Hochmoderne Produktion trifft digitale Prozesse

Hintergrund

Die Buß Byproducts GmbH in Bocholt produziert seit über 40 Jahren Schlachtnebenprodukte von Schwein, Rind und Kalb für den weltweiten Export. Seit 2018 nutzt das Unternehmen mit dem neu eingerichteten Betrieb völlig neue Möglichkeiten im Bereich der temperaturgeführten Lagerlogistik. Neben der hochmodernen Produktion und Lagerung von Tiefkühlprodukten, bietet das Unternehmen darüber hinaus weitere Dienstleistungen an, wie beispielsweise Ein- und Umpackarbeiten nach individuellen Kundenanforderungen.

Herausforderung

Eine grundsätzliche Herausforderung vieler Unternehmen ist das vollständige und fehlerfreie Zusammentragen aller Informationen aus den unterschiedlichen Bereichen. Da in den einzelnen Prozessen der Buß Byproducts GmbH eine Vielzahl an Mitarbeiter eingebunden sind, stand das Unternehmenauch vor dieser Herausforderung.

Abgeschlossene Produktionsaufträge wurden bisher teils in Papierform in einem umfangreichen Archiv mit allen dazugehörigen Unterlagen gesammelt, sowie teils digital auf dem Fileserver abgelegt. Einige Dokumente mussten darüberhinaus auch im Unternehmen von A nach B transportiert werden. Die entsprechende Dokumentation und Archivierungder papierbasierten Dokumente nahm so einige Zeit in Anspruch. Sämtliche Ein- und Ausgangsrechnungen mussten ebenfalls, mit einem hohen Aufwand auftragsbezogen freigegeben, gebucht und archiviert werden. Eine weitere Hürde der analogen Dokumentation: Unterlagen müssen aus Compliance-Gründen zehn Jahren aufbewahrt werden. Eine stetig steigende Auftragslage mit der daraus erfolgten Betriebserweiterung verursachte dadurch im Laufe der Jahre ein sehr beachtliches Volumen. Die Modernisierung sollt edaher auch zu einer Optimierung des gesamten Dokumentationsprozesses führen.

Als langjähriger Kyocera Fachhandelspartner unterstützte die Heinrich Wietholt GmbH das Unternehmen bei derPlanung, Umsetzung und Einführung eines elektronischen Informationsmanagements, um alle Kunden- und Projektinformationen sicher digital zur Verfügung zu stellen und gleichzeitig eine schnelle Recherche zu erreichen.

Lösung

Ein besonderes Augenmerk bei der Einführung einesDokumentenmanagement-Systems (DMS) lag auf einerzügigen Umsetzung, ohne den laufenden Betrieb zu stören.Zudem war eine hohe Benutzerfreundlichkeit ausschlaggebend,damit die Mitarbeiter im Vertrieb, Produktion undin der Verwaltung schnell und unkompliziert mit dem neueingeführten DMS arbeiten konnten.

Die Heinrich Wietholt GmbH schlug daraufhin den KyoceraWorkflow Manager vor, der optimal auf die Anforderungenvon kleinen und mittleren Unternehmen zugeschnitten ist.

Die Implementierung des Kyocera Workflow Managers startete im November 2020 und konnte bereits nach dreiMonaten abgeschlossen werden. Im ersten Schritt wurden sämtliche Daten, die bereits im Warenwirtschafts-Systemzur Verfügung standen, per CSV-Datei in die neue Software überführt. Somit profitieren die Mitarbeiter der Buß Byproducts GmbH von Beginn an von der schnellen Suchfunktion, wie die Verwaltungsmitarbeiter berichten: „Der Einstieg lief wirklich reibungslos ab. Dank der einfachen Handhabung des Kyocera Workflow Managers waren wir schnell vertraut mit dem neuen System. Die Zeitersparnis und Arbeitserleichterung war dadurch schon sehr schnell spürbar.“

Ergebnis

Bereits kurz nach der Einführung der DMS-Lösung zeigte sich der Mehrwert. Der Kyocera Workflow Manager ließ sich reibungslos in die vorhandenen Strukturen des Unternehmens integrieren. Die Mitarbeiter haben seither die Möglichkeit, elektronische Akten nach der ihnen bekannten Systematik anzulegen und mit ihnen zu arbeiten. Dabei können verschiedenste Dokumententypen einfach per Drag & Drop in die digitale Kundenakte abgelegt werden. Alle Informationen liegen zentral und stehen im System zur Verfügung. Auch die Kunden der BBP spüren einen Vorteil, indem sie von einer noch schnelleren Reaktionszeit profitieren.

Die Verantwortlichen zeigen sich zufrieden: „Mit dem KyoceraWorkflow Manager hat Buß Byproducts GmbH einenweiteren erfolgreichen Schritt Richtung moderner, zukunftsorientierterGeschäftsprozesse gemacht!“