Bruchfreier Workflow

Die Privatklinik der Kreuzschwestern in Graz will ihre Digitalisierung weiter ausbauen, und die Bereiche Rechnungswesen und HR, in denen es zum Teil noch manuelle Prozesse gibt, noch zukunftsfähiger als bisher ausrichten. Eine wichtige Vorgabe dabei ist, dass bestimmte Drittsoftware nahtlos eingebunden werden soll, damit ein bruchfreier Workflow entsteht. Mit dem Kyocera Workflow Manager werden verschiedene Anwendungen in einem digitalen Workflow mit Anbindung ans ERP des Krankenhauses vereint.

Hintergrund

Die Privatklinik Kreuzschwestern in Graz ist mit 130 Betten und mehr als 280 Mitarbeitern einer der größten Anbieter im Bereich privater Gesundheitsversorgung in der österreichischen Steiermark mit jährlich rund 7.000 Patientinnen und Patienten. Durch die umfangreiche Infrastruktur mit einem CT- und MR-Zentrum, Institute für Anästhesiologie und Schmerztherapie, Rehabilitation und Physiotherapie, Gastroenterologie und Endoskopie und Laboreinrichtungen bietet die Klinik sehr gute diagnostische Möglichkeiten in ihrem Einzugsbereich. Im Rahmen der Klinikarbeit fallen ständig viele Belege und Rechnungen an.

Herausforderung

Das Rechnungswesen war, anders als die ausgezeichneten medizinischen Einrichtungen, noch nicht vollständige digitalisiert. Einige Vorgänge wurden noch manuell erledigt, unter anderem auch komplexe Rechnungsfreigabeprozesse in Papierform. Nach der analogen Erfassung einer Rechnung durchliefen die Belege in einigen Fällen zwei bis drei Abteilungen und der aktuelle Verbleib der Rechnungen war nicht immer sofort nachvollziehbar. Die Rechnungsläufe sollten daher beschleunigt und die zuständigen Mitarbeiter entlastet werden.

„Wir hatten eine erhöhten Verwaltungsaufwand, alle Rechnungen bei ihrem Lauf durch die Abteilungen im Auge zu behalten und für eine fristgerechte Bearbeitung zu sorgen. Daher war schnell klar, dass wir hier einen digitalen Prozess benötigen, der vorhandene Schnittstellen bedient und gleichzeitig die Effizienz im Rechnungswesen steigert“, erläutert Mag. René Weiß, Prokurist, Bereichsleitung Finanzund Personalwesen der Privatklinik Kreuzschwestern.

Lösung

Es wurde eine passende Lösung gesucht, die einerseits die erforderlichen Schnittstellen zur bereits im Einsatz befindlichen Drittsoftware bot und andererseits eine nahtlose Integration in die bestehende ERP-Umgebung ermöglichte. Beim Auswahlprozess stieß die Klinik schnell auf Kyocera als Partner, weil bereits alle Multifunktionsgeräte in der Privatklinik von Kyocera waren und weil der Kyocera Workflow Manager mit den bereits eingesetzten Anwendungen nahtlos zusammenarbeiten kann. Zusätzlich wurde in der Klinik zur Digitalisierung von Belegen Capture This! bzw. KWM Classify als Modul in den digitalen Workflow eingebunden. Die Aufgabe für die Experten von Kyocera bei der Aufnahme des Anforderungsprofils konzentrierte sich auf Eingangsrechnungen aus verschiedenen Kanälen. Ausgangsrechnungen werden bereits zu mehr als 95 Prozent in digitaler Form erstellt, da dies eine Vorgabe der entsprechenden Krankenversicherungen als Rechnungsempfängern war.

Die gesamte Implementierungsphase lief über einen Zeitraum von März 2021 bis hin zum Go Live im Juli 2022. Dadurch war genug Zeit vorhanden, um parallel zum Betrieb die digitale Infrastruktur aufzubauen und unter Praxisbedingungen zu testen. Mit dem Go Live werden Rechnungen nun vollständig digital bearbeitet, sobald sie erfasst sind. Die Freigabe mit lückenlosem Tracking im Kyocera Workflow Manager können jederzeit in den erforderlichen Abteilungen erfolgen. So kann jeder immer nachvollziehen, in welchen Status und wo sich die jeweilige Rechnung gerade befindet. Eine komfortable Volltextsuche rundet die Ausstattung des Kyocera Workflow Managers ab, so dass bestimmte Belege auch ohne Kenntnis von Laufzahlen oder Rechnungsnummern sicher und sehr effizient gefunden werden können.

Nach den gesetzlichen Vorgaben in Österreich müssen Rechnungen für Prüfungen seitens des Finanzamts bereitgehalten werden. Durch die umgesetzte rechtssichere Digitalisierung können schnell Rechnungen zu Prüfungszwecken verfügbar gemacht werden. So entfallen aufwendige manuelle Suchprozesse.

Ergebnis

Durch die Implementierung des Kyocera Workflow Managers wird rund 20 Prozent der erforderlichen Zeit bei der Rechnungserfassung der Eingangsrechnungen in der Privatklinik der Kreuzschwestern eingespart. Dadurch werden insbesondere die Mitarbeiter noch stärker von Routinetätigkeiten entlastet. Sie können andere Aufgaben übernehmen, was die Effizienz im Rechnungswesen deutlich steigert.

Ein Beispielworkflow zeigt, dass die über die CaptureAnwendung digitalisierten Belege und Rechnungen in den Kyocera Workflow Manager gehen und von da aus nach Bearbeitung durch die Buchhaltung in den JobRouterWorkflow zur Information der betreffenden Abteilungen und Personen, welche die Belege eingereicht haben. So kann der Abrechnungsprozess schon parallel zur Belegablage und Benachrichtigung erfolgen. Die Freigabeinformationen aus dem Workflow werden in den Kyocera Workflow Manager zurückgespielt und dienen so der Buchhaltung als Belege im Zahlungslauf. Danach werden dann noch die relevanten Informationen in das ERP (Krankenhausinformationssystem) der Privatklinik übertragen. Insgesamt dient der Kyocera WorkflowManager so als zentrale Schnittstelle zwischen vier unterschiedlichen Systemen. Ein Medienbruch wird wirkungsvoll verhindert und volldigitale Prozesse können so effizient inline dargestellt werden.

„Mit dem Kyocera Workflow Manager ist es gelungen, den Eingangsrechnungsprozesse in unserer Klinik vollständig papierlos zu digitalisieren und Abläufe zu automatisieren. Hier sei besonders das gute Zusammenspiel mit bereits vorhandenen Anwendungen erwähnt, wodurch es möglich ist, Schnittstellenprobleme zu vermeiden und die Effizienz unseres Rechnungswesens deutlich zu steigern“, freut sich René Weiß. Ein neues Projekt ist bereits geplant: 2024 will die Privatklinik mit dem digitalen Vertragsmanagement starten.