Klinikum Erding

Gesundheitswesen

Das Klinikum Landkreis Erding hat mit Hilfe von KYOCERA Document Solutions und der Münchener printvision AG seine Systemflotte optimiert. Durch die Modernisierung der Systeme, den Einsatz der Print-&-Follow-Lösung MyQ sowie einen bedarfsgerechten Service konnte man die Kosten in diesem Bereich um bis zu 30 Prozent senken.

Background

Das Klinikum Landkreis Erding ist ein kommunales Krankenhaus der gehobenen Grund- und Regelversorgung mit 330 stationären Betten sowie 12 ambulanten Plätzen in der Schmerztagesklinik. Träger ist der Landkreis Erding. Neben seinem Auftrag zur Gesundheitsversorgung der Region an den beiden Standorten in Erding und Dorfen ist das Klinikum Landkreis Erding auch wirtschaftlich von großer Bedeutung: Über 1.000 Menschen sind hier beschäftigt.

Darüber hinaus ist das Klinikum akademisches Lehrkrankenhaus der TU München sowie Standort für zwei eigene Berufsfachschulen für Pflegeberufe. Für die IT-Prozesse zeichnet Ralf Sandner mit seinem sechsköpfigen Team verantwortlich. Beim Drucken, Scannen und Kopieren setzt man dabei schon lange auf Systeme von Kyocera sowie Services der printvision AG.

Die Ausgangssituation

„Wir haben schon seit vielen Jahren Drucker und Multifunktionssysteme von Kyocera Document Solutions im Einsatz und sind mit den Systemen sehr zufrieden. Allerdings haben sich unsere Anforderungen an Dokumentenprozesse verändert. Aus diesem Grund haben wir gemeinsam mit dem Münchener Fachhändler printvision ein Optimierungskonzept entwickelt“, sagt Ralf Sandner, Leiter IT und Medizintechnik beim Klinikum Landkreis Erding. Bei der Optimierung kam es ihm vor allem auf drei Themen an: die Verbesserung der Dokumentensicherheit, die Umweltfreundlichkeit der Systeme sowie eine Senkung der Betriebskosten.

Sandner: „Ein wesentliches Ziel des Projekts war die Vermeidung von Fehldrucken bzw. von Drucksachen, die zwar vom Personal gedruckt, aber dann doch nicht mehr benötigt oder sogar im Ausgabefach vergessen wurden. Hier wollten wir unbedingt eine Lösung schaffen, die das Personal in seiner täglichen Arbeit nicht behindert, zugleich aber die Dokumentensicherheit erhöht und uns eine bessere Kontrolle über die Output-Kosten gibt.“

Die Lösung

Gemeinsam mit den Experten von Kyocera und der printvision AG erstellte man ein Optimierungskonzept, das einen effizienten Einsatz der Drucker und Multifunktionssysteme vorsah. Dazu ermittelte man zunächst den Status quo der vorhandenen Druckerinfrastruktur. „Wir stellten uns die Frage, in welchen Bereichen unseres Hauses man welche Drucker und MFP am effektivsten einsetzen kann. Bei dieser Bestandsaufnahme kam heraus, dass wir die Anzahl der bislang eingesetzten Maschinen von 220 auf 150 Systeme reduzieren konnten, ohne die Produktivität unserer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu gefährden“, erklärt Sandner.

Um darüber hinaus die Dokumentensicherheit sowie die Kostenkontrolle zu optimieren, führte man die Print-&-Follow-Lösung MyQ ein. Die Anwendung ermöglicht es, Druckjobs benutzerbezogen abzurechnen. So müssen sich die Mitarbeiter über eine PIN oder mit ihrem Dienstausweis am jeweiligen System authentifizieren. Dadurch erhalten Sie Zugang zum Gerät und können dann behandlungs- oder abrechnungsrelevante Dokumente direkt in ihr E-Mail-Postfach scannen. Zudem können sie ihre aktuellen Druckjobs vor der Ausgabe noch einmal anschauen und entscheiden, ob die Druckausgabe erfolgen soll.

Zeitgleich wurde auch eine bedarfsgerechte Versorgung mit Verbrauchsmaterial über den Kyocera-Partner printvision realisiert: Über den KYOCERA Fleetmanager melden die Systeme automatisch, wenn der Toner zur Neige geht. Der Fachhändler kann dann proaktiv reagieren und veranlasst eine Lieferung ans Zentrallager. Auch dies trägt zur Kosteneffizienz bei, da Toner nicht mehr vorgehalten werden muss. Dies erleichtert zugleich die Administration der Flotte.

Das Ergebnis

Der Roll-out der neuen Flotte verlief ohne Probleme. Durch die modernen Systeme in Verbindung mit der Softwarelösung MyQ drucken, scannen und kopieren die Mitarbeiter des Klinikums nun deutlich effizienter, sicherer und auch umweltfreundlicher: Dafür sorgen nicht nur die niedrigen Energieverbrauchswerte der einzelnen Maschinen, sondern auch der klimaneutrale Kyocera-Originaltoner. 7,271 Tonnen CO2 konnte das Klinikum Erding dadurch einsparen. „Wir haben mit dem Projekt unsere ursprünglichen Ziele noch übertroffen“, fasst Sandner zusammen. „Nicht nur, dass wir unsere Kosten um fast 30 Prozent senken konnten, unsere Planungssicherheit ist durch die bessere Kostenkontrolle deutlich gestiegen. Wir sind daher mit dem Projektverlauf vollauf zufrieden.“


7,3 Tonnen CO2 spart das Klinikum Erding durch den klimaneutralen Toner.
Monika Haußmann (Kyocera) übergab das Zertifikat an Ralf Sandner.


 


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Stellungnahme des Kunden

Ein großes Lob an das gesamte Projektteam: Durch die kompetente Beratung während des gesamten Projekts liefen der Roll-out der neuen Systeme sowie die Implementierung von MyQ und des neuen Servicekonzepts fehlerlos.

Ralf Sandner Leiter IT / Medizintechnik

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