KYOCERA Document Solutions
  • DE de
    • Sprache ändern
    Land ändern

    Drucken in einer zunehmend papierlosen Welt

    Drucker sind auch im papierlosen Büro unverzichtbar für Unternehmen.
    man pointing at computer screen

    Das Konzept des papierlosen Büros wirkt auf viele Unternehmen abschreckend. Sie fühlen sich unter Druck gesetzt, alles Papier aus ihren Geschäftsräumen zu verbannen Oder sie haben eine wichtige Entwicklung verpasst und bleiben für immer digital abgehängt. Es ist aber auch richtig, dass Papier immer noch eine wichtige Rolle spielt, selbst in einer papierlosen Welt, d. h. wenn Unternehmen so viele ihrer Vorgänge wie möglich online abwickeln. Unternehmen können einen großen Schritt in Richtung Papierfreiheit machen, ohne ganz auf den Druck verzichten zu müssen. Auch ohne die Perfektion zu erreichen, können sie Ressourcen sparen, Prozesse beschleunigen und die Datensicherung erleichtern.

    Ein besseres Ziel für die meisten Unternehmen ist es, deutlich "weniger Papier" zu verbrauchen, anstatt völlig "papierlos" zu sein. Es gibt einige gute geschäftliche Gründe, sich darum zu bemühen. Die US-Umweltbehörde sagt, dass digitale Methoden pro Mitarbeiter 80 US-Dollar pro Jahr an Papier, Tinte, Toner, Lagerplatz und Porto einsparen. Unternehmen sparen die Kosten für die Vernichtung sensibler Daten und können unter Umständen auf ganze Räume und Lagereinheiten verzichten.

    Nach Schätzungen von Gartner belaufen sich die Kosten für die Ablage, Lagerung und Wiederauffindung von Papier für US-Unternehmen auf 25 bis 35 Milliarden US-Dollar. Digitale Speicherlösungen sind zu wesentlich geringeren Kosten erhältlich. Es gibt auch Belege dafür, dass Kunden schneller auf digitale Umfragen und Rechnungen reagieren als auf solche in Papierform.

    Papier wird nicht völlig aus den Büros verschwinden.

    man standing by wall using tablet

    Die Technologie entwickelt sich weiter und bietet neue Möglichkeiten zur Optimierung von Prozessen, vor allem durch die Umstellung von Unternehmen auf papierlose Verfahren, aber das muss nicht das Ende des Druckens und der Verwendung von Papierdokumenten in Büroumgebungen bedeuten. Die Entscheidung darüber, welche Dokumente noch gedruckt werden müssen, ist ein wichtiger Bestandteil der Umstellung auf papierloses Arbeiten.

    Vorteile der Cloud

    Kleinere Unternehmen können alle ihre Dokumente auf ihren eigenen Servern speichern, aber große Organisationen benötigen die Cloud, die ideal für das papierlose Büro ist. Mit einem cloudbasierten Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Dokumente digital gekennzeichnet werden, so dass sie an verschiedenen Orten abgerufen werden können, ohne dass Kopien angefertigt werden müssen. Es muss nur ein einziges Masterdokument vorhanden sein. Mit einem DMS ist es auch unmöglich, Dokumente zu verlieren oder zu verlegen, wie es bei der Aufbewahrung in Papierform häufig vorkommt. In der Cloud wird jede Änderung sofort gespeichert, und es ist ganz einfach, mehrere Versionen von Dokumenten zu erstellen. Es besteht keine Gefahr, dass sie durch höhere Gewalt zerstört werden. Natürlich kann die Datensicherheit ein Problem sein, und Unternehmen müssen den Zugang zu sensiblen Informationen streng kontrollieren.
     
    Ein papierloses Büro eignet sich gut für flexible und moderne Arbeitsmethoden. Unternehmen denken um, wenn sich eine bessere Möglichkeit bietet und es ist einfacher, Daten digital zu übertragen, als Unmengen von Papier zu verwalten. Durch die digitale Speicherung lassen sich Dokumente schneller wiederfinden und einfacher sichern. Die meisten Büroangestellten arbeiten mindestens einen Tag in der Woche mobil, so dass der Zugriff auf Dokumente in der Cloud oder auf dem Unternehmensserver ihr Leben erleichtert.
     
    Für internationale Teams in verschiedenen Zeitzonen wäre eine Zusammenarbeit praktisch unmöglich, wenn sie sich auf Papierdokumente verlassen würden. Die Umstellung auf ein papierloses Büro bedeutet zwar, dass in mehr Hardware investiert werden muss, und manche Unternehmen schrecken vor den Kosten zurück. Zahlreiche akademische Studien zeigen aber, dass sich die Investition schnell auszahlt.

    Der magische Zauber des Papiers hat seine Vorteile

     
    Trotz der Argumente, die für den Verzicht auf Papier sprechen, gibt es Widerstände gegen die Abschaffung von Papier. Eine Studie der Toluna Group unter 500 britischen Arbeitnehmern ergab, dass 84 % der Befragten Informationen besser behalten, wenn sie sie auf Papier lesen, 83 % bevorzugen es und 79 % finden es entspannender. Die Verkäufe von E-Books sind in den letzten zwei Jahren sowohl in den USA als auch im Vereinigten Königreich stark zurückgegangen, da die Leser den Charme von Papierbüchern entdecken, was dazu geführt hat, dass sie als das "neue Vinyl" bezeichnet werden.
     
    Manchmal wird das digitale Buch als kälter und unpersönlicher empfunden, weil ihm die haptischen Qualitäten des Papiers fehlen. Das Argument, dass zu viel Papier schädlich für die Umwelt ist, ist ebenfalls zweischneidig. Papier ist nämlich das am einfachsten zu recycelnde Material. Laut der American Forest and Paper Association (AFPA) wurden im Jahr 2015 51 Millionen Tonnen Altpapier recycelt. Laut AFPA erreichte die Papierverwertungsquote in den USA im Jahr 2016 ein Rekordhoch von 67,2 %. Die Amerikaner recyceln durchschnittlich mehr als 165 Kilo Papier pro Jahr. Zudem werden mehr Bäume gepflanzt als durch den Papierverbrauch zerstört werden. Dagegen werden nur 20 % der elektronischen Geräte recycelt.

    Ein flexibler Ansatz ist die Antwort

    Die Unternehmen müssen ihre eigenen Richtlinien für die Verwendung von Papier entwickeln. Eine Idee ist es, den Mitarbeitern zu erlauben Dokumente auszudrucken, die eine längere Durchsicht und Analyse erfordern. Zum Beispiel ein Anwalt, der an einem komplexen Rechtsstreit beteiligt ist. Wenn er oder sie viele Informationen mit Querverweisen lesen muss, ist es viel einfacher, auf Papier zu arbeiten als in einem digitalen Format. Oder wenn der Anwalt sensible juristische Dokumente von Hand kommentieren und die Notizen anschließend vernichten möchte, eignet sich Papier am besten.
     
    Umgekehrt muss alles, was einmal gelesen wurde, nicht mehr auf Papier zu sehen sein. Auch offizielle Dokumente wie Rechnungen sollten papierlos sein. In manchen Fällen benötigen Unternehmen eine Kombination aus papierlosen und Papierlösungen. Die reale Gefahr, dass Hacker in digitale Systeme eindringen und Daten stehlen, bedeutet, dass sensible Informationen am besten auf Papier in einem sicheren Tresor aufbewahrt werden sollten. Wenn ein Unternehmen beispielsweise die neue Entwicklung einer kugelsicheren Weste streng geheim halten möchte, könnte es eine elektronische Aufzeichnung führen, die einen Querverweis auf eine Papieraufzeichnung mit den sensibelsten Details enthält. Die Verwendung in Papierform könnte sie vor dem Verlust ihres geistigen Eigentums bewahren.
     
    Papier wird noch lange nicht vollständig aus den Büros verschwinden. Niemand sollte sich genötigt fühlen, völlig papierlos zu werden. Unternehmen können große Schritte zur Verringerung ihres Papierverbrauchs unternehmen, aber es gibt immer noch Situationen, in denen sie das Papier den digitalen Methoden vorziehen.
    Articles

    Papierlos

    Die Umstellung auf ein papierloses Büro kann entmutigend sein. Es ist eine Herausforderung, der sich alle Unternehmen stellen sollten.

    • group of colleagues in meeting

      Warum ist es wichtig papierlos zu arbeiten?

      Papierlos zu arbeiten kann bedeuten, das richtige Gleichgewicht zu finden.

    • colleagues working on laptop

      Die Zukunft des Dokumenten-Management

      Die Zukunft des Inhaltsmanagements in einer sich ständig verändernden Branche.

    Möchten Sie mehr über Cloud-Lösungen erfahren?

    Dann nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Unsere DMS-Experten helfen Ihnen gerne weiter.
    Kontakt Kontakt

    Cookies und Ihre Privatsphäre

    Wir verwenden Essential Cookies, um das ordnungsgemäße Funktionieren unserer Website zu gewährleisten. Statistische Cookies helfen uns besser zu verstehen, wie unsere Website genutzt wird und Marketing-Cookies erlauben Inhalte besser auf den Besucher zuzuschneiden. Sie können Ihre Cookie-Präferenzen über die Schaltfläche "Cookie-Einstellungen" unten auswählen oder "Alle Cookies akzeptieren" wählen, um mit allen Cookies fortzufahren. Wenn Sie auf "Alle Cookies akzeptieren" klicken, erklären Sie sich damit einverstanden, dass diese Cookies auf Ihrem Gerät gespeichert werden. Sie können diese Cookies jederzeit ablehnen oder verwalten, indem Sie auf "Cookie-Einstellungen" klicken. Je nach den von Ihnen gewählten Cookie-Einstellungen kann es sein, dass die volle Funktionalität oder die personalisierte Benutzererfahrung dieser Website nicht zur Verfügung steht.

    Siehe unser Cookie-Statement Siehe unser Cookie-Statement

    Cookie-Einstellungen

    Dieses Feld muss ausgefüllt werden

    Wir verwenden Cookies, um sicherzustellen, dass unsere Website ordnungsgemäß funktioniert, oder gelegentlich, um eine Dienstleistung auf Ihre Anfrage hin anzubieten (z.B. die Verwaltung Ihrer Cookie-Präferenzen). Diese Cookies sind immer aktiv, es sei denn, Sie stellen Ihren Browser so ein, dass er sie blockiert, was dazu führen kann, dass einige Teile der Website nicht wie erwartet funktionieren.

    Dieses Feld muss ausgefüllt werden

    Diese Cookies ermöglichen es uns, die Leistung unserer Website zu messen und zu verbessern.

    Dieses Feld muss ausgefüllt werden

    Diese Cookies werden nur dann gesetzt, wenn Sie Ihre Zustimmung geben. Wir verwenden Marketing-Cookies, um zu verfolgen, wie Sie auf unsere Websites klicken und sie besuchen, um Ihnen Inhalte auf der Grundlage Ihrer Interessen zu zeigen und um Ihnen personalisierte Werbung zu zeigen. Derzeit akzeptieren Sie diese Cookies nicht. Bitte markieren Sie dieses Kästchen, wenn Sie dies wünschen.

    Eine vollständige Liste der Cookies finden Sie in unserem Cookie-Statement. Eine vollständige Liste der Cookies finden Sie in unserem Cookie-Statement.