Hintergrund
Die AKI GmbH entwickelt branchenübergreifende, betriebssystemnahe Print-Management-Software für mittelständische Unternehmen und Großkunden. Seit mehr als 35 Jahren sorgt das AKI-Team mit seinen Lösungen für die Hochverfügbarkeit von Print-Prozessen und sicheres Drucken in SAP-Umgebungen. Umfangreiche Operational- und Outsourcing-Services runden das Angebot ab. Als hundertprozentige Tochter von Kyocera Document Solutions Deutschland ergänzt die AKI GmbH die Kyocera-Gruppe und erweitert das Leistungsspektrum mit individuellen, digitalen Lösungen rund ums Dokument.
Herausforderung
Als Anwender stand die AKI GmbH vor ganz ähnlichen Herausforderungen wie zahlreiche Betriebe. Parallel zu einem Umzug des Unternehmens in neue Räumlichkeiten sollten weitere Digitalisierungsschritte umgesetzt werden. Als zentraler Schritt war hierbei die Digitalisierung des Aktenarchivs geplant. Durch die Dokumentenarchivierung wollte man vermeiden, mit großen Papierbergen an den neuen Standort umzuziehen, die dort dann wie bisher viel Platz verschlungen hätten.
Um eine rechtssichere und effiziente Digitalisierung der Akten zu erreichen, sollten die Archivdokumente digital durchsuchbar gemacht werden, um Informationen schnell zur Hand zu haben, ohne angestaubte Aktenordner durchblättern zu müssen. Das neue, digitale Archiv sollte zusammen mit einer modernen Dokumentenmanagement-Software allen Mitarbeitenden mit benutzerbezogenen Zugriffsrechten zur Verfügung stehen. Und da der tägliche Gang ins Büro für viele AKI-Mitarbeitende der Vergangenheit angehört und hybride Arbeitsmodelle zum Alltag gehören, galt es, den Digital Workplace so zur Verfügung zu stellen, dass nicht immer vor Ort gearbeitet werden muss, sondern auch Co-Working-Spaces oder andere hybride Arbeitswelten problemlos genutzt werden können.
Lösung
In Zusammenarbeit mit der Muttergesellschaft Kyocera Document Solutions und der auf die Digitalisierung spezialisierten Kyocera-Tochtergesellschaft ALOS GmbH gelang das Vorhaben vollumfänglich. Im ersten Schritt wurde das Aktenarchiv digitalisiert. Dabei kamen die hauseigenen Scan Services zum Einsatz. Dadurch konnte die AKI GmbH im neuen Firmengebäude auf Räumlichkeiten verzichten, die sonst als Archivräume hätten belegt werden müssen. Durch die Digitalisierungsmaßnahme kann das AKI-Team nun alle Akten jederzeit bequem digital im digitalen Dokumentenmanagement-System durchsuchen. Informationen können gezielt über Stichworte abgerufen werden. Niemand muss erst suchen, wo sich die entsprechenden Akten befinden.
Damit der tägliche Workflow ortsunabhängig funktioniert, wurde auf eine lokale Lösung verzichtet. Stattdessen nutzen die AKI-Mitarbeitenden jetzt die cloudbasierte Dokumentenmanagement-Software Kyocera Cloud Information Manager. Für dessen Verwendung ist weder eine -Installation vor Ort noch die Anschaffung neuer IT-Hardware notwendig. Die Lösung wird komplett in der Cloud gehostet und der Zugriff ist von überall möglich. Alle Mitarbeitenden können ihre Dokumente sicher verwalten, archivieren und nach zuvor definierten, benutzerbezogenen Zugriffsrechten an Kolleginnen und Kollegen verteilen oder gemeinsam bearbeiten.
Der Kyocera Cloud Information Manager unterstützt somit zentral die Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Er ermöglicht den schnellen und sicheren Zugriff auf alle Geschäftsdokumente über einen Webbrowser. Die Plattform speichert Dokumente auf einem verschlüsselten Server, auf den nur Benutzer mit ihren Zugangsdaten zugreifen können. Mittels "Ein-Klick-Indizierung" wird die Kennzeichnung von Dokumenten vereinfacht, Schlüsselwörter werden hervorgehoben. So können alle Dokumente schnell gefunden werden.
Ein weiterer wichtiger Schritt war die Digitalisierung des Posteingangs. Seit dem Umzug geht sämtliche Briefpost für die AKI GmbH in der Kyocera-Zentrale in Meerbusch bei Düsseldorf ein. Hier werden alle Dokumente für AKI direkt in die Cloud gescannt und verfügbar gemacht. Möglich macht dies die Softwarelösung Kyocera Cloud Print and Scan. Mit ihr können die Mitarbeitenden direkt auf ihre Post zugreifen – rein digital, versteht sich. Überall dort, wo ein Multifunktionssystem von Kyocera zur Verfügung steht, können die Mitarbeitenden Dokumente direkt in das Unternehmensnetzwerk scannen, und überall dort, wo ein Drucker zur Verfügung steht, können sie ihre Dokumente drucken. Und das alles rechtssicher, datenschutzkonform und völlig ortsunabhängig.
Mit Kyocera Cloud Print and Scan werden Dokumente direkt in die Cloud gescannt. Der Umweg über einen dedizierten Druckserver vor Ort entfällt. Somit ist Kyocera Cloud Print and Scan insbesondere für kleine Unternehmen eine perfekte Lösung für mehr Dokumentensicherheit und nicht zuletzt für das Druckkostenmanagement.
Ergebnis
Hardware, Software, Dienstleistungen – durch das Zusammenspiel verschiedener Lösungen aus der Kyocera-Gruppe konnte für die AKI GmbH im geplanten Zeitrahmen ein cloudfähiges Digital Office realisiert werden. Alle Mitarbeitenden haben nun ortsunabhängig Zugriff auf die Dokumente, die sie für ihre tägliche Arbeit benötigen. Das ist besonders vorteilhaft für ein Unternehmen wie die AKI GmbH, in dem recht häufig verteilt gearbeitet wird und verschiedene Kolleginnen und Kollegen ihre anfallenden Aufgaben auch in Co-Working-Spaces, auf Dienstreise oder im Homeoffice erledigen. Solange ein Internet-Zugriff möglich ist, können sie auf das neue System zugreifen.
Stephan Schienbein, Geschäftsführer des ebenfalls zur Kyocera-Gruppe gehörenden Unternehmens ALOS, resümiert: „Wir verstehen uns als ganzheitlicher Anbieter und Ansprechpartner für Unternehmen - egal in welcher Größenordnung -, die den nächsten Schritt in die digitale Zukunft gehen möchten. Mit dem umfassenden Portfolio der Kyocera-Gruppe und unseren Cloud-Lösungen bieten wir die perfekte Basis. Zusammen mit unseren Services und unserer Kompetenz sind wir in der Lage, gemeinsam mit unseren Kunden diese Zukunft zu gestalten. Wir reden nicht nur davon, Informationen schneller zu machen – wir machen das auch!"
