angebot der B&W Unternehmensgruppe aufmerksam. Das B&W-Team erstellte ein ganzheitliches Optimierungskonzept, das auf Druckern und Multifunktionssystemen des japanischen Herstellers aufbaut.

Kotzian: „Die Kyocera-Systeme überzeugten uns sehr schnell, insbesondere was die Themen Geschwindigkeit und Druckqualität betraf. Zudem ist die Bedienung der Multifunktionssysteme und Drucker sehr einfach, weswegen wir uns für Kyocera entschieden.“ Der Magistrat der Stadt-Großumstadt hat seine Systeminfrastruktur mit Produkten und Dienstleistungen von Kyocera sowie der B&W Unternehmensgruppe optimiert.

Bei der Entscheidung spielte auch Kyocera Print Green eine Rolle. So sind alle Systeme sowie der Toner besonders klimafreundlich, indem die CO2-Emissionen bei Produktion, Transport, Nutzung und Entsorgung durch eineInvestition in drei mit dem Gold-Standard zertifizierte Klimaschutzprojekte ausgeglichen werden. Um die Druckkosten darüber hinaus besser kontrollieren zu können, führte man die Print-&-Follow-Lösung MYQ ein. Die Software sorgt dafür, dass nur autorisierte Benutzer die Systeme nutzen können.

Dies wirkt sich natürlich auch auf die Umweltbilanz aus, da Fehldrucke vermieden werden. Zugleich bleibt Vertrauliches durch die Authentifizierung am System auch wirklich vertraulich und gerät nicht in falsche Hände. Kotzian: „Das Zusammenspiel zwischen MYQ und den Kyocera-Systemen hat uns überzeugt. Unsere Anwender können so per Tastendruck direkt in ihr Postfach scannen oder auf die umfangreichen Druckfunktionen der Multifunktionsgeräte zugreifen.“

Ergebnis

  • Komplette Abdeckung der Anforderungen durch eine vernetzte und leistungsfähige Druckerinfrastruktur. Durch das Kyocera Print Green Programm druckt bzw. kopiert die Stadt Groß-Umstadt zudem klimafreundlich. 
  • Reibungsloser Rollout der neuen Systeme in enger Abstimmung mit den Projektverantwortlichen der Stadt Groß-Umstadt und der B&W Unternehmensgruppe. Pünktliche Anlieferung sowie eine anwenderspezifische Vorkonfiguration der Systeme sorgten ebenso wie Schulungsangebote für einen nahtlosen Übergang. 
  • Verbesserte Dokumentensicherheit, erhöhte Kostenkontrolle sowie bessere Verfügbarkeit der Systeme durch den Einsatz der Print-&-Follow-Lösung MYQ. 
  • Entlastung der IT-Adminstration durch das proaktive Service-Konzept der B&W Unternehmensgruppe. Über eine Flottenmanagement-Software lässt sich der Status der Systeme im Blick behalten. Bei Störungen kann schnell reagiert werden. Auch die Versorgung mit Verbrauchsmaterial ist so sichergestellt, sodass Ausfallzeiten vermieden oder verkürzt werden. 

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