Klares Output-Konzept für die Handwerkskammer zu Köln

Bei der Handwerkskammer zu Köln nimmt die Zahl der digitalen Angebote zwar kontinuierlich zu, doch sowohl in der Verwaltung als auch im Schulungsbereich sind Papierausdrucke weiterhin unverzichtbar. Um die Prozesse und Kosten zu optimieren, beendete die Körperschaft einen Wildwuchs an Arbeitsplatzdruckern zugunsten einer überschaubaren Anzahl an Abteilungsdrucksystemen.

Leistungsstarke Geräte – größtenteils mit Scan-Möglichkeit – und die Print & Follow-Funktionalität von Kyocera Document Solutions optimieren den täglichen Workflow und sorgen für mehr Sicherheit. Die IT-Abteilung wurde entlastet und nicht zuletzt gelang eine deutliche Kostenoptimierung.

Background

Die Handwerkskammer zu Köln besteht seit dem Jahr 1900. Sie ist in der Rechtsform einer Körperschaft des öffentlichen Rechts organisiert und vertritt die Interessen des Handwerks. In dieser Funktion berät sie die Mitgliedsunternehmen in Rechts- und Unternehmensfragen und organisiert Schulungen. Sie führt die Gesellen- und Meisterprüfungen durch und erteilt entsprechend Gesellen- und Meisterbriefe. 

Die Kölner Kammer verfügt über mehrere Schulungszentren und über eine Geschäftsstelle in Bonn. Die Handwerkskammer zu Köln beschäftigt rund 250 Mitarbeitende und vertritt mehr als 34.000 Betriebe. Sie ist damit die zweitgrößte Kammer im Bundesland Nordrhein-Westfalen. 

Die Ausgangssituation

In den 2010er Jahren setzte die Handwerkskammer in Sachen Output-Lösungen primär auf die Verwendung von Arbeitsplatzdruckern. Diese Entscheidung erwies sich jedoch später zunehmend als problematisch: So wurden unterschiedliche Modelle von drei verschiedenen Herstellern eingesetzt, für die allesamt jeweils mindestens ein Satz Tintenpatronen oder eine Kartusche in Reserve vorgehalten werden musste. Das erwies sich nicht nur als kostspielig, sondern außerdem für die IT-Abteilung als enorm zeitaufwendig, da immer wieder höchst unterschiedliche Druckermodelle gewartet werden mussten und ständig neues Verbrauchsmaterial benötigt wurde. Hinzu kam der durchaus beträchtliche Platzverbrauch für die bevorrateten Supplies. 

„Die Situation mit einer Vielzahl unterschiedlicher Arbeitsplatzdrucker ging irgendwann ins Uferlose und infolgedessen intervenierte hier auch die Geschäftsleitung“, erläutert Ralf Küpper, IT-Leitung der Handwerkskammer zu Köln. „Unser Ziel war es, diesen Wildwuchs zu beenden und stattdessen ein klares Konzept für zentrale, leistungsstarke Abteilungsdrucker sowie Multifunktionssysteme zu erhalten“, erläutert er. Die Zahl der eingesetzten Geräte sollte unbedingt reduziert werden. Die neue Lösung sollte außerdem für alle Mitarbeitenden weder zu langen Wegen zum Gerät führen, noch durfte es Kompromisse in Sachen Sicherheit geben.

Lösung

In Zusammenarbeit mit dem beauftragten Fachhandelspartner Eßer Office aus Düren entstand das gewünschte Konzept mit einer überschaubaren Anzahl zentral positionierter Drucksysteme. Die Basis hierfür war eine vorab von der Eßer Office GmbH durchgeführte, detaillierte Prozess- und Standortanalyse in der Handwerkskammer. Darauf basierend wählte der Kyocera-Partner Eßer Office die perfekt passenden Drucksysteme kombiniert mit intelligenten Softwarelösungen aus.

Je nach Bedarf wurden Multifunktionsgeräte einschließlich Scan- und Kopierfunktion ausgewählt. Hardwareseitig präferierte der Systempartner hier verschiedene Modelle der beiden Technologie-Plattformen ECOSYS und TASKalfa von Kyocera. Die bewährt hohe Zuverlässigkeit, die niedrigen Verbrauchskosten und die Möglichkeit der standortübergreifend einsetzbaren Print-&-Follow-Funktionalität waren hier ausschlaggebend für die Entscheidung. Print & Follow ermöglicht es, dass kein Ausdruck unbeaufsichtigt am Gerät liegt und dass die User ihre Druckjobs auf allen Geräten abrufen können, für die sie autorisiert sind. Um alle Datenschutzvorschriften einzuhalten, erfolgen Ausdrucke erst dann, wenn sich die mitarbeitende Person mittels Kartenleser identifiziert hat. Da auf einigen Geräten auch Urkunden wie etwa Gesellenbriefe bedruckt werden, war es zudem notwendig, dass teilweise abschließbare Papierfächer vorhanden sind.

Print & Follow ermöglicht es zudem, das Druckverhalten zu verfolgen und beispielsweise größere Druck-Projekte einzelnen Teams oder Abteilungen zuzuordnen.

Ergebnis

Durch den Einsatz von Softwarelösungen sind jetzt alle Druckerstandorte so miteinander vernetzt, dass ein schneller Wechsel des Gerätes möglich ist, insbesondere aber die IT-Abteilung jederzeit auf alle Systeme zugreifen kann und dadurch stets höchste Transparenz gewährleistet ist. 
Zudem kann sich das interne IT-Team jetzt wieder viel besser auf seine Kernaufgaben konzentrieren und ist nicht mehr zeitraubend damit beschäftigt, Verbrauchsmaterial nachzurüsten.

Fragen der Mitarbeitenden zur Funktionalität der Geräte können viel einfacher und schneller beantwortet werden, weil die Zahl der unterschiedlichen Gerätetypen massiv reduziert wurde und auch die eingesetzte Software überall identisch ist.Ansonsten sorgen die Service-Techniker von Eßer Office für einen reibungslosen Betrieb der Drucksysteme. Aufgrund eines geschlossenen Service-Agreements trifft neuer Toner immer so pünktlich ein, dass ohne lästige Unterbrechungen gedruckt werden kann. Da für die Geräte eine Leasing-Vereinbarung getroffen wurde, wird kein Kapital für Hardware gebunden. Die Kosten stehen für die vereinbarte Laufzeit fest und die Handwerkskammer kann sich darauf verlassen, dass die jetzt eingesetzte Systemflotte regelmäßig erneuert wird.

„Sämtliche unserer Vorstellungen und Vorgaben wurden erreicht“, freut sich IT-Leiter Küpper. Die Umstellung auf Abteilungsdrucker sei eine reine Gewöhnungssache gewesen: „Nachdem es anfänglich Vorbehalte gab, betrachten die Kolleginnen und Kollegen das Mehr an Bewegung heute weitestgehend als positiv für ihre Gesundheit und als Bereicherung für den Arbeitsalltag. Zudem tragen die kurzen Wege auch ganz positiv zu mehr Kommunikation untereinander bei.“ Die eingesetzten Kyocera-Modelle lassen sich dabei sehr einfach bedienen. „Zudem erfolgen die Ausdrucke durchweg mit viel höherer Geschwindigkeit und die Druckqualität ist sehr hoch“, ergänzt der IT-Leiter.

Nicht zuletzt: Die technische Integration verlief reibungslos und im vorgegebenen Zeitrahmen. „Unter dem Strich konnten wir eine spürbare Prozessoptimierung und eine deutliche Kostenoptimierung durch den erzielten, wesentlich niedrigeren Supplies-Verbrauch erreichen. Durch die ScanFunktionalität an den meisten Geräten haben sich auch unsere Möglichkeiten für eine rein digitale Dateiablage entscheidend verbessert“, resümiert IT-Leiter Ralf Küpper. Geplant ist deshalb in einem weiteren Schritt die Ausweitung des Konzepts auf weitere Schulungszentren mit Werkstätten.