30 Prozent weniger Kosten für den DRK-Landesverband Rheinland-Pfalz

Kirche und Wohlfahrt

Der DRK-Landesverband Rheinland-Pfalz e. V. konnte durch die Modernisierung seiner Druckerinfrastruktur seine Output-Kosten um bis zu 30 Prozent senken. Über die webbasierte Lösung KYOCERA Fleet Services konnte zudem die Administration aller Systeme durch den Fachhändler Blum GmbH optimiert werden.

Background

Der DRK-Landesverband Rheinland-Pfalz e. V. ist einer von 19 Landesverbänden des Deutschen Roten Kreuzes. Landesweit beschäftigt er rund 10.660 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das DRK Rheinland-Pfalz übernimmt dabei nicht nur Hilfseinsätze des Roten Kreuzes innerhalb Deutschlands sowie in zahlreichen Regionen auf der ganzen Welt, sondern fungiert vor allem als Dienstleister für die Kreisverbände. Hierzu gehören u. a. Seniorenzentren, Kitas sowie Jugendeinrichtungen und Häuser für die Jugend- und Familienhilfe. Sämtliche Aktivitäten werden von der Landesgeschäftsstelle in Mainz aus koordiniert.

Die Ausgangssituation

Bislang konnten sich die dem DRK Rheinland-Pfalzangeschlossenen Einrichtungen ihre Hardware selbst aussuchen. Diese haben sich dann jeweils an Büro-Fachhändler vor Ort gewandt und jeweils eigene Verträge geschlossen. Das Ergebnis war ein heterogener Systempark. So gab es gleich eine Reihe unterschiedlicher Servicekonzepte und eine Vielzahl von Modellen von mehreren Herstellern. Die Folge waren sehr hohe Kosten. Auch die Beschaffung von Verbrauchsmaterial trug hierzu bei: So wurde Toner häufig über den eigentlichen Bedarf hinaus bestellt und sogar für Systeme gelagert, die nicht mehr im Einsatz waren. Zudem entsprachen viele Systeme nicht mehr den Anforderungen der einzelnen Einrichtungen. Das DRK Rheinland-Pfalz entschloss sich daher, die gesamte Systemflotte zu konsolidieren bzw. zu modernisieren. Dafür wandte sich Uwe Stadelmeier, Teamleiter allgemeine Verwaltung, an den Kyocera-Partner Blum GmbH.

Die Lösung

Seit mehr als 20 Jahren ist die Blum GmbH kompetenter Berater für Unternehmen und bietet Services rund um das Thema IT in der Region Rheinland-Pfalz. Dazu bietet der Fachhändler individualisierte Lösungskonzepte, die den Bedürfnissen der Kunden hinsichtlich Workflow und Kosten gerecht werden. Der Fachhändler nahm daraufhin eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Infrastruktur sowie der Kosten vor. Auf Basis der so gewonnenen Erkenntnisse, ging man die  Optimierung der Flotte an. Uwe Stadelmeier, Teamleitung Allgemeine Verwaltung: „Gemeinsam mit der Fa. Blum GmbH haben wir ein Konzept entwickelt, das den Austausch der alten Systeme mit Maschinen von Kyocera vorsah. Ziel war es, zugleich ein einheitliches Servicekonzept umzusetzen, das die bedarfsgerechte Versorgung mit Toner beinhaltete.“ Aus diesem Grund führte man ein Flottenmanagement ein. Hierzu entschied man sich für die webbasierte Lösung KYOCERA Fleet Services. Diese ermöglicht die Fernwartung der gesamten Flotte. Dank der KYOCERA Fleet Services können Unternehmen und ihre Servicemitarbeiter sich über den Gerätestatus informieren, Probleme reaktionsschnell erkennen und beheben sowie wichtige Wartungsarbeiten durchführen – alles unter einem Dach. 

Um die Kosten im Blick zu behalten und die Dokumentensicherheit zu verbessern, führte man im Zuge der Digitalisierung die Möglichkeit des authentifizierten Druckens ein. Hier entschied sich das DRK Rheinland-Pfalz für die Cost-Control- und Security-Lösung MyQ. Die Anwendung erlaubt es, Druckjobs benutzerbezogen abzurechnen und sensible Dokumenteninhalte sicher auszugeben.

Das Ergebnis

Durch die Modernisierung und Konsolidierung des Systemparks konnten die Output-Kosten um rund 30 Prozent gesenkt werden. Durch die weitgehende Standardisierung auf gut ausgestattete Drucker und Multifunktionssysteme ist auch die Anwenderfreundlichkeit gestiegen und die Administration einfacher geworden. Durch die KYOCERA Fleet Services kann die gesamte Flotte zentral überwacht und die Versorgung mit Verbrauchsmaterial optimiert werden.



 


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Stellungnahme des Kunden

Wir sind mit dem Konzept sehr zufrieden, die gesamte Flotte läuft einwandfrei. Die Kyocera-Systeme verhalten sich sehr stabil, sodass ein Technikereinsatz selten bis gar nicht benötigt wird. Das liegt sicherlich auch am Einsatz der KYOCERA Fleet Services. Mit Remote-Wartung können Servicebesuche vor Ort reduziert werden, weil infolge des detaillierten Berichtsprotokolls der jeweiligen Systeme der Wartungsbedarf jedes Gerätes vorhersehbar und planbar wird.

Uwe Stadelmeier Teamleitung allgemeine Verwaltung

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