Effiziente Dokumentenprozesse mit Kyocera Hard- und Software-Lösungen

Das Rotes Kreuz Krankenhaus in Bremen war mit seiner alten Druckerinfrastruktur unzufrieden. Aus diesem Grund entschloss man sich zu einer Modernisierung. Mit Systemen und Lösungen von Kyocera sowie  Dienstleistungen der BMK Office Service GmbH war man in der Lage, sämtliche pflegerelevanten Dokumentenprozesse deutlich zu verbessern.  

Hintergrund

Das Rotes Kreuz Krankenhaus Bremen (RKK) ist nicht nur ein Akutkrankenhaus, sondern auch eine Klinik mit hochspezialisierten Abteilungen und Leistungen. Mehr als 670 Mitarbeiter betreuen und behandeln über 37.000 Patienten proJahr. Die 306 Betten verteilen sich dazu auf 13 Stationen in 11 Fachabteilungen und Zentren. Zur Behandlung im Rheuma-, Gefäß-, Schmerz- und Endoprothetikzentrum kommen Patienten aus ganz Nordwestdeutschland in die Einrichtung. Ein zentrales Thema ist hier die stationsübergreifende Zusammenarbeit. Dazu setzt das RKK auf eine elektronische Patientenakte (ePA), die sämtliche patientenrelevanten Informationen bündelt.

Herausforderung

Die ePA ist ein wesentlicher Bestandteil der Pflege- und administrativen Prozesse im RKK: Informationen sowohl zur Behandlung als auch zur Abrechnung stehen mit der elektronischen Aktenführung im gesamten Haus zur Verfügung. Jedoch war die Überführung dieser Daten bisher nur über Umwege möglich: Der Grund war eine veraltete, heterogene Systemflotte an Druckern und Multifunktionssystemen. So mangelte es vor allem an einer einfach zu bedienenden Authentifizierungslösung. Diese ist jedoch notwendig, um Befunde, Überweisungen, Behandlungsanweisungen sowie abrechnungsrelevante Unterlagen von den jeweiligen Mitarbeitern in die ePA zu überführen. Da sich die Druckerinfrastruktur zudem aus Geräten unterschiedlicher Hersteller zusammensetzte, entstand ferner ein hoher administrativer Aufwand: Die Versorgung mit  Verbrauchsmaterialien sowie die Gewährleistung eines schnellen Services resultierten somit in hohen Kosten.

Lösung

Das RKK entschloss sich daher, die Systemlandschaft zu modernisieren. Gemeinsam mit dem Bremer Fachhändler BMK Office Service GmbH & Co. KG entwickelte man ein Optimierungskonzept. Dieses sah den Austausch derheterogenen Flotte durch Systeme von Kyocera vor. Die Multifunktionssysteme TASKalfa 3252ci, TASKalfa 306ci und ECOSYS M3540idn sowie der Laserdrucker ECOSYS P3055dn überzeugten nicht nur mit besonders niedrigen Betriebskosten, sondern vor allem durch das einheitliche, nutzerfreundliche Bedienkonzept: So finden die Mitarbeiter auf jeder Station dieselbe Menüführung vor, was das Arbeiten mit denMultifunktionssystemen erleichtert.

Ferner wurde mit dem Kyocera Net Manager eine Authentifizierungslösung installiert: Um Unterlagen in die ePA zu scannen bzw. die Multifunktionssysteme zu nutzen, müssen sich die Mitarbeiter einfach am jeweiligen Gerät authentifizieren. Über einen individuellen Barcode gelangendie Informationen dann schnell in die jeweilige Akte. Fernerlassen sich auf diese Weise die Druckkosten nach einzelnen Kostenstellen aufschlüsseln. Dies erleichtert die Administration des Geräteparks sowie die Versorgung mit Verbrauchsmaterialien durch die Fa. BMK. So überwacht eine spezielle Software den Status sowie Füllstände aller Systeme, womit die Tonerbelieferung automatisiert wurde.

Ergebnis

Einfache Prozesse dank Kyocera Net Manager:

• Effizienzsteigerung: Durch den Einsatz des Kyocera Net Managers können patientenrelevante Unterlagen schnell und einfach in die ePA gescannt werden. Zudem erlaubt die Kyocera-Lösung eine Zuordnung der Kosten auf einzelne Kostenstellen,  was die Druckprozesse transparenter macht.
• Einfache Nutzung: Durch die Vereinheitlichung des Systemparks konnte auch die Nutzerzufriedenheit verbessert werden. So finden alle Mitarbeiter auf jeder Station dieselbe Menüführung vor, was das Arbeiten mit den Kyocera-Multifunktionssystemen vereinfacht.
• Entlastung der IT-Administration: Durch den KYOCERA Net Manager konnte die Versorgung der Systeme mit Verbrauchsmaterial sowie die Überwachung des Gerätestatus automatisiert werden. Dadurch wurde nicht nur die Ausfallsicherheit verbessert, sondern die Krankenhaus-IT hat somit auch mehr Zeit für originäre Aufgaben.
  

Highlight

Die serverbasierte Anwendung KYOCERA Net Manager schützt sensible Dokumente, vereinfacht Dokumentenprozesse und hilft die Outputkosten zu reduzieren. Über das intuitiv zu bedienende User-Display des KYOCERA Net Managers haben Sie die Funktionen Ihres Multifunktionssystems auf schnellstem Weg im Zugriff. Da Sie sich am System einloggen und damit identifizieren, kann Ihnen das System automatisch Kurzauswahlen der von Ihnen am häufigsten genutzten Kopie-, Scan-, Fax- und Druckoptionen anbieten. So können die Mitarbeiter des RKK auf Knopfdruck in die
jeweilige ePA eines Patienten scannen.

Kundenmeinung

„Im Einkauf ist es unsere Aufgabe, die Kolleginnen und Kollegen aus dem medizinischen sowie administrativen Bereich durch intelligente Lösungen bestmöglich bei ihrer Arbeit zu unterstützen. So tragen wir gleichzeitig zu einer optimalen Pflege für unsere Patienten bei.

Die Optimierung unserer Druck-, Scan- und Kopierprozesse mit Systemen und Lösungen von  Kyocera sowie mit Dienstleistungen der BMK Office Service GmbH ist hierfür ein guter Beleg. Die eingesetzte Softwarelösung vereinfacht die Bereitstellung von patientenrelevanten Informationen in der ePA,  während wir zudem in der Lage waren, unsere Kosten zu senken. Wir sind daher mit unserer neuen Druckerinfrastruktur mehr als zufrieden.“