KYOCERA Net Manager digitalisiert Arbeitsabläufe bei der SCHOTT AG

Fertigung

Für eine optimale SAP-Anbindung und verbesserte Workflows wollte die Schott AG ihre Dokumentenprozesse digitalisieren. Mit dem KYOCERA Net Manager setzt das Unternehmen jetzt eine Lösung ein, um alle Dokumentenprozesse schnell und kontrolliert zu erledigen. Gleichzeitig erfüllt sie hohe Ansprüche an die Sicherheit.

Background

Die SCHOTT AG ist ein international agierender Technologiekonzern und Experte auf den Gebieten Spezialglas und Glaskeramik. Mit über 130 Jahren Erfahrung in den Bereichen Entwicklung Material und Technologiekompetenz bietet das Unternehmen ein breites Portfolio hochwertiger Produkte und intelligenter Lösungen an. Heute beschä  igt SCHOTT über 15.000 Mitarbeiter in 35 Ländern, 5.200 davon in Deutschland.

Um international wettbewerbsfähig zu bleiben, wollte die SCHOTT AG die Digitalisierung ihrer Prozesse weiter vorantreiben. Bisher setzte das Unternehmen in einigen dokumentenrelevanten Prozessen noch auf konventionelle Wege. So basierten bestimmte Abläufe noch auf klassischen Papierdokumenten. Parallel dazu nutzte SCHOTT bereits seit geraumer Zeit SAP-Lösungen. Diese parallelen Informationswege hatten einen entscheidenden Nachteil: Um die beiden Informationsflüsse zusammenzubringen, war ein hoher Aufwand erforderlich.

Die Ausgangssituation

Angesichts stetiger Expansion und um das Unternehmen für zukünftige Aufgaben optimal aufzustellen, entschied sich die Schott AG dazu, ein digitales Dokumentenmanagement einzuführen. Ein zusätzlicher Faktor waren zudem steigende gesetzliche Anforderungen bezüglich Dokumentations- und Verfügbarkeitspflichten von bestimmten Informationen. Die gesuchte Lösung sollte sich nahtlos in die vorhandene SAP-Lösung integrieren lassen und einen flexiblen Workflow gewährleisten, der parallel zu zukün igen Anforderungen skalierbar gestaltet werden konnte. Entscheidend dabei war die übergreifende Optimierung der einzelnen Informationswege, um einen schnelleren und leichteren Zugang zu den verschiedenen Dokumenten für alle relevanten Mitarbeiter zu gewährleisten und deren Arbeit optimal zu unterstützen. Sämtliche Dokumente, die das Unternehmen in Papierform erreichen, sollten mithilfe der neuen Lösung e ektiv und schnell in den digitalen Gesamtprozess eingegliedert werden.


Dadurch wollte die SCHOTT AG erreichen, dass Prozesse optimal ineinandergreifen. Eine Bestellung auf Papier per Post zum Beispiel sollte durch die Digitalisierung noch schneller in allen wesentlichen Abteilungen, wie der Logistik und Buchhaltung verfügbar sein. Unterschiedliche Abteilungen im Haus sollten mit dem Dokument arbeiten und gleichzeitig auch Vermerke für die nachfolgenden  Prozessschritte einfügen können. Im Idealfall sollte so eine Bestellung beispielsweise nicht mehr sukzessive abgearbeitet, sondern gleichzeitig fakturiert und verladen werden können. Gleichzeitig sollte die neue Lösung die Druckerflotte des Unternehmens verwalten und so die Kosten transparenter machen. Nicht zuletzt war auch ein Höchstmaß an Sicherheit gefragt.

Die Lösung

Nach einer genauen Erhebung der Anforderungen stand schnell fest, dass der KYOCERA Net Manager entsprechenden KYOCERA Multifunktionsgeräten die optimale Lösung ist. Als serverbasierte Anwendung dient der Net Manager als zentrales Verwaltungssystem für Multifunktionsgeräte. Dank der integrierten Print&Follow-Funktion lässt sich die Sicherheit von sensiblen Unterlagen erhöhen: Dokumente werden dazu zentral gespeichert und können dann – gesichert durch einen Login – von verschiedenen Ausgabegeräten abgerufen werden. Anwender haben nach einer Anmeldung per Web-Browser flexiblen Zugri auf ihren Nutzer-Account und ihre jeweiligen Druckjobs. Über eine intuitive Oberfläche können sich Anwender direkt am Gerät orientieren. Die Vorteile liegen auf der Hand: Mitarbeiter müssen ein papiernes Dokument nur einmal in die Hand nehmen. So können beispielsweise in der Buchhaltung beim Scan des Lieferscheins eines Wareneingangs mit wenigen Handgri en der nachgelagerte Prozess ausgelöst werden. Mit dem Druck auf eine Schaltfläche wird das Papier-Dokument direkt ins CRM überführt. Mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) liest die Lösung relevante Informationen aus. Es wird praktisch ein  automatisches Tagging durchgeführt. Das erleichtert die Suche nach bestimmten Dokumenten
oder Dokumentenarten und beschleunigt deren Bearbeitung. Durch eine Datenbankabfrage im CRM kann es zudem zu keiner Fehlzuordnung von Dokumenten mehr kommen.

Das Ergebnis

Die Implementierung des KYOCERA Net Managers in diversen Standorten der SCHOTT AG – unter anderem Mainz, Landshut und Müllheimfunktionierte schnell und reibungslos. KYOCERA-Partner CANCOM lieferte die vorkon gurierten Systeme direkt in die Unternehmens-Standorte und führte bei Bedarf Kurzschulungen für die Mitarbeiter durch. Ein Service, der sich für SCHOTT rundherum auszahlt: Heute melden sich die Mitarbeiter an den größeren Multifunktionsgeräten einfach mit ihrem Dienstausweis an und können dann direkt und sicher auf alle relevanten Funktionen zugreifen. Die eigene Reisekostenabrechnung lässt sich auf diesem Weg ebenso schnell digitalisieren und für alle
relevanten Abteilungen verfügbar machen wie zum Beispiel Lieferscheine, die automatisch ins SAP eingespeist werden. Durch gesichertes Drucken, die Datenverschlüsselung und die Follow Me Funktion, die den Zugri auf die Dokumente nur nach Authenti zierung erlaubt, ist die Integrität aller sensiblen Daten stets gewährleistet. Durch das digitale Archivieren erübrigt sich zudem das zeitaufwändige Suchen von Dokumenten in unterschiedlichen Ablagesystemen. Seit ihrer Einführung arbeitet die Lösung zuverlässig und sorgt für einen noch reibungsloseren Ablauf der dokumentenbasieren Prozesse bei der SCHOTT AG. Dadurch haben Mitarbeiter mehr Zeit für unternehmensrelevante Aufgaben. Und ganz nebenbei hat die durchdachte Lösung für eine Konsolidierung des Druckerparks gesorgt. Die früher 1.000 eingesetzten Maschinen konnten auf 900 Systeme reduziert werden.

Durch den Einsatz des KYOCERA Net Managers konnten folgende Verbesserungen erzielt werden:

  • Bessere Verfügbarkeit: Dokumente stehen mit dem KYOCERA Net Manager nun schneller allen relevanten Abteilungen zur Verfügung.
  • Einfache Nutzung: Mitarbeiter können papierne Dokumente nun schnell digitalisieren und automatisch in die gewünschten Anwendungen (SAP) überführen.
  • Sicherheit: Starke Authenti zierung bei einfachster Handhabung für die Mitarbeiter sorgt dafür, dass sensible Dokumente nicht in die falschen Hände geraten.


 


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Stellungnahme des Kunden

Wir sind mit der Lösung sehr zufrieden. Wir konnten den Zeitaufwand bei der Digitalisierung und der Ablage von Dokumenten erheblich minimieren. Dokumente stehen zudem nun in allen relevanten Abteilungen zur Verfügung. Durch die Umsetzung des Projekts werden weniger überflüssige Ausdrucke erstellt. Das alles spart Zeit, Ressourcen und Geld.

Michael Thüner IT Location Manager Landshut

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