Einfaches Drucken über IServ mit dem Kyocera Net Manager

Das Johanneum Gymnasium Herborn hat gemeinsam mit dem Herborner Systemhaus bits+bytes eine Lösung umgesetzt, mit der Lehrerinnen und Lehrer Schulunterlagen und Materialien bequem über IServ drucken können. So können im Homeoffice Materialien vorbereitet bzw. gedruckt und am Multifunktionssystem in der Schule abgeholt werden.

Herausforderung

Aufgrund von COVID-19 sind viele Lehrerinnen und Lehrer gezwungen, einen Großteil der Unterrichtsvorbereitung aus dem Homeoffice zu bestreiten. Dies war auch beim Johanneum Gymnasium Herborn, einem der größten Gymnasien Hessens, der Fall. Die Schule investierte bereits früh in ihre digitalen Prozesse und gehört zu den rund 4.500 Schulen in Deutschland, die die Schulplattform IServ nutzen. Bei IServ handelt es sich um eine serverbasierte Lösung, die Schuleneine einheitliche und einfach zu bedienende Weboberfläche bietet. Lehrerinnen und Lehrer können diese zur Kommunikation mit den Schülern sowie zur Organisation des Unterrichts nutzen.

IServ ist von jedem internetfähigenEndgerät zugänglich und ermöglicht auf diese Weise ortsungebundenes Arbeiten. Trotz eines hohen Digitalisierungsgrads setzt das JohanneumHerborn aber zusätzlich auch auf gedruckte Unterrichtsmaterialien. Hier suchte Informatiklehrer Thorsten Butsch, der zudem die IT-Infrastruktur der Schule betreut, eine Lösung, mit der das Kollegium aus IServ Unterlagen auf den vorhandenen Kyocera-Multifunktionssystemen ausgeben konnte. Dazu wandte er sich an das IT-Systemhaus bits+bytes.

Lösung

Das Johanneum Gymnasium Herborn setzt bereits seit mehreren Jahren Drucker und  Multifunktionssysteme von Kyocera Document Solutions ein. Diese sind im gesamten Gebäude verteilt – außer im Lehrerzimmer und im EDV-Raum stehen Kyocera-Maschinen in der Bibliothek sowie im Sekretariat zur Verfügung.

Um eine flexible und sichere Nutzung des Geräteparks zu gewährleisten, entschloss man sich, über die Softwarelösung Kyocera Net Manager ein Print-&-Follow-Konzept zu realisieren. So können sich die Mitarbeiter mit einem RFID-Chip, der zugleich als  Schlüssel funktioniert, an den verfügbaren Systemen authentifizieren und diese nutzen. Auch die Schülerschaft kann über die Kyocera-App Dokumente drucken – und hierzu Guthaben erwerben.

Das Print-&-Follow-Konzept wurde sehr gut von den Anwendern angenommen, wie Thorsten Butsch berichtet: „Durch den Kyocera Net Manager konnten wir gleich mehrere Vorteile realisieren. So sind die Kollegen in der Lage ihre Drucksachen an jedem verfügbaren System abzuholen. Sie müssen nicht mehr warten, wenn ein Drucker belegt oder gar defekt ist. Zudem wird durch bits+bytes sichergestellt, dass die Systeme immer ausreichend mit Toner versorgt sind. Und wir haben einen Überblick über die jeweilige Auslastung der Systeme.“ 

Bereits vor Corona plante man, das Print-&-Follow-Konzept zu erweitern: Das Ziel war es, die Druckerinfrastruktur im letzten Schritt auch mit IServ zu verbinden. So sollten die Anwender Unterrichtsmaterialien oder andere Dokumente bequem über die IServ-Oberfläche vorbereiten bzw. zur Verfügung stellen und sie dann an den Systemen in der Schule ausdrucken können. 

Um dies zu erreichen, entwickelte das Johanneum in enger Zusammenarbeit mit der Firma bits+bytes, Kyocera sowie den Experten bei IServ und dem Landkreis das Print-&-Follow-Konzept weiter. Für Thorsten Butsch war dies ein wesentlicher Erfolgsfaktor: „Wir haben alle Parteien bei dem Projekt mit ins Boot geholt. Das Zusammenspiel zwischen bits+bytes, IServ und dem Medienservice des Lahn-Dill-Kreises hat letztendlich zum Projekterfolg geführt. So konnten wir die Anbindung der Drucker an die Plattform binnen eines Tages realisieren.“

Besonders die Expertise und der Einsatz von bits+bytes haben Thorsten Butsch überzeugt: „Bereits bei der Einführung des Kyocera Net Managers ist man nicht nur auf unsere individuellen Anforderungen eingegangen, sondern hat mit uns nach Lösungen gesucht, um ein für uns maßgeschneidertes Print-&-Follow-Konzept umzusetzen. Dieses Engagement hat sich auch bei der Anbindung in IServ bewährt.“ So galt es, die Anbindung ohne eine Microsoft-Serverlandschaft vorzunehmen. Die Benutzerverwaltung wird hier über eine OpenLDAP-Schnittstelle der Schulplattform iServ ausgeführt. „Die Anbindung erfolgte ohne Probleme. Dass das Kollegium nun noch flexibler ist und Materialien bzw. Unterlagen aus dem Homeoffice drucken kann, kam natürlich sehr gut an. Wir können dieses Print-&-Follow-Konzept daher auch anderen Schulen nur wärmstens ans Herz legen."

Ergebnis

Durch die Möglichkeit der Anonymisierung von Benutzerdaten und von SSL/TLS-verschlüsselter Kommunikation konnten beim Johanneum Gymnasium auch die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) erfüllt sowie die Sicherheit der Datenübertragung gewährleistet werden.

Des Weiteren wurde die Möglichkeit geschaffen, eigene Scanprozesse zu erstellen. So sind die Dokumentenprozesse des Johanneum Gymnasiums deutlich flexibler, mobiler und sicherer geworden.Thorsten Butsch sieht dieses Projekt daher als Best Practice, von der auch andere Schulen profitieren können. „Für uns sind durch das Projekt bzw. das Thema Print & Follow nur Vorteile entstanden. Als Tipp gebe ich daher allen Schulen, mutig zu sein und einfach solche Digitalisierungsprojekte umzusetzen. Dabei ist es natürlich wichtig, einen kompetenten und starken Partner an der Seite zu haben. Dies hilft nicht nur, den Kollegen die Skepsis zu nehmen, sondern stellt auch sicher, dass am Ende alles reibungslos funktioniert.“