Schrittweise zur umfassenden Digitalisierung der Dokumentenprozesse

Die SVI Austria GmbH aus Deutschlandsberg in der Steiermark kennt sich als Auftragsfertiger komplexer elektronischer Baugruppen mit digitalen Prozessen aus. Das Unternehmen wollte seine Informationsprozesse automatisieren und noch effizienter gestalten. Dazu gehört eine nahtlose Anbindung an die bestehenden IT-Systeme ebenso wie eine hohe Skalierbarkeit. Kyocera KWM Enterprise und der Erfassungsanwendung KWM Enterprise Classify haben SVI Austria dabei unterstützt, die Jahresumsätze um 45 % zu steigern.

Hintergrund

SVI Austria GmbH ist einer der führenden Auftragsfertiger für hochkomplexe elektronische und mechatronische Produkte für internationale Kunden der Branchen Automotive, Industrie & Leistungselektronik sowie Medizintechnik. Der europäische Headquarter in Deutschlandsberg ist eine Tochter der SVI Public Company Ltd. in Thailand und beschäftigt rund 350 Mitarbeiter am Produktionsstandort in Österreich. Die SVI-Gruppe zählt weltweit zu den Top 50 Anbietern von EMS – Electronics Manufacturing Services – und hat weltweit 6.500 Mitarbeiter.

SVI Austria bietet seinen Kunden auf Wunsch einen Rundum-Service: Vom Schaltungsdesign bis hin zur fertigen Baugruppe kann alles aus einer Hand bezogen werden. Das Portfolio umfasst dabei Produkt-Design und -Entwicklung, Ingenieursdienstleistungen, Montagen elektronischer Gruppen bis hin zu fertigen Systemen und umfangreiche After Sales Services.

Herausforderung

Im Zuge der Corona-Pandemie und den daraus resultierenden Herausforderungen rund um Prozesse und Dokumente zeigte sich bei der die SVI Austria GmbH, dass es noch einige Prozesse gab, in denen manuelle Routineabläufe Arbeitskraft gebunden haben. Das sollte sich ändern und neben einer digitalen Archivierungslösung eine Vertragsmanagement-Software und eine automatische Rechnungsbuchung eingeführt sowie die Lieferscheinerfassung automatisiert werden. Die SVI Austria GmbH aus Deutschlandsberg in der Steiermark kennt sich als Auftragsfertiger komplexer elektronischer Baugruppen mit digitalen Prozessen aus. Das Unternehmen wollte seine Informationsprozesse automatisieren und noch effizienter gestalten. Dazu gehört eine nahtlose Anbindung an die bestehenden IT-Systeme ebenso wie eine hohe Skalierbarkeit. Kyocera KWM Enterprise und der Erfassungsanwendung KWM Enterprise Classify haben SVI Austria dabei unterstützt, die Jahresumsätze um 45% zu steigern. Schrittweise zur umfassenden Digitalisierung der Dokumentenprozesse.

Das Vertragsmanagement wurde beispielsweise zum überwiegenden Teil in papierner Form abgewickelt. Mit rund 200 Kunden und etwa 1.000 Lieferanten fielen bei Auftragsabwicklungen, Geheimhaltungserklärungen und anderen Abschlüssen sehr viele Dokumente an, deren manuelles Handling – insbesondere unter Wahrung fälliger Fristen – sehr aufwendig war. „Ich befasse mich selbst intensiv mit den Verträgen und unterschreibe sie letztlich auch. Und da geht es nicht nur alle zwei Wochen um einen Vertrag, sondern täglich um Dinge wie einen NDA oder eine QSV,“ erläutert Gerold Grill, Managing Director der SVI Austria GmbH, die Ausgangssituation. Wenn ein Vertrag für eine Kooperation in Papierform ein paar Wochen brauche, müsse das Unternehmen in der Fertigung inzwischen bereits längst in Vorleistung gegangen sein.

Zur Analyse der bestehenden Strukturen sowie der Auslotung von Potenzialen in den Abläufen hat sich SVI für einen starken Partner entschieden: Gemeinsam mit Kyocera Austria sollte der Digitalisierungsschub realisiert werden. Zunächst mussten allerdings erst einmal die einzelnen Prozesse analysiert und deren Relevanz bewertet werden.

Lösung

Neben der großen Anzahl von Vertragsdokumenten fielen bei der SVI Austria GmbH auch rund 45.000 Papierrechnungen pro Jahr an. Während der Analyse der Informationsstrukturen gemeinsam mit Kyocera wurde schnell klar, dass sich nicht alle Prozesse im Vorfeld bis ins letzte Detail geplant transferieren lassen. Zu viele Abhängigkeiten bestanden zwischen ihnen, so dass eine in Zement gegossene Roadmap vermutlich zum Scheitern verurteilt gewesen wäre. „Wenn man neue Ideen umsetzt, kann man nicht alles im Voraus detailliert durchplanen – das wäre sehr aufwendig. Und es würde erst recht aufwendig, wenn man dann umplanen müsste, weil nicht alles genauso eintritt wie gedacht“, erläutert Grill den Denkansatz für die geplante Digitalisierung.

Darüber hinaus sollte nicht die Digitalisierung als Gesamtvorhaben in einem großen Schritt umgesetzt werden, sondern es war vielmehr vorgesehen, scheibchenweise vorzugehen und sich einzelne Abläufe jeweils gesondert vorzunehmen. Damit waren die Flexibilität und Agilität von Kyocera Austria gefragt. Erforderlich war eine Lösung, die es ermöglichte, nacheinander in verschiedenen Bereichen digitale Prozesse zu realisieren, die unter einer Dachlösung zum digitalen Dokumentenmanagement zusammengeführt werden. Dabei sollten nicht nur die einzelnen Prozesse nach Erfordernissen miteinander verzahnt werden können, sondern die Informationsplattform sollte offen gegenüber bestehenden ERP-Systemen und deren Modulen sein.

Mit Kyocera KWM Enterprise wurde eine Lösung gefunden, die eine intelligente Informationsverarbeitung ermöglicht und professionelle Fachlösungen bietet. In einer Anwendung findet SVI Austria einen automatisierten Rechnungsworkflow, ein umfangreiches Vertragsmanagement sowie eine digitale Personalakte. Kyocera KWM Enterprise bietet eine vollständige MS Office-Integration, so dass die Mitarbeiter von SVI Austria alle Dokumentenmanagement-Vorteile direkt aus ihrer gewohnten Office-Umgebung nutzen können. Darüber hinaus wird das firmeneigen ERP über eine Schnittstelle direkt an KWM Enterprise angebunden. Ergänzt wird die Lösung durch KWM Enterprise Classify, eine Anwendung, die Dokumente digitalisiert und gleichzeitig deren relevante Informationen erfasst und diese für weitere Verwendung bereitstellt.