Rhein Kreis Neuss

Öffentlicher Sektor

MDS Prozessoptimierung beim Rhein Kreis Neuss

Durch die MDS Prozesskostenanalyse konnte ein Optmierungspotential ermittelt sowie ein Output Konzept ausgearbeitet werden. Das Ergebnis war die Konsolidierung der Drucker- und Kopiererlandschaft durch neue leistungsstarke TASKalfa Multifunktionssysteme (MFP), die ein userbezogenes Scannen in ein bestehendes DMS-System gewährleisten. KYOCERA Document Solutions konnte gemeinsam mit seinem Partner ITZ eine druck- und scanfähige vernetzte Outputlandschaft installieren. Das sichere Ausdrucken mit einer Smartkartenlösung an jedem MFP wurde durch die Print-&-Follow-Lösung KYOcontrol realisiert. Durch den Einsatz des KYOfleetmanagers ist es möglich, die Systeme zentral zu bewirtschaften und zu verwalten. Durch die optimierten Prozesse konnte der Rhein-Kreis Neuss 25 % seiner Kosten senken. Dies entspricht einer Ersparnis von 70.000 Euro jährlich.

Background

Der Rhein-Kreis Neuss ist ein erfolgreicher Wirtschaftsstandort mit vielen Gesichtern, an dem international gedacht, gearbeitet und gelebt wird. Mit seinen acht Städten und Gemeinden ist der Rhein-Kreis gefordert sehr effizient und dienstleistungsorientiert zu arbeiten. Aus diesem Grund muss auch die IT der Kreisverwaltung immer am Puls der Zeit sein. Die IT-Abteilung hat ein Grobkonzept für die Optimierung des kompletten Outputmanagements entwickelt, damit die rund 1.200 Mitarbeiter effizienter arbeiten können. Gemeinsam mit dem Dokumentenmanagement-Experten KYOCERA Document Solutions und dem IT-Dienstleister ITZ hat man hier komplett neue Wege beschritten und das gesamte Output- sowie Prozessmanagement konsolidiert bzw. optimiert.

Der Rhein-Kreis Neuss hat für die Ausarbeitung einer europaweiten und produktneutralen Ausschreibung die Daten aus einer Hardwareanalyse einfließen lassen. KYOCERA hat sich gemeinsam mit dem Fachhandelspartner ITZ an der Ausschreibung beteiligt und den Zuschlag erhalten, da die Projektpartner nicht nur die aktuellen Hardwarekomponenten sondern auf Basis der MDS Prozessanalyse einen überzeugenden Optmierungsvorschlag erarbeitet haben. So konnten sich die IT-Verantwortlichen beim Rhein-Kreis Neuss einen genauen Überblick über die bestehenden Kosten verschaffen. Alle Schritte in den eingebundenen Fachabteilungen sollten genau analysiert werden, um ein mögliches Einspar- bzw. Optimierungspotenzial detailliert zu eruieren. Um die bestehenden Geschäftsprozesse zu optimieren, ist eine enge Kooperation zwischen IT- und Geschäftsbereichen unumgänglich. Die einzelnen Fachabteilungen verfügen zum einen über ein großes Know-how bei der Umsetzung von Optmierungsmaßnahmen und zum anderen ist die Aktzeptanz der Mitarbeiter für die erfolgreiche Umsetzung unverzichtbar.

Die Ausgangssituation

Die Verwaltung des Rhein-Kreises Neuss verfügte bisher über einen heterogenen Gerätepark von 600 Einzelplatzdruckern sowie 60 MFP-Systemen. Die Mitarbeiter mussten nicht nur mehrere Geräte beherrschen und bedienen können, sondern es bestand auch ein hoher Bedarf an Pflege und Wartung sowie Lagerfläche. Auch der CO2-Ausstoß war entsprechend hoch. Der IT-Leiter Horst Weiner beim Rhein-Kreis Neuss und Projektkoordinator Frank Meger wollten den gesamten Gerätepark durch moderne, leistungsstarke Hardware konsolidieren und erheblich verschlanken. Darüber hinaus sollten die Systeme userbezogenes Scannen in ein bestehendes DMS-System mit zukünftiger SAP-Anbindung unterstützen. Die Informationen sollten in Zukunft digital erfasst und weiterverarbeitet werden.


Der Rhein-Kreis Neuss hat für die Ausarbeitung einer europaweiten und produktneutralen Ausschreibung die Daten aus einer Hardwareanalyse einfließen lassen. KYOCERA hat sich gemeinsam mit dem Fachhandelspartner ITZ an der Ausschreibung beteiligt und den Zuschlag erhalten, da die Projektpartner nicht nur die aktuellen Hardwarekomponenten sondern auf Basis der MDS Prozessanalyse einen überzeugenden Optmierungsvorschlag erarbeitet haben. So konnten sich die IT-Verantwortlichen beim Rhein-Kreis Neuss einen genauen Überblick über die bestehenden Kosten verschaffen. Alle Schritte in den eingebundenen Fachabteilungen sollten genau analysiert werden, um ein mögliches Einspar- bzw. Optimierungspotenzial detailliert zu eruieren. Um die bestehenden Geschäftsprozesse zu optimieren, ist eine enge Kooperation zwischen IT- und Geschäftsbereichen unumgänglich. Die einzelnen Fachabteilungen verfügen zum einen über ein großes Know-how bei der Umsetzung von Optmierungsmaßnahmen und zum anderen ist die Aktzeptanz der Mitarbeiter für die erfolgreiche Umsetzung unverzichtbar.

Die Lösung

Die Mitarbeiter wurden mithilfe eines Fragebogens sowie Interviews eng in den Prozess eingebunden. Die Optimierung sah nach der Prozessanalyse wie folgt aus: Auf über 30 Standorten verteilen sich 40 zentrale Multifunktionssysteme (FS-3640MFP, ECOSYS M6526cdin, TASKalfa 3051ci, TASKalfa 5551ci). In scanintensiven Büroumgebungen setzt der Rhein-Kreis Neuss darüber hinaus ca. 50 Büromultifunktionssysteme ein sowie ca. 190 Arbeitsplatzdrucker (FS-1370DN, FS-4200DN).

Die neuen Systeme wurden an allen zentralen Standorten als Poolgeräte aufgestellt. Die digitale Ablage mittels Scanner und die Möglichkeit des Mehrfachzugriffs auf ein gespeichertes Dokument haben den Bedarf an Mehrfachdrucken oder -kopien reduziert und den CO2 -Ausstoß gesenkt. Das Auffinden der Dokumente wurde somit erleichtert. Die Mitarbeiter können nun an den neuen MFP-Systemen die Unterlagen scannen, so dass sie jederzeit weiterverarbeitet und in das vorhandene DMS-System übernommen und ausgewertet werden können. Dokumente werden in Zukunft auf den Bildschirm geholt statt aus einer Akte.

Darüber hinaus wurde die Print-&-Follow-Lösung KYOcontrol installiert, damit nun alle Informationen individuell abgerufen und vor dem unbefugten Zugriff geschützt werden. Zudem bietet KYOCERA eine verbesserte Kostenkontrolle. Mithilfe des KYOfleetmanagers werden die Systeme zentral verwaltet. Software-Updates, Wartungen sowie Tonerbeschaffung und -management können so problemlos durchgeführt werden.

Das Ergebnis

  • Deutliche Reduktion der Gerätezahl und Modelle.
  • Userbezogenes Scannen in ein vorhandenes DMS-System.
  • Digitale Weiterverarbeitung der Daten, schnellere Ablage und Recherche.
  • Es wird weniger Bürofläche durch Akten blockiert.
  • Sicheres und userbezogenes Drucken sowie optimierte Kostenkontrolle durch KYOcontrol.
  • Durch das neue Output-Konzept konnten 25 Prozent der Kosten gesenkt werden. Dies entspricht einer Ersparnis von 70,000 Euro jährlich.
  • Der KYOfleetmanager stellt Wartung, Software-Updates sowie Tonerbeschaffung und -management sicher.


 


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Stellungnahme des Kunden

Für uns war es zunächst wichtig, unter Einbindung der Mitarbeiter eine unabhängige Prozesskostenanalyse mit KYOCERA und dem betreuenden Fachhändler ITZ durchzuführen. Wir wollten ermitteln, welche Prozessschritte in den Fachabteilungen das höchste Optimierungspotenzial haben. Auch wenn wir bereits ein grobes Output-Konzept erarbeitet hatten, wurde erst nach der genauen Analyse deutlich, wie die Optimierung genau auszusehen hatte. Ein besonderer Schwerpunkt war bei der Neuausrichtung das sichere und standortübergreifende Drucken mit der Lösung KYOcontrol und das userbezogene Scannen in ein DMS-System unter SAP-Anbindung. Wir sind mit der Beratungsleistung von ITZ und KYOCERA sehr zufrieden und werden auch bei weiteren geplanten Optimierungen mit den beiden Partnern zusammenarbeiten.

Horst Weiner IT-Leiter, Rhein-Kreis Neuss

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