COTOPAT: DATENSCHUTZERKLÄRUNG

EINLEITUNG

Cotopat ist ein interaktives Untertitelanzeigesystem, das Hardware und Software umfasst. Es erkennt Sprache in Echtzeit, wandelt Gespräche in Text um und zeigt den Text in mehreren Sprachen auf dem Cotopat-Bildschirm an. Darüber hinaus können Sie mit Cotopat unterstützende visuelle Materialien wie Bilder, Videos oder Diagramme hochladen, die dem Publikum helfen, die während des Gesprächs ausgetauschten Informationen besser zu verstehen und sich daran zu erinnern.

In dieser Erklärung werden wir Folgendes ausführlich erläutern:

I.       Zu welchen Zwecken wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten;

II.      Auf welcher Rechtsgrundlage wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten;

III.     An wen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben;

IV.     In welche Länder wir Ihre personenbezogenen Daten übermitteln;

V.      Wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren;

VI.     Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen wir getroffen haben;

VII.    Welche Rechte Sie in Bezug auf die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns haben;

VIII.   Wie Sie uns kontaktieren können und weitere wichtige Informationen;

IX.     Änderungen dieser Datenschutzerklärung;

X.      Maßgebliche Sprache.

I. ZU WELCHEN ZWECKEN VERARBEITEN WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN?

A.    Bereitstellung von Cotopat. Damit der Nutzer Cotopat verwenden und die Gesprächsprotokolle verwalten kann, verarbeitet KYOCERA personenbezogene Daten im Zusammenhang mit den über Cotopat geführten Gesprächen. Bitte beachten Sie, dass wir diesen Dienst als Datenverarbeiter gemäß unseren Datenverarbeitungsbedingungen anbieten, die unter www.kyoceradocumentsolutions.eu verfügbar sind.

B.    Rechnungsstellung. Um dem Kunden Dienstleistungen in Rechnung zu stellen, verarbeitet KYOCERA personenbezogene Daten in Bezug auf den Namen des Kunden, die Art der Lizenz, das Vertragsdatum und den Vertragsstatus, den Zahlungsstatus, die Geräte-ID und die Anzahl der Geräte in der Organisation des Kunden.

C.    Verwaltung von Benutzerkonten. KYOCERA erhält Ihre E-Mail-Adresse entweder direkt von Ihnen oder indirekt von einem KYOCERA-Kunden (wahrscheinlich Ihrem Arbeitgeber oder Ihrer Organisation), damit wir ein Benutzerkonto für Sie einrichten und verwalten können. Beachten Sie, dass wir diesen Dienst als Datenverarbeiter gemäß unseren Datenverarbeitungsbedingungen anbieten, die unter www.kyoceradocumentsolutions.eu verfügbar sind.

D.    Bereitstellung von Sprach-zu-Text-Funktionen. Um Gespräche in Text umzuwandeln, verwendet KYOCERA die Google Speech-to-Text-API. Die Audiodaten werden über sichere HTTPS-Verbindungen von Cotopat an die Server von Google übertragen. Unter Audiodaten versteht man Ihre Stimme. Diese Daten werden während der Übertragung verschlüsselt. Google verarbeitet die Daten, um die Spracherkennung durchzuführen und die Transkription zu erstellen. KYOCERA verarbeitet keine Gesprächsdaten, es sei denn, der Kunde wählt die Option zur Aufzeichnung des Gesprächs, wie in Abschnitt 1.E beschrieben. Weitere Informationen zur Datennutzung in der Google Speech-to-Text-API finden Sie in den FAQ zur Datennutzung.

Bitte beachten Sie, dass wir diesen Dienst als Datenverarbeiter gemäß unseren Datenverarbeitungsbedingungen anbieten, die unter   www.kyoceradocumentsolutions.eu verfügbar sind.

E.    Bereitstellung einer Gesprächszusammenfassung. Für die Bereitstellung einer Gesprächszusammenfassung an, mit der Sie über Cotopat interagieren, wird das Gespräch aufgezeichnet, und die Audiodaten und Transkriptionsdaten werden von KYOCERA verarbeitet, um eine Gesprächszusammenfassung zu erstellen. Zu diesem Zweck verwendet KYOCERA Google Vertex AI. Der transkribierte Text wird an ein generatives Modell Gemini in Vertex AI übertragen. Das Modell generiert auf der Grundlage der Transkription eine Zusammenfassung. Weitere Informationen zu Vertex AI finden Sie in der Dokumentation zu Google Vertex AI (Gemini) .

Bitte beachten Sie, dass wir diesen Dienst als Datenverarbeiter gemäß unseren Datenverarbeitungsbedingungen anbieten, die unter   www.kyoceradocumentsolutions.eu verfügbar sind.

F.     Übersetzung. Um Ihnen die Übersetzung sowohl der Transkription als auch der Zusammenfassung der Konversation zur Verfügung zu stellen, verwendet KYOCERA die Google Translation API. Der Inhalt des Textes wird von Google nur insoweit verwendet, wie dies für die Bereitstellung des Cloud Translation API-Dienstes erforderlich ist. Weitere Informationen zur Datennutzung in der Google Translation API finden Sie in den FAQ zur Datennutzung.

Bitte beachten Sie, dass wir diesen Dienst als Datenverarbeiter gemäß unseren Datenverarbeitungsbedingungen anbieten, die unter   www.kyoceradocumentsolutions.eu verfügbar sind.

G.    Fernwartung. KYOCERA kann auf Ihre personenbezogenen Daten zugreifen, die im Konto des lokalen Administrators zu Zwecken der Fehlerbehebung oder Problemlösung verarbeitet werden.  Bitte beachten Sie, dass wir diesen Dienst als Datenverarbeiter gemäß unseren Datenverarbeitungsbedingungen anbieten, die unter www.kyoceradocumentsolutions.eu verfügbar sind.

H.    Hosting. KYOCERA nutzt die Google Cloud Platform in Belgien als Cloud-Speicheranbieter. Bitte beachten Sie, dass wir diesen Dienst als Datenverarbeiter gemäß unseren Datenverarbeitungsbedingungen anbieten, die unter www.kyoceradocumentsolutions.eu verfügbar sind.

II. AUF WELCHER RECHTSGRUNDLAGE VERARBEITEN WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN?

KYOCERA verarbeitet personenbezogene Daten für die oben genannten Zwecke, um seine vertraglichen Rechte und Pflichten gegenüber seinen Kunden zu erfüllen, Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO. Soweit Sie als betroffene Person nicht Vertragspartei zwischen Kyocera und seinen Kunden sind, verarbeitet Kyocera Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage seiner berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, wobei die vertraglichen Verpflichtungen von Kyocera zur Erbringung von Cotopat-bezogenen Dienstleistungen seine berechtigten Interessen darstellen.

Wir haben Ihre Grundrechte und Grundfreiheiten sowie unsere berechtigten Geschäftsinteressen sorgfältig abgewogen und überprüfen kontinuierlich das Gleichgewicht zwischen beiden. Sollten Sie dennoch der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten widersprechen wollen, lesen Sie bitte den Abschnitt „Ihre Rechte” weiter unten. Da die Verarbeitung personenbezogener Daten für Kyocera zur Bereitstellung von Cotopat erforderlich ist, beachten Sie bitte, dass Ihr Widerspruch gegen die Verarbeitung die Nutzung von Cotopat für Sie unmöglich macht. Bitte beachten Sie, dass in Fällen, in denen Kyocera personenbezogene Daten als Datenverarbeiter im Auftrag seiner Kunden verarbeitet, die Kunden als Datenverantwortliche gelten und als solche für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verantwortlich sind.

III. An wen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben

Ihre personenbezogenen Daten werden nur an folgende Stellen weitergegeben:

+     KYOCERA Document Solutions Inc. (Japan) für die Bereitstellung der Cotopat-Anwendungssoftware, für Fernsupportdienste und für den Zugriff auf und die Verwaltung der Cotopat-Anwendungssoftware.

+     Google Cloud Japan G.K. (Google-Rechenzentrum in Belgien) für Cloud-Hosting-Dienste und die Bereitstellung der Google Translation API, der Google Speech-to-Text API und des Google Vertex AI-Modells Gemini.

Soweit wir aufgrund von Gesetzen, Vorschriften oder gerichtlichen Anordnungen zur Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten verpflichtet sind, müssen wir Ihre personenbezogenen Daten möglicherweise in Übereinstimmung mit diesen Gesetzen, Vorschriften oder gerichtlichen Anordnungen weitergeben.

IV. INTERNATIONALE ÜBERMITTLUNGEN

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten an einen Dienstleister übertragen (siehe oben, an wen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben), der seinen Sitz in einem Land hat, das nach Ansicht der Europäischen Kommission kein angemessenes Schutzniveau nach innerstaatlichem Recht bietet, haben wir dieses angemessene Schutzniveau sichergestellt, indem wir mit diesem Konzernunternehmen oder Dritten zusätzliche geeignete Garantien durch den Abschluss von Standardvertragsklauseln, wie sie von der Europäischen Kommission verabschiedet wurden, und ergänzende Maßnahmen vereinbart haben. Eine Liste der Länder, die nach Ansicht der Europäischen Kommission ein angemessenes Schutzniveau gewährleisten, finden Sie hier. Sie können eine Kopie der Standardvertragsklauseln anfordern, indem Sie uns eine E-Mail mit einer Begründung Ihrer Anfrage senden.

Alternativ können wir Sie um Ihre ausdrückliche Zustimmung zu der vorgeschlagenen Übermittlung bitten.

V. WIE LANGE SPEICHERN WIR IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN?

Soweit möglich, haben wir bestimmte Aufbewahrungsfristen für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten festgelegt. Diese spezifischen Aufbewahrungsfristen sind unten angegeben, oder wir teilen Ihnen diese vor oder bei Beginn der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten mit.

Wenn es uns nicht möglich ist, festgelegte Aufbewahrungsfristen zu verwenden, haben wir unten die Kriterien angegeben, anhand derer wir die Aufbewahrungsfristen festlegen.

Spezifische Aufbewahrungsfristen

Zweck (A) Bereitstellung von Cotopat. Wenn Sie sich für die Aufzeichnung des Gesprächs entscheiden, wird die Gesprächsaufzeichnung 30 Tage nach der Aufzeichnung gelöscht.

Zweck (B) Rechnungsstellung. Um den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen zu entsprechen, speichern wir Rechnungsberichte ein Jahr lang oder so lange, wie es gesetzlich vorgeschrieben ist.

Zweck (C) Verwaltung von Benutzerkonten. Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit Ihrem Benutzerkonto so lange auf, wie Sie ein aktives Benutzerkonto bei uns haben. Auf ausdrücklichen Wunsch von Ihnen/Ihrer Organisation löschen wir Ihr Benutzerkonto. In diesem Fall löschen wir Ihr Benutzerkonto innerhalb von 5 Werktagen nach Ihrer Anfrage.

Zweck (D) Sprache-zu-Text. Um die Sprache-zu-Text-API bereitzustellen, verarbeitet Google Audiodaten im Speicher und speichert keine Kundendaten. Google protokolliert vorübergehend einige Metadaten zu Ihren Sprache-zu-Text-API-Anfragen (z. B. den Zeitpunkt des Eingangs der Anfrage und die Größe der Anfrage), um seinen Dienst zu verbessern und Missbrauch zu bekämpfen.

Zweck (E) Gesprächszusammenfassung. Um der Person, mit der Sie über Cotopat interagieren, eine Gesprächszusammenfassung zur Verfügung zu stellen, speichert KYOCERA die Gesprächszusammenfassung für einen Zeitraum von 30 Tagen.

Zweck (F) Übersetzung. Um Textübersetzungen über die Google Translation API bereitzustellen, speichert Google den Text kurzzeitig im Arbeitsspeicher, um die Übersetzung durchzuführen und Ihnen die Ergebnisse zurückzusenden.

Zweck (G) Fernwartung von „ “. Für Fernwartungs- und Supportdienste kann KYOCERA Zugriff auf personenbezogene Daten haben. Personenbezogene Daten, die für Fernwartungsdienste verarbeitet werden, werden 7 Tage nach Abschluss der Dienste gelöscht.

Kriterien für die Festlegung von Aufbewahrungsfristen

In allen anderen Fällen verwenden wir die folgenden Kriterien, um die geltende Aufbewahrungsfrist zu bestimmen:

+     Die Bewertung Ihrer Grundrechte und Grundfreiheiten;

+     Der Zweck bzw. die Zwecke der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten. Wir bewahren Ihre personenbezogenen Daten nicht länger auf, als es für die Zwecke, für die wir sie erhoben haben, erforderlich ist.

+     Alle relevanten Branchenpraktiken oder Verhaltenskodizes zur Aufbewahrung personenbezogener Daten;

+     Das Risiko und die Kosten, die mit der Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten (korrekt und aktuell) verbunden sind;

+     Ob wir eine gültige Rechtsgrundlage für die Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten haben;

+     Die Art, der Umfang und der Kontext der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und unsere Beziehung zu Ihnen;

+     Alle anderen relevanten Umstände, die möglicherweise zutreffen.

In jedem Fall speichern wir Ihre personenbezogenen Daten in Übereinstimmung mit den geltenden gesetzlichen Bestimmungen und überprüfen regelmäßig die von uns gespeicherten personenbezogenen Daten.

VI. WELCHE TECHNISCHEN UND ORGANISATORISCHEN MASSNAHMEN HABEN WIR GETROFFEN?

Wir nehmen die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten sehr ernst und unternehmen alle angemessenen Anstrengungen, um Ihre personenbezogenen Daten vor Verlust, Missbrauch, Diebstahl, unbefugtem Zugriff, Offenlegung oder Änderung zu schützen.

Für weitere Informationen zu IT-Sicherheitsmaßnahmen können Sie eine Kopie des Cotopat-Sicherheits-Whitepapers anfordern, indem Sie uns eine E-Mail mit einer Begründung Ihrer Anfrage senden.

VII. IHRE RECHTE

Sie haben bestimmte gesetzliche Rechte, über die wir Sie informieren möchten. Die Verarbeitung personenbezogener Daten ist erforderlich, um die oben genannten Zwecke zu erreichen, damit KYOCERA seinen vertraglichen Verpflichtungen gegenüber seinen Kunden nachkommen kann. Wenn KYOCERA Ihre personenbezogenen Daten als Datenverarbeiter verarbeitet, ist KYOCERA verpflichtet, sich vor der Umsetzung Ihrer Anfrage mit dem Datenverantwortlichen in Verbindung zu setzen.

Zugriff. Sie haben das Recht, darüber informiert zu werden, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten oder nicht, und Sie haben das Recht auf Zugang zu den damit verbundenen Informationen über diese Verarbeitung.

Berichtigung. Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten unverzüglich von uns berichtigen oder vervollständigen zu lassen. Wenn Sie ein Konto bei uns eingerichtet haben, haben Sie die Möglichkeit, Ihre personenbezogenen Daten selbst zu berichtigen oder zu vervollständigen.

Recht auf Vergessenwerden. Sie haben das Recht, Ihre personenbezogenen Daten unverzüglich von uns löschen zu lassen. Dieses Recht ist auf bestimmte Gründe beschränkt, beispielsweise wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen haben oder wenn Sie Widerspruch einlegen und keine zwingenden berechtigten Gründe für uns vorliegen, die Verarbeitung fortzusetzen. Wenn Sie ein Konto bei uns haben, haben Sie die Möglichkeit, Ihre personenbezogenen Daten selbst zu löschen. In diesem Fall werden alle Ihre personenbezogenen Daten dauerhaft gelöscht. Um zu verhindern, dass das Benutzerkonto deaktiviert wird, müssen alternative Kontaktdaten angegeben werden.

Einschränkung der Verarbeitung. Sie haben das Recht, zu verlangen, dass wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus bestimmten Gründen einschränken. Diese sind (1) die Zeit, die wir benötigen, um die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihren Antrag hin zu überprüfen; (2) anstelle der Löschung einer unrechtmäßigen Verarbeitung verlangen Sie stattdessen eine Einschränkung der Nutzung; (3) Sie benötigen personenbezogene Daten in einem Gerichtsverfahren; oder (4) wir prüfen, ob unsere berechtigten Gründe Ihren Widerspruch gegen die Verarbeitung überwiegen.

Widerspruchsrecht. Sie haben das Recht, jederzeit unserer Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu widersprechen, wenn diese Verarbeitung (1) auf unserem berechtigten Interesse beruht (einschließlich der Erstellung eines Profils über Sie auf der Grundlage Ihrer Einwilligung); (2) zu Direktmarketingzwecken erfolgt; oder (3) für die Wahrnehmung einer Aufgabe erforderlich ist, die im öffentlichen Interesse liegt oder in Ausübung öffentlicher Gewalt erfolgt, die uns übertragen wurde. Wir werden die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aufgrund Ihres Widerspruchs einstellen, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wenn wir Ihre personenbezogenen Daten in einem Gerichtsverfahren benötigen.

Datenübertragbarkeit. Wir sind verpflichtet, Sie über Ihr Recht zu informieren, Ihre personenbezogenen Daten von uns zu erhalten, damit Sie diese personenbezogenen Daten an einen anderen Dienstleister übermitteln können.

Widerruf der Einwilligung. Wenn Sie uns Ihre personenbezogenen Daten auf der Grundlage Ihrer Einwilligung zur Verfügung gestellt haben, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Sie können dies tun, indem Sie sich gegebenenfalls von dem von Ihnen abonnierten Dienst abmelden. Sie können dies auch tun, indem Sie uns eine E-Mail an die unten angegebene E-Mail-Adresse für Datenschutzfragen senden. Wir werden dann Ihre personenbezogenen Daten dauerhaft aus unserer Datenbank entfernen.

Einreichung einer Beschwerde. Sie haben das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in Ihrem Wohnsitzland, eine Beschwerde über unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzureichen. Eine vollständige Liste der Aufsichtsbehörden finden Sie hier.

VIII. AUSÜBUNG IHRER RECHTE UND KONTAKTAUFNAHME

Bei KYOCERA steht Ihnen ein Netzwerk von Datenschutzfachleuten, darunter Datenschutzbeauftragte, zur Verfügung, die Ihnen bei Ihren Fragen behilflich sind. Wenn Sie eines Ihrer Rechte ausüben möchten oder Fragen zu diesem Dokument haben, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail oder senden Sie uns einen Brief an:

KYOCERA Document Solutions Europe Management B.V.
z. Hd.: Datenschutzbeauftragter
Beechavenue 27
1119 RA Schiphol-Rijk
Niederlande
E-Mail: privacy@deu.kyocera.com

Oder verwenden Sie unser Antragsformular für betroffene Personen, das unter https://www.kyoceradocumentsolutions.eu/en/footer/data-request.html verfügbar ist.

IX. ÄNDERUNGEN AN DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG

Sollten wir dieses Dokument ändern, werden wir es auf unserer Website mit einem überarbeiteten Veröffentlichungsdatum veröffentlichen und Sie gegebenenfalls über Ihr Benutzerkonto über das geänderte Dokument informieren.

X. VORRANGIGE SPRACHE

Die englische Version dieser Datenschutzerklärung gibt das Einverständnis beider Parteien wieder. Falls eine Übersetzung dieser Datenschutzerklärung aus Gründen der Zweckmäßigkeit oder zu anderen Zwecken angefertigt wird, sind die Bestimmungen der englischen Version maßgebend.