Einfache Digitalisierung von Patientendaten für das Diakonie-Krankenhaus Harz

Gesundheitswesen

Mit der Einführung der elektronischen Patientenakte möchte das Diakonie-Krankenhaus Harz in Elbingerode seine Pflege- und Administrationsprozesse verbessern. Dazu war es notwendig, in einem ersten Schritt die Scan-Workflows zu optimieren. Hier setzte man auf die Lösung Autostore, die im Zusammenspiel mit den KYOCERA-Multifunktionssystemen eine nutzerfreundliche Digitalisierung von patientenrelevanten Unterlagen ermöglicht.

Background

Das Diakonie-Krankenhaus Harz in Elbingerode versorgt mit 240 Betten rund 2.400 Patienten im Jahr. Das Leistungsportfolio deckt dazu nicht nur allgemeine, sondern auch spezialisierte medizinische Leistungen ab. Hierzu arbeitet man auch eng mit dem angeschlossenen Suchtmedizinischen Zentrum sowie dem Diakonie-Seniorenzentrum Friede zusammen. Um Patienten eine möglichst effiziente Pflege zukommen zu lassen, spielt daher die Vernetzung aller Akteure eine wesentliche Rolle. Für einen stärkeren Ausbau dieser Vernetzung wollte die Krankenhaus-IT papierintensive Prozesse auf digitale Workflows umstellen.

Die Ausgangssituation

Durch steigende Patientenzahlen, zunehmende Dokumentationspflichten und bürokratische Anforderungen wuchs auch die Anzahl an pflegerelevanten Dokumenten: Befunde, Überweisungen, Behandlungsanweisungen sowie abrechnungsrelevante Unterlagen wurden dabei in Papierakten abgelegt. Die Folge: Das Papierarchiv hatte seine Kapazitätsgrenzen erreicht, sodass zur Lagerung der Patientenakten kein Platz mehr vorhanden war. Da das Kranken hauspersonal zudem naturgemäß mit den Kernaufgaben bereits ausgelastet war, stellten die korrekte Ablage und das Suchen nach bestimmten Informationen eine deutliche Mehrbelastung dar. Da im Haus vor allem Papierakten eingesetzt wurden, war der zeitgleiche Zugriff mehrerer Mitarbeiter oder Abteilungen auf die Patienteninformationen nicht möglich. Zudem unterschieden sich die genauen Anforderungen an die Dokumentation in den einzelnen Fachbereichen. Zeitgleich erhöhte sich der interne Aufwand, eine rechtskonforme Archivierung der Unterlagen sicherzustellen. Dies galt auch für die Abrechnung von Leistungen: Hier sollten durch die digitale Patientenakte und den digitalen Rechnungslauf Durchlaufzeiten verkürzt und weiter optimiert werden.

Die Lösung

Das Diakonie-Krankenhaus entschloss sich dazu, noch intensiver auf digitale Dokumentation umzustellen. Damit die Mitarbeiter möglichst einfach Informationen in die verschiedenen Bestandssysteme integrieren können, galt es in einem ersten Schritt die Scanprozesse zu vereinfachen. Hier entschied sich das Krankenhaus in Zusammenarbeit mit KYOCERA Document Solutions für die Scanlösung Autostore. Die So ware ermöglicht das sichere Scannen von Unterlagen am KYOCERA-Multifunktionssystem. Die Mitarbeiter müssen sich dazu nur über ihre PIN am System authenti zieren und können dann per Tastendruck den Scanvorgang starten. Somit lassen sich sämtliche patientenrelevante Unterlagen – unabhängig von deren Format – digitalisieren. Über die optische Zeichenerkennung (OCR) liest die Lösung zudem spezifische Informationen aus. Dies erleichtert die spätere Suche nach bestimmten Dokumenten oder Dokumentenarten und beschleunigt deren Bearbeitung. Hiervon profitiert nicht nur das Personal, sondern auch das Krankenhaus insgesamt: So konnte durch die digitale Archivierung Platz geschaffen werden. Durch eine Datenbankabfrage am Oracle Server kann es zudem zu keiner Falschablage mehr kommen. Da der Zugriff auf die Systeme personalisiert stattfindet, ist die Datensicherheit gewährleistet.

Das Ergebnis

  • Verbesserte Informationsprozesse: Durch die Möglichkeit, mittels OCR-Texterfassung durchsuchbare Dokumente zu scannen, können Mitarbeiter auf den Stationen behandlungs- und abrechnungsrelevante Informationen schnellfinden.
  • Einfache Nutzung: Im Zusammenspiel mit den KYOCERA-Multifunktionssystemen erfolgt das Scannen durch die Mitarbeiter per Knopfdruck. Durch eine prozessgesteuerte Verarbeitung sind die Informationen automatisch an den relevanten Stellen verfügbar, was die Produktivität der Mitarbeiter erhöht. 
  • Erhöhung der Dokumentensicherheit: Die sichere Einhaltung von rechtlichen Vorgaben und Unternehmensrichtlinien ist gewährleistet.


 


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Stellungnahme des Kunden

In der IT ist es unsere zentrale Aufgabe, eine effiziente Infrastruktur bereitzustellen, um somit die Qualität unserer medizinischen Dienstleistungen kontinuierlich zu verbessern. Mit der Erweiterung unserer Möglichkeiten bei den Scanprozessen durch Autostore, ist uns ein wichtiger Schritt für diese Optimierung gelungen. Wir können unseren Benutzern maßgeschneiderte Menüs für Scanprozesse bieten und Arbeitszeit bei den Prozessen einsparen. Da wir die Lösung selbst administrieren, können wir zudem flexibel auf neue Anforderungen reagieren.

Martin Henke Krankenhaus-IT

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