5. Helfen Sie mit einem Beitrag zum Umweltschutz, die Welt zu verbessern
Auch für die Umwelt gibt es zweifellos Vorteile. Ein durchschnittliches Unternehmen verarbeitet mehr als 10.000 Stück Papier pro Jahr, was der Menge eines kleinen Baumes entspricht. Allerdings sind die Argumente auch hier zweischneidig. Unternehmen mit strengen Richtlinien für das Recycling von Papier können die Umweltverluste erheblich verringern, zumal die zur Papierherstellung verwendeten Bäume oft wieder aufgeforstet werden. Es gibt also keinen Grund, ein schlechtes Gewissen zu haben, wenn man Papier zum Drucken verwendet, vor allem dann nicht, wenn strenge Anstrengungen unternommen werden, um den Papierverbrauch zu reduzieren.
Manche Unternehmen entscheiden sich in bestimmten Situationen für Papier als das bessere Format. Zum Beispiel, wenn Anwälte es vermeiden wollen, Anmerkungen in digitaler Form zu hinterlassen, wenn Unternehmen eine physische Beschilderung gegenüber digitalen Methoden bevorzugen oder wenn Einzelpersonen lange und komplexe Dokumente lieber auf Papier auswerten. Für die meisten Unternehmen bietet eine deutliche Reduzierung der Papiermenge große Vorteile. Aber die Umstellung ist nicht ganz einfach. Es ist nicht möglich, von heute auf morgen papierlos zu werden, auch wenn es eine Vielzahl von Tools gibt.
Die Umstellung muss sorgfältig durchdacht werden und hierfür sollte man sich die Zeit nehmen. Die Umstellung auf papierloses Arbeiten ist ein langsamer Prozess, der normalerweise Monate oder sogar Jahre dauert.
6. Wichtig ist, dass die Mitarbeiter von Anfang an mitziehen
Von Anfang an ist es wichtig, dass die Mitarbeiter mitziehen. Jeder muss die Gründe für jede Veränderung verstehen, da sie sich tiefgreifend auf ihre Arbeit auswirken wird. Sie müssen die neuen Protokolle der Organisation verstehen. So können sie beispielsweise aufgefordert werden, Berichte direkt in PDF-Dateien zu erstellen oder Smartphone-Apps zu verwenden, die den Inhalt von Papierakten erfassen und in ein digitales Format umwandeln. Workshops und Schulungen sind eine gute Idee. Die Umstellung auf die papierlose Arbeitsweise erfordert ein Verständnis für digitale Technologien, mit denen viele der Mitarbeiter noch nie gearbeitet haben.
7. Entsorgen und Scannen wird einfacher
Der nächste Schritt ist die Entsorgung von veraltetem Material wie alten Memos und Handbüchern. Es muss darauf geachtet werden, dass nichts Wertvolles weggeworfen wird, und es ist ratsam, Buchhalter und Anwälte zu konsultieren, um festzustellen, was aufbewahrt werden muss. Die verbleibenden Dokumente müssen eingescannt werden, was zu Beginn viel Aufwand bedeutet. Ein Scanner mit OCR-Software ist in der Lage, Dokumente automatisch in durchsuchbare PDF- oder Word-Dateien zu scannen. Sie müssen alle datiert und kategorisiert werden, damit sie leicht wiedergefunden werden können.
8. Vorübergehende Aufbewahrung und anschließende Vernichtung ist viel kosteneffizienter
Alle Dokumente, die in digitale Kopien gescannt wurden, sollten dann für ein oder zwei Monate in einem externen Lager aufbewahrt werden, für den Fall, dass beim Hochladen ein Fehler unterlaufen ist. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist können die Dokumente dann geschreddert werden. Jahrelange Unterlagen in den Müll zu werfen, könnte ein Geschenk an die Konkurrenz sein. Ein spezialisiertes Schredderunternehmen garantiert, dass alle sensiblen Unterlagen vernichtet werden. Entfernen Sie Verlockungen, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter allmählich zu einer papierlosen Umgebung übergehen, indem Sie es ihnen schwerer machen, Papier zu benutzen. Die Unternehmen sollten Drucker und Faxgeräte abschaffen und Doppelmonitore einrichten, die das gleichzeitige Lesen mehrerer Dokumente erleichtern. Die Mitarbeiter sollten verpflichtet werden, sich für die papierlose Rechnungsstellung anzumelden, so dass sie Rechnungen und Quittungen per E-Mail verschicken können, anstatt sie per Post zu versenden. Die Unternehmen sollten die Möglichkeit beibehalten, irgendwo im Gebäude zu drucken, aber den Zugriff auf die Geräte erschweren.
9. Eine Reihe von Technologien löst jedes Problem
Eine Reihe von Technologien bietet für jeden Aspekt des Büroalltags eine digitale Alternative zum Papier. So können beispielsweise Online-Dienste wie eFax und FaxZero herkömmliche Faxgeräte ersetzen, und Google Docs ermöglicht es Kollegen, gleichzeitig an einem Dokument zu arbeiten. Cloud-basierte Tools wie SurveyMonkey bieten kostenlose Dienste zur Durchführung von Umfragen, und Dateitransfersysteme wie Dropbox ermöglichen die gemeinsame Nutzung großer Berichte und Fotos. Mit der TurboScan-App können Mitarbeiter Dokumente mit dem Smartphone fotografieren, dann PDFs erstellen und per E-Mail versenden. Dies sind nur einige wenige Beispiele dafür, dass die Auswahl digitaler Tools gut überlegt sein sollte. Der Einsatz digitaler Technologien kann Unternehmen bei der Verwirklichung ihrer papierlosen Ziele helfen, reicht aber allein nicht aus. Wenn die Technologie mit einer sorgfältigen Planung einhergeht, können sich alle Unternehmen mit Zuversicht auf den Weg in eine papierlose Zukunft machen.
