Caritasverband Olpe

Kirche und Wohlfahrt

Durch die Modernisierung der Drucker- und Kopiererlandschaft beim Caritasverband für den Kreis Olpe e. V. und dessen Tochterunternehmen AKC gGmbH konnte KYOCERA Document Solutions in Zusammenarbeit mit dem Fachhändler Hees Bürowelt GmbH eine massive Verringerung des Administrationsaufwands erreichen. Eine einheitliche Bedienoberfläche und dank einer Flottenmanagement-Software automatisierte Prozesse führten zu Kostensenkungen von 10 Prozent.

Background

Der Caritasverband Olpe leistet sozial-karitative Hilfe für Menschen in Not. 1.500 hauptberuflich tätige Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und etwa ebenso viele ehrenamtlich Beschäftigte betreuen beim Caritasverband etwa 7.000 Menschen. Das Spektrum reicht von der Betreuung geistig und körperlich Behinderter über die von Suchtkranken und Menschen in Krisensituationen bis hin zur Familien- und Altenpflege. Mit fast 50 verschiedenen Einrichtungen und Diensten verfügt der Caritasverband Olpe über ein dichtes und flächendeckendes Netz von Hilfen.

Die Ausgangssituation

Die dezentrale Organisation des Caritasverbands für den Kreis Olpe schlug sich auch in den Druck-, Scan- und Kopierprozessen nieder: Die Systemflotte bestand aus 29 DIN-A3-Systemen unterschiedlicher Hersteller, die sich in der Zentrale und 27 Außenstellen befanden. Zusätzlich waren viele verschiedene Stand-alone-Kopierer in Betrieb. Dabei waren einige der Außenstellen nicht
vernetzt, Zählerstände mussten jeweils telefonisch an die Zentrale gemeldet werden, Toner mussten eigenständig bestellt und Störungen jeweils von den einzelnen Mitarbeitern der Außenstellen gemeldet werden. Noch dazu verfügten die Systeme über eine Vielzahl unterschiedlicher Bedienoberflächen. Dies sorgte für einen zu hohen Arbeits- und Verwaltungsaufwand. 

Die Lösung

Der Caritasverband für den Kreis Olpe hat sich zu einer Modernisierung sowie Vereinheitlichung der Drucker- und Kopierer-Infrastruktur entschlossen. Ziel war es, Output-Prozesse effizienter zu gestalten. Den Austausch der vorhandenen Drucker- und Kopierer-Infrastruktur übernahm die Hees Bürowelt GmbH. Durch eine systematische Standortprüfung wurde die Auswahl der Systeme zentral an den Bedürfnissen der Verbandszentrale und ihrer Außenstellen ausgerichtet. Die Wahl fiel auf dabei auf Schwarzweiß-DIN-A3-Systeme der Serie TASKalfa 3500i, 3501i sowie 3010i und das Farbmodell TASK3551ci von KYOCERA. Ein Grund für die Entscheidung war hier neben der Wirtschaftlichkeit vor allem die einheitliche Bedienoberfläche über alle Modelle hinweg. Die einzelnen Außenstellen kommen jetzt größtenteils mit einem einzigen Multifunktionssystem aus. Durch den Einsatz einer Flottenmanagement-Software wurde überdies die Administration der Systeme vereinfacht. Sie gibt dem KYOCERA-Vertragspartner Hees Bürowelt GmbH einen zentralen Überblick über alle Systeme und informiert aktiv über Status und Störungen. So kann die Hees Bürowelt GmbH, die auch die Wartung der konsolidierten Flotte übernimmt, bei Fehlermeldungen schnell reagieren und proaktiv die Tonerbelieferung steuern.

Das Ergebnis

  • Durch die Optimierung der Systemflotte konnte eine Kostenreduktion von 10 Prozent realisiert werden.
  • Deutlicher Mehrwert an Funktionalität durch den Einsatz von leistungsfähigen Multifunktionssystemen, die dank der einheitlichen Bedienoberfläche von allen Mitarbeitern einfach genutzt werden können.
  • Aufsetzen eines transparenten Dienstleistungskonzepts durch die Hees Bürowelt GmbH mit nur einem Service-Partner für die gesamte Flotte in der Zentrale und 27 Außenstellen.
  • Einsatz eines Flottenmanagements zur zentralen Steuerung aller Systeme führte zu proaktivem Handeln des Dienstleisters bei Störungen und zu automatisierten Prozessen bei Tonerbestellung und Zählerstandübermittlung.


 


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Stellungnahme des Kunden

Wir konnten unsere Druck- und Kopierprozesse in der Zentrale und den Außenstellen dank des umfassenden Konzepts von KYOCERA Document Solutions und der Hees Bürowelt GmbH erheblich optimieren: Unsere Mitarbeiter profitieren nicht nur davon, dass nun alle Systeme über dieselbe
Bedienung verfügen, sondern auch davon, dass viele Dinge nun automatisch geschehen und von Hees Bürowelt proaktiv umgesetzt werden.

Andreas Berghoff Leiter Beschaffung

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