Gluth - rund ums Büro

Handel

Die Firma Gluth – rund ums Büro GmbH in Wismar hat mittels des KYOCERA Workflow Manager seine Dokumentenprozesse digitalisiert. Wie man dabei vorgegangen ist und welche Vorteile sich daraus ergabenm, zeigt unsere Projektreportage.

Background

Zu den Kunden des Bürofachhändlers Gluth - rund ums Büro GmbH in Wismar gehören Unternehmen aus ganz Mecklenburg-Vorpommern. Um die Kunden- und Abrechnungsprozesse zu optimieren, entschied man sich für den KYOCERA Workflow Manager.  

Die Ausgangssituation

Mit dem KYOCERA Workflow Manager lassen sich sehr leicht Dokumentenprozesse in den Bereichen Einkauf, Verkauf, Personal und Vertragswesen digitalisieren. Dazu ist die Lösung modular aufgebaut. Die  einzelnen Module können sowohl einzeln als auch kombiniert genutzt werden. Letzteres war bei der Firma Gluth der Fall: Hier wollte man buchhaltärische Prozesse beschleunigen sowie vertriebliche Abläufe zu vereinfachen. Die Implementierung erfolgte binnen weniger Tage. 

Die Lösung

Durch die strukturierte Installationsroutine war die Einbindung auch im laufenden Betrieb problemlos möglich. Dokumente können nun per Klick geöffnet oder per Drag & Drop in das Arbeitsfenster hineingezogen werden – die selbsterklärende Bedienung reduziert den Schulungsaufwand auf eine kurze Einführung. Eine übersichtliche Ablagestruktur, genau definierte Aktendeckel, Unterordner und voreingestellte Masken sorgen für eine einfache Bedienung und hohen Nutzwert. Verträge, Angebote, Rechnungen oder Kontakte – sämtliche abgelegten Dokumente lassen sich über die Masken oder per Volltextsuche in Sekundenschnelle finden. Die Gluth-Mitarbeiter können so per Knopfdruck alle zu einem Kunden gehörenden Dokumente aufrufen. 

Das Ergebnis

Durch den KYOCERA Workflow Manager konnten Bearbeitungszeiten verkürzt werden. Dank intuitiver Benutzeroberfläche und leistungsstarker Volltextsuche sind Dokumente und Informationen bequem und schnell zu finden. Im Zusammenspiel mit KYOCERA HyPAS­Multifunktionssystemen können Sie Papierdokumente wie Rechnungen, Verträge, Korrespondenzen etc. einscannen und als editierbare Dateien in frei wählbaren Formaten direkt in der richtigen Akte abgelegen.



 


Stellungnahme des Kunden

Meine Mitarbeiter und ich sind mit dem KYOCERA Workflow Manager sehr zufrieden. Wir haben innerhalb kürzerster Zeit unsere Arbeitsabläufe digitalisieren und optimieren können. Die Lösung ist daher absolut empfehlenswert.

Andreas Schleede Geschäftsführer Gluth - rund ums Büro GmbH

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