Sparkasse Hildesheim

Finanzdienstleistungen

Sichere Druckprozesse bei der Sparkasse Hildesheim

Die Sparkasse Hildesheim optimierte ihre Druck- und Kopierprozesse mit Systemen und Lösungen von KYOCERA Document Solutions sowie Services der office 360 GmbH. Dadurch wurden nicht nur die Kosten gesenkt, sondern auch eine Validierung der Dokumenteninfrastruktur durch die Finanz Informatik (FI) erreicht.

Background

Mit 36 Geschäftsstellen, 18 SB-Geschäftsstellen und über 1.000 Mitarbeitern ist die Sparkasse Hildesheim die fünftgrößte Sparkasse in Niedersachsen. Als regionales Kreditinstitut bietet sie solide Finanzierungen, ausgewogene Vorsorgelösungen sowie beständige Spar- und Geldanlagekonzepte. Und als einer der größten Arbeitgeber und Ausbilder in der Region sowie als engagierter Wirtschaftsförderer setzt die Sparkasse wertvolle Impulse für den Standort Hildesheim. Bei der Sparkasse angelegtes Geld arbeitet nicht zuletzt vor Ort. Ein erheblicher Teil der Erträge fließt Jahr für Jahr als Spenden, Sponsoring und Stiftungsgeld wieder in die Region: für Sport, Kunst, Kultur und Soziales.

Die Ausgangssituation

Bei der Sparkasse Hildesheim verursachte die Drucker- und Kopiererflotte hohe Kosten. 15 verschiedene Systeme unterschiedlicher Hersteller sorgten für unübersichtliche und intransparente Prozesse. Die eingesetzten Systeme hatten zudem keine Scan-Funktion und es fehlte an Lösungen zur Kostenkontrolle und Dokumentensicherheit. Als dem Rechenzentrum „Finanz Informatik“ angeschlossene Sparkasse wollte man die internen Druck- und Kopierprozesse effizienter und kostengünstiger gestalten und zudem an den hohen Sicherheitsstandards der Finanz Informatik ausrichten. Um die Vorgaben der FI zu erfüllen, musste die alte Flotte deshalb gegen moderne Systeme ausgetauscht werden. Zeitgleich sollten durch die Modernisierung die Druck- und
Kopierprozesse optimiert werden, um die Kosten für das Print- und Dokumentenmanagement zu senken.

Die Lösung

Den Austausch der vorhandenen Drucker- und Kopierer-Infrastruktur übernahm die office 360 GmbH. Die Entscheidung fiel zugunsten von vier verschiedenen ressourcenschonenden und FI-validierten Druck- und Multifunktionssystemen von KYOCERA Document Solutions. Die Print-&-Follow-Lösung KYOcontrol sorgt jetzt für maximale Dokumentensicherheit: Die Ausgabe eines Druckauftrags erfolgt erst nach der Authentifizierung des jeweiligen Mitarbeiters am System. So werden Dokumente und Fehldrucke nicht einfach im Ausgabefach vergessen. Außerdem wurde die Kontrolllösung KYOfleetmanager für eine einfache Verwaltung der gesamten Systemflotte und eine Erhöhung der Kostentransparenz installiert. Durch den Service der Firma office 360, die auch die Verbrauchsmaterialien in den 36 Geschäftsstellen mit Mitarbeitern vor Ort bereitstellt, konnten ferner die IT-Administration der Sparkasse entlastet und Ausfallzeiten verringert werden. 

Das Ergebnis

  • Durch die Optimierung der Systemflotte konnte eine Kostenreduktion von 15 Prozent realisiert werden.
  • Die Anzahl der Gerätetypen konnte von 15 auf 4 Drucker- und Multifunktionssysteme reduziert werden.
  • Aufsetzen eines transparenten Dienstleistungskonzepts durch office 360 GmbH mit nur einem Service-Partner für die gesamte Flotte in 36 Geschäftsstellen.
  • Einsatz der FI-validierten Print-&-Follow-Lösung KYOcontrol zur Verbesserung der Dokumentensicherheit sowie Kostenkontrolle.
  • Einfache Verwaltung und mehr Kostentransparenz durch den Einsatz des KYOfleetmanagers und deutliche Reduktion der Ausfallzeiten.


 


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Stellungnahme des Kunden

Dank des umfassenden Konzepts von KYOCERA Document Solutions und office 360 für unsere Drucker- und Kopiererflotte, konnten wir unsere Dokumentenprozesse wesentlich optimieren: Nicht nur, dass unsere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen durch die Einführung von Multifunktionssystemen nun mehr Funktionen beim Drucken und Scannen zur Verfügung haben. Durch das Service-Konzept von office 360 konnten wir darüber hinaus unseren internen administrativen Aufwand erheblich reduzieren. Mit KYOcontrol und dem KYOfleetmanager haben wir zudem Lösungen im Einsatz, die uns helfen, die anpruchsvollen Sicherheitsstandards der FI einzuhalten.

Martin Völkel Leiter Organisation und IT

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