Evangelisches Landeskirchenamt Westfalen

Kirche und Wohlfahrt

Das Landeskirchenamt der Evangelischen Kirche von Westfalen erzielte mit der Modernisierung der Systemflotte eine Einsparung der durchschnittlichen Gerätemiete von 25 Prozent. Das Optimierungskonzept setzte dazu auf das perfekte Zusammenspiel von Hardware, Software und Services.

Background

Mit über zwei Millionen Mitgliedern ist die Evangelische Kirche von Westfalen (EKvW) die viertgrößte Landeskirche innerhalb der Evangelischen Kirche in Deutschland. So gehören ihr rund 500 Kirchengemeinden an. Die Verwaltung wird dabei vom westfälischen Landeskirchenamt aus gesteuert: Mit Sitz in Bielefeld sind hier die meisten der ca. 280 Mitarbeiter/innen beschäftigt. Das Landeskirchenamt fungiert dabei nicht nur als Aufsichtsbehörde, sondern übt auch beratende Funktionen aus, wie etwa bei anstehenden Fusionen oder der Zusammenlegung von Verwaltungen oder auch bei der Einhaltung von IT-Richtlinien.

Die Ausgangssituation

Die Anforderungen an das Landeskirchenamt sind mit den Jahren immer mehr gewachsen, sodass die alte Systemlandschaft den Erwartungen nicht mehr gerecht werden konnte. So verursachten die
vorhandenen Maschinen sehr hohe Kosten. Wesentlicher Optimierungsbedarf bestand dabei am Servicekonzept: So kam es bei Tonerengpässen regelmäßig zu langen Wartezeiten; ebenso waren Systemausfälle für die Betroffenen ein großes Problem. Dies resultierte in einer hohen zusätzlichen Arbeitsbelastung für die sieben Mitarbeiter/innen des IT-Referats.

Die Lösung

Mit Unterstützung des KYOCERA-Fachhandelspartners Büscher GmbH wurde ein optimiertes Flotten- und Servicekonzept entwickelt. Dieses sah den Austausch der alten Systeme durch moderne und ressourcenschonende Farb-Multifunktionssysteme von KYOCERA Document Solutions vor. Hier kamen vor allem die DIN-A3-Farbmodelle TASKalfa 3252ci sowie TASKalfa 6052ci zum Einsatz, die durch einen sehr günstigen Seitenpreis sowie umfangreiche Funktionen zu überzeugen wussten. Um die interne Administration des Landeskirchenamts zu entlasten, wurde zudem ein Flottenmanagement aufgesetzt. Dieses informiert automatisch über Tonerengpässe sowie etwaige Störungen. Durch die intuitive Nutzerführung konnte der Schulungsaufwand für die Mitarbeiter/innen zudem gering gehalten werden. Die Tonerversorgung wird dabei komplett durch den KYOCERA-Partner Büscher übernommen.

Im Zuge der Optimierung wurde auch ein Print-&-Follow-Konzept realisiert: Mit dessen Hilfe konnte nicht nur regelbasiertes Drucken ermöglicht, sondern auch die Dokumentensicherheit verbessert werden. So ist die Nutzung der TASKalfa-Maschinen nur nach Authentifizierung der jeweiligen Mitarbeiter am System möglich: Auf diese Weise stellt das Landeskirchenamt sicher, dass vertrauliche Ausdrucke und Scans auch vertraulich bleiben.

Das Ergebnis

  • Kostensenkung: Durch die Modernisierung des Systemparks mit ressourcenschonenden Multifunktionssystemen konnten die Kosten um etwa 25 Prozent gesenkt werden.
     
  • Geringerer Administrationsaufwand: Durch das Einrichten eines Flottenmanagements in Verbindung mit einem umfassenden Servicekonzept des KYOCERA-Fachhandelspartners Büscher wurden die Mitarbeiter des IT-Referats entlastet. Büscher übernimmt nicht nur die bedarfsgerechte Versorgung mit Verbrauchsmaterial, sondern stellt auch den reibungslosen Betrieb der neuen Flotte sicher.
     
  • Verbesserte Dokumentenworkflows: Mit Hilfe einer Print-&-Follow-Lösung können die Mitarbeiter des Landeskirchenamts an jedem verfügbaren System drucken, scannen und kopieren. Durch die Authentifizierung am System wird dabei sichergestellt, dass Dokumente nicht in die falschen Hände geraten.


 


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Stellungnahme des Kunden

Von der Beratung über die Konzeptausarbeitung bis zum Roll-out: Wir sind mit der Optimierung unserer Druckerflotte mehr als zufrieden. So
konnten wir alle Ziele erreichen. Die Systeme, die eingesetzte Software und der zuverlässige Service seitens Büscher, für deren Wahl auch die räumliche Nähe relevant war, greifen perfekt ineinander. Davon profitieren nicht nur unsere Mitarbeiter/innen, sondern auch wir im IT-Referat: So haben wir durch das modernisierte Konzept deutlich mehr Zeit für unsere Kernaufgaben!

Frank Schneider Projektleitung Druckkonzeption IT-Referat

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