Sparkassenverband Rheinland-Pfalz

Finanzdienstleistungen

Der Sparkassenverband Rheinland-Pfalz modernisierte mit Systemen von KYOCERA sowie Services der B&W Unternehmensgruppe seine Druck- und Dokumentenworkflows. Durch den Einsatz eines Flottenmanagements konnte man nicht nur die Administration entlasten, sondern auch die Kostentransparenz erhöhen.

Background

Der rheinland-pfälzische Sparkassenverband (SVRP) ist einer von 12 regionalen Sparkassen- und Giroverbänden in Deutschland. Insgesamt 23 Sparkassen sowie deren kommunale Träger sind dem SVRP angeschlossen. Die 167 Mitarbeiter/-innen des Verbands beraten die Sparkassen in sämtlichen geschäftspolitischen, rechtlichen und steuerlichen Fragen. Zudem initiiert und koordiniert er markt- und betriebsstrategische Themen und begleitet die Sparkassen bei deren Umsetzung. Dazu sind flexible und moderne Dokumentenprozesse für den SVRP von Nöten.

Die Ausgangssituation

Als Finanzdienstleister haben alle Sparkassen spezielle Richtlinien und Anforderungen an ihre IT-Prozesse bzw. das IT-Equipment. Dies gilt natürlich auch für die eingesetzten Drucklösungen sowie die Dokumentenworkflows.Diese müssen den Vorgaben der Finanzinformatik (FI) entsprechen, um sicherzustellen, dass die Prozesse nicht nur effizient, sondern auch sicher sind. Da der SVRP ein monatliches Druckvolumen von rund 62.000 Seiten verzeichnet, entschloss man sich, die bestehende Druckerflotte zu modernisieren.

Im Zuge des Projekts sollte die Kostentransparenz und die Ausfallsicherheit erhöht werden. Zugleich spielten die Umwelteigenschaften der Systeme eine entscheidende Rolle. Um ein entsprechendes Konzept zu erarbeiten, wandte sich der SVRP an die B&W Unternehmensgruppe. Diese betreut den Verband bereits seit mehreren Jahren.

Die Lösung

Bei der Auswahl der Systeme war dem SVRP nicht nur an einer hohen Ausfallsicherheit, sondern auch an hervorragenden Umwelteigenschaften gelegen. Da die Systeme zudem den Vorgaben der FI entsprechen sollten, fiel die Wahl auf Drucker und Multifunktionssysteme von KYOCERA. Diese wussten die Verantwortlichen vor allem durch die hohe Leistungsfähigkeit und Anwenderfreundlichkeit zu überzeugen. Insgesamt 21 Systeme des Herstellers wurden in den Räumlichkeiten des Verbands installiert. Besonders erfreulich: Da der Toner des japanischen Herstellers durch eine Investition in ein Klimaschutzprojekt CO2-neutral ist, druckt der Sparkassenverband umweltfreundlich: So werden über die Projektlaufzeit von 5 Jahren insgesamt 3,75 Tonnen CO2 kompensiert. Zugleich konnten durch die ressourcenschonenden Systeme die Energiekosten um 50 Prozent reduziert werden.

Um die Kostentransparenz zu verbessern, wurden die neuen KYOCERA-Systeme an die Fleetmanagement-Software M.A.R.S. der B&W Unternehmensgruppe angebunden. Die Nachbestellung von Toner erfolgt hiermit bedarfsgerecht. So ist sichergestellt, dass durch frühzeitige Meldungen über den Status der Systeme bzw. den Tonerstand B&W schnell reagieren kann, um den Betrieb der Systeme sicherzustellen. Dies entlastet die Verbandsmitarbeiter/-innen und vermeidet eine dezentrale Lagerhaltung von Tonervorräten. Bisherige Prozesskosten durch Verwaltung und Bearbeitung dieser Vorgänge entfallen, zeitliche Ressourcen werden frei und können wieder für das Kerngeschäft genutzt werden. Zugleich erlaubt der Servicevertrag zwischen dem SVRP und der B&W Unternehmensgruppe ein hohes Maß an Flexibilität. So kann der Verband auch bei etwaigen neuen Anforderungen schnell und problemlos reagieren.

Das Ergebnis

  • Durch die optimierten Druck- bzw. Dokumentenworkflows erfüllt der Sparkassenverband Rheinland-Pfalz sämtliche Vorgaben der Finanz-Informatik.
     
  • Die Einbindung der KYOCERA-Systeme in das Flottenmanagement-Tool der B&W Unternehmensgruppe sorgt für transparente Druckkosten. Dadurch ließ sich eine bedarfsgerechte Tonerversorgung realisieren. Das Service-Team von B&W kann zudem bei Störungen schnell reagieren und Fehler beheben.
     
  • Durch den Austausch der Hardware konnte der Energieverbrauch um 50 Prozent gesenkt werden. Neben einer deutlichen Kostenreduktion bedeutet dies auch eine Entlastung der Umwelt: Durch den klimaneutralen KYOCERA-Toner kompensiert der Verband über die Projektlaufzeit rund 3,75 Tonnen CO2.
Der Sparkassenverband Rheinland-Pfalz setzt auf Lösungen sowie Services von KYOCERA und der B&W Unternehmensgruppe


 


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Stellungnahme des Kunden

Von den ersten Beratungsgesprächen bis zum Rollout funktionierte alles reibungslos. Mit dem umgesetzten Konzept sind wir daher sehr zufrieden. Eine pünktliche Anlieferung, Vorkonfiguration sowie anwenderspezifische Einstellungen wurden durch die B&W Unternehmensgruppe problemlos umgesetzt. Durch die KYOCERA-Systeme in Verbindung mit dem Flottenmanagement sowie dem flexiblen Vertragswerk konnten wir unsere Dokumentenworkflows zukunftssicher gestalten.“

 

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