Datenschutzhinweise für Bewerber

Informationen zum Datenschutz nach Art. 13, 14 und 21 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) über unsere Verarbeitung von Bewerberdaten.

Kyocera Document Solutions Austria GmbH
Wienerbergstraße 11
Turm A, 18. OG, 1100 Wien

Liebe Bewerberin, lieber Bewerber,

wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Unternehmen. An dieser Stelle informieren wir Sie nach den Vorgaben der Art. 13, 14, und 21 DSGVO über die Verarbeitung der von Ihnen im Rahmen des Bewerbungs- und Einstellungsprozesses übermittelten sowie ggf. von uns erhobenen personenbezogenen Daten und Ihre diesbezüglichen Rechte.

Diese Erklärung erläutert Folgendes im Detail:

• warum wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und auf welcher Rechtsgrundlage
• welche personenbezogenen Daten wir verarbeiten
• an wen wir Ihre personenbezogenen Daten weitergeben
• in welche Länder Ihre personenbezogenen Daten übermittelt werden
• wie lange wir Ihre personenbezogenen Daten aufbewahren
• welche technischen und organisatorischen Maßnahmen wir ergriffen haben
  

Warum verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten und auf welcher Rechtsgrundlage? 

A. Verwaltung Ihrer Bewerbungsunterlagen.  Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um den jeweils besten Kandidaten für eine Stelle zu ermitteln. Soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist, ist Rechtsgrundlage hierfür Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 Var. 1 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. B DSGVO. Im Rahmen des Bewerbungsprozesses möchten wir, Ihr Einverständnis vorausgesetzt, gegebenenfalls Referenzen überprüfen. Darüber hinaus sehen wir uns unter Umständen Ihre Social-Media-Profile sowie sonstige öffentliche Informationen zu Ihrer Person an oder führen, sofern es erforderlich und für die Stelle, auf die Sie sich beworben haben, relevant ist, eine Hintergrundprüfung durch. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. 

B. Einstellungsverfahren.  Wenn Ihre Bewerbung erfolgreich ist, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten, damit wir Ihnen eine Stelle anbieten, Sie ein Arbeitsverhältnis mit uns aufnehmen und wir Sie als neuen Mitarbeiter begrüßen können. Soweit dies für die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses mit uns erforderlich ist, ist Rechtsgrundlage hierfür Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 Abs. 1 Var. 1 BDSG sowie Art. 6 Abs. 1 lit. B DSGVO. 

C. Künftige Stellenangebote.  Wenn wir Sie gerne über künftige Stellenangebote, die zu Ihrem Profil passen könnten, informieren möchten, holen wir Ihre Einwilligung ein, um Ihre personenbezogenen Daten für maximal ein Jahr zu den Unterlagen nehmen zu dürfen. Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen. 

D. Rechtliche Gründe.  Mitunter müssen wir Ihre Daten zur Durchsetzung oder Abwehr von Rechtsansprüchen verwenden oder um geltende gesetzliche Auflagen zu erfüllen bzw. Anfragen von Strafverfolgungsbehörden nachzukommen. Rechtsgrundlage ist dabei Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.  Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage von unserem berechtigten Interesse verarbeiten, haben wir eine umfassende Bewertung Ihrer grundlegenden Rechte und Freiheiten und unserer berechtigten Geschäftsinteressen vorgenommen und überwachen fortlaufend deren Ausgewogenheit. Möchten Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Basis unseres berechtigten Interesses dennoch widersprechen oder möchten Sie eine uns erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, lesen Sie den Abschnitt „Ihre Rechte“ unten. 

Welche Kategorien personenbezogener Daten verarbeiten wir? 

Wir verarbeiten nur Daten, die im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung stehen. Dies können allgemeine Daten zu Ihrer Person (Name, Anschrift, Kontaktdaten), Angaben zu Ihrer beruflichen Qualifikation und Schulausbildung, Angaben zur beruflichen Weiterbildung sowie ggf. weitere Daten sein, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung übermitteln.   

Quellen der Daten 

Neben den Daten, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben, verarbeiten wir gegebenenfalls personenbezogenen Daten zu Ihrer Person, die wir über folgende Quellen erhalten: 

• Informationen von Referenzen zu Charakter und/oder Leistungen 
• Ergebnisse öffentlicher Stellen von Hintergrundüberprüfungen 
• Informationen aus Eignungstests/Assessments von den ausführenden Partnern 
• personenbezogene Daten, die auf Ihren Social Media-Konten öffentlich sind sowie andere öffentlich zugängliche Informationen über Sie  
  

An wen geben wir Ihre personenbezogenen Daten weiter?

Die Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich an:·        

• Mitarbeiter von uns und der mit uns verbundenen KYOCERA Document Solutions Deutschland GmbH, die direkt in Ihren Bewerbungsprozess involviert sind, das umfasst Mitarbeiter von HR, Personen, die Einstellungsgespräche führen, Manager aus dem einstellenden Geschäftsbereich
• Mit Ihrer Einwilligung können wir Ihre personenbezogenen Daten an unsere Konzerngesellschaft weitergeben, wenn Ihr Bewerberprofil zu einer dort offenen Stelle passt
• Ihre personenbezogenen Daten werden in unserem Auftrag auf Grundlage von Auftragsverarbeitungsverträgen nach Art. 28 DSGVO verarbeitet. Hierbei stellen wir sicher, dass die Verarbeitung im Einklang mit den Vorgaben der DSGVO erfolgt. Datenempfänger sind in diesem Fall Anbieter von Bewerbermanagementsystemen sowie Unternehmen, die für uns Assessments/Eignungstests durchführen, sofern dies Teil des Bewerbungsverfahrens ist
• Gegebenenfalls geben wir Ihre personenbezogenen Daten an Ihr(e) ehemaligen Arbeitgeber als Referenzen oder andere Referenzen weiter, sofern Sie dem zugestimmt haben
• Wenn Ihre Bewerbung bei uns erfolgreich war, geben wir Ihre personenbezogenen Daten auch an potenzielle interne Kunden und IT-Mitarbeiter von uns und der KYOCERA Document Solutions Deutschland GmbH weiter, um Ihren Arbeitsbeginn vorzubereiten
• Wenn Ihre Bewerbung bei uns erfolgreich war, geben wir Ihre personenbezogenen Daten an öffentliche Stellen weiter, die den Hintergrund eines Bewerbers prüfen
• Wenn wir aufgrund von Gesetzen, Vorschriften oder Gerichtsbeschluss zur Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten ermächtigt oder verpflichtet sind, geben wir diese im Einklang mit dem jeweiligen Gesetz, der jeweiligen Vorschrift bzw. dem jeweiligen Gerichtsbeschluss weiter.

Wo werden Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet 

Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt ausschließlich innerhalb der EU und dem Europäischen Wirtschaftsraum.  

Wie lange bewahren wir Ihre personenbezogenen Daten auf? 

Verwaltung Ihrer Bewerbungsunterlagen. Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten solange dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten bzw. Bewerbungsunterlagen nach maximal 6 Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens (zB. Nach Bekanntgabe der Absageentscheidung), sofern nicht eine längere Speicherung rechtlich erforderlich oder zulässig ist. 

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten darüber hinaus nur, soweit dies gesetzlich oder im konkreten Fall zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechten für die Dauer eines Rechtsstreits erforderlich ist. 

Einstellungsverfahren.  Habe sie sich erfolgreich beworben und wurden eingestellt, speichern wir Ihre personenbezogenen Daten soweit erforderlich und zulässig in unseren Personalakten. Diese werden in Übereinstimmung mit den Aufbewahrungsfristen in unserer Datenschutzrichtlinie aufbewahrt. 

Künftige Stellenangebote.  Wenn Sie einer Aufbewahrung Ihrer personenbezogenen Daten für künftige Stellenangebote zustimmen, nehmen wir Ihre personenbezogenen Daten für maximal ein Jahr nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens zu den Unterlagen. 

Ihre Rechte 

Wir möchten Sie über Ihre gesetzlichen Rechte als von einer Datenverarbeitung betroffenen Person informieren. 

Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO 
Sie haben das Recht darüber informiert zu werden, ob wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und in welchem Umfang. 

Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO
Sie haben das Recht, die unverzügliche Berichtigung oder Ergänzung Ihrer personenbezogenen Daten von uns zu verlangen, sofern die verarbeiteten personenbezogenen Daten, die Sie betreffen, unrichtig oder unvollständig sind. Wenn Sie bei uns ein Konto eingerichtet haben, dann haben Sie die Möglichkeit, Ihre personenbezogenen Daten selbst zu berichtigen oder zu ergänzen.  

Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO 
Sie haben das Recht, die unverzügliche Löschung Ihrer personenbezogenen Daten von uns zu verlangen. Dieses Recht ist auf bestimmte Gründe begrenzt, beispielsweise wenn Sie Ihre Einwilligung zur Verarbeitung widerrufen oder ihr widersprechen und unser berechtigtes Interesse an der Verarbeitung nicht überwiegt. Wenn Sie bei uns ein Benutzerkonto haben, können Sie dieses in der Regel selbst löschen. Dabei werden Ihre personenbezogenen Daten vollständig und dauerhaft gelöscht. 

Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO
Sie haben das Recht, von uns die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus bestimmten Gründen zu verlangen. Dies sind: (1) die von Ihnen geforderte Überprüfung der Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten dauert Ihnen zu lange; (2) anstelle der Löschung unrechtmäßig verarbeiteter Daten fordern Sie deren eingeschränkte Verarbeitung; (3) Sie benötigen personenbezogene Daten für Gerichtsverfahren oder (4) wir überprüfen, ob unser rechtmäßiges Interesse an der Verarbeitung Ihren Widerspruch überwiegt. 

Recht auf Mitteilung nach Art. 19 DSGVO 
Wir sind verpflichtet, allen Empfängern, denen Ihre personenbezogenen Daten offengelegt wurden, mitzuteilen, wenn Sie Ihr Recht auf Berichtigung, Löschung oder Einschränkung gegenüber uns geltend gemacht haben. 

Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO 
Sie haben das Recht, Ihre uns überlassenen personenbezogenen Daten von uns in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format anzufordern, um sie an andere Dienstleister weiterzugeben.  

Recht auf Beschwerde nach Art. 77 DSGVO 
Sie haben das Recht, bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bei uns einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nicht rechtmäßig erfolgt.

• Widerrufsrecht nach Art. 7 DSGVO Sofern die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung erfolgt, haben Sie das Recht, diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft zu widerrufen. Dazu können Sie eine entsprechende E-Mail an unseren Datenschutzbeauftragten (siehe oben) senden. Wir löschen Ihre personenbezogenen Daten dann dauerhaft aus unserer Datenbank, sofern nicht gesetzliche Vorgaben entgegenstehen.
• Widerspruchsrecht nach Art. 21 DSGVO Soweit die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zur Wahrung berechtigter Interessen erfolgt, haben Sie das Recht, der Verarbeitung Ihrer
  personenbezogenen Daten durch uns jederzeit aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, zu widersprechen. Aufgrund Ihres Widerspruchs stellen wir die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ein, es sei denn, wir können zwingende berechtigte Gründe geltend machen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder wir benötigen Ihre personenbezogenen Daten für Gerichtsverfahren.
  

Wir bei KYOCERA Document Solutions verfügen über ein Netzwerk von Datenschutzfachkräften einschließlich Datenschutzbeauftragte, die Ihnen bei Fragen gern weiterhelfen. Wenn Sie eines Ihrer Rechte ausüben möchten oder eine Frage zu dieser Datenschutzerklärung haben, setzen Sie sich per E-Mail mit uns in Verbindung oder schicken Sie uns einen Brief. 

Erforderlichkeit der Bereitstellung personenbezogener Daten

Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Sie sind somit nicht verpflichtet, Angaben zu Ihrer Person zu machen.

Bitte beachten Sie jedoch, dass Ihrer die Bewerbung betreffenden personenbezogenen Daten für unsere Entscheidung über die Einstellung bei uns erforderlich sind. Wir empfehlen Ihnen, im Rahmen Ihrer Bewerbung nur solche personenbezogenen Daten anzugeben, die zur Durchführung der Bewerbung erforderlich sind. 

Änderungen an diesem Dokument

Sollte sich unsere Datenschutzerklärung ändern, veröffentlichen wir dies auf unserer Website unter Angabe des Änderungsdatums.