Verbesserte Workflows mit dem KYOCERA Net Manager

Hintergund

Die SCHOTT AG ist ein international agierender Technologiekonzern und Experte auf den Gebieten Spezialglas und Glaskeramik. Mit über 130 Jahren Erfahrung in den Bereichen Entwicklung Material und Technologiekompetenz bietet das Unternehmen ein breites Portfolio hochwertiger Produkte und intelligenter Lösungen an. Heute beschäftigt SCHOTT über 15.000 Mitarbeiter in 35 Ländern, 5.200 davon in Deutschland. Um international wettbewerbsfähig zu bleiben, wollte die SCHOTT AG die Digitalisierung ihrer Prozesse weiter vorantreiben.

Bisher setzte das Unternehmen in einigen dokumentenrelevanten Prozessen noch auf konventionelle Wege. So basierten bestimmte Abläufe noch auf klassischen Papierdokumenten. Parallel dazu nutzte SCHOTT bereits seit geraumer Zeit SAP-Lösungen. Diese parallelen Informationswege hatten einen entscheidenden Nachteil: Um die beiden Informationsflüsse zusammen zu bringen, war ein hoher Aufwand erforderlich.

Herausforderung

Angesichts stetiger Expansion und um das Unternehmen für zukünftige Aufgaben optimal aufzustellen, entschied sich die Schott AG dazu, ein digitales Dokumentenmanagement einzuführen. Ein zusätzlicher Faktor waren zudem steigende gesetzliche Anforderungen bezüglich Dokumentations- und Verfügbarkeitspflichten von bestimmten Informationen.

Die gesuchte Lösung sollte sich nahtlos in die vorhandene SAP-Lösung integrieren lassen und einen flexiblen Workflow gewährleisten, der parallel zu zuküftigen Anforderungen skalierbar gestaltet werden konnte. Entscheidend dabei war die übergreifende Optimierungder einzelnen Informationswege, um einen schnelleren und leichteren Zugang zu den verschiedenen Dokumenten für alle relevanten Mitarbeiter zu gewährleisten und deren Arbeit optimal zu unterstützen. Sämtliche Dokumente, die das Unternehmen in Papierform erreichen, sollten mithilfe der neuen Lösung effektiv und schnell in den digitalen Gesamtprozess eingegliedert werden. 

Dadurch wollte die SCHOTT AG erreichen, dass Prozesse optimal ineinandergreifen. Eine Bestellung auf Papier per Post zum Beispiel sollte durch die Digitalisierung noch schneller in allen wesentlichen Abteilungen, wie der Logistik und Buchhaltung verfügbar sein. Unterschiedliche Abteilungen im Haus sollten mit dem Dokument arbeiten und gleichzeitig auch Vermerke für die nachfolgenden Prozessschritte einfügen können. Im Idealfall sollte so eine Bestellungbeispielsweise nicht mehr sukzessive abgearbeitet, sondern gleichzeitig fakturiert und verladen werden können. Gleichzeitig sollte die neue Lösung die Druckerflotte des Unternehmens verwalten und so die Kosten transparenter machen. 

Lösung

Nach einer genauen Erhebung der Anforderungen stand schnell fest, dass der KYOCERA Net Manager entsprechenden Multifunktionsgeräten des Herstellers die optimale Lösung ist. Als serverbasierte Anwendung dient der Net Manager als zentrales Verwaltungssystem für Multifunktionsgeräte.

Dank der integrierten Print&Follow-Funktion lässt sich die Sicherheit von sensiblen Unterlagen erhöhen: Dokumente werden dazu zentral gespeichert und können dann – gesichert durch einen Login – von verschiedenen Ausgabegeräten abgerufen werden. Anwender haben nach einer Anmeldung per Web-Browser flexiblen Zugriff auf ihren Nutzer-Account und ihre jeweiligen Druckjobs. Über eine intuitive Oberfläche können sich Anwender direkt am Gerät orientieren. Die Vorteile liegen auf der Hand: Mitarbeiter müssen ein papiernes Dokument nur einmal in die Hand nehmen. So können beispielsweise in der Buchhaltung beim Scan des Lieferscheins eines Wareneingangs mit wenigen Handgriffen der nachgelagerte Prozess ausgelöst werden. Mit dem Druck auf eine Schaltfläche wird das Papier-Dokument direkt ins CRM überführt. Mittels optischer Zeichenerkennung (OCR) liest die Lösung relevante Informationen aus.

Es wird praktisch ein automatisches Tagging durchgeführt. Das erleichtert die Suche nach bestimmten Dokumenten oder Dokumentenarten und beschleunigt deren Bearbeitung. Durch eine Datenbankabfrage im CRM kann es zudem zu keiner Fehlzuordnung von Dokumenten mehr kommen.

Ergebnis

Die Implementierung des KYOCERA Net Managers in diversen Standorten der SCHOTT AG – unter anderem Mainz, Landshut und Müllheim funktionierte schnell und reibungslos. KYOCERA-Partner CANCOM lieferte die vorkonfigurierten Systeme direkt in die Unternehmens-Standorte und führte bei Bedarf Kurzschulungen für die Mitarbeiter durch. Ein Service, der sich für SCHOTT rundherum auszahlt: Heute melden sich die Mitarbeiter an den größeren Multifunktionsgeräten einfach mit ihrem Dienstausweis an und können dann direkt und sicher auf alle relevanten Funktionen zugreifen. Die eigene Reisekostenabrechnung lässt sich auf diesem Weg ebenso schnell digitalisieren und für alle relevanten Abteilungen verfügbar machen wie zum Beispiel Lieferscheine, die automatisch ins SAP eingespeist werden.

Durch gesichertes Drucken, die Datenverschlüsselung und die Follow-Me-Funktion, die den Zugriff auf die Dokumente nur nach Authentifizierung erlaubt, ist die Integrität aller sensiblen Daten stets gewährleistet. Durch das digitale Archivieren erübrigt sich zudem das zeitaufwändige Suchen von Dokumenten in unterschiedlichen Ablagesystemen. Seit ihrer Einführung arbeitet die Lösung zuverlässig und sorgt für einen noch reibungsloseren Ablauf der dokumentenbasieren Prozesse. Dadurch haben Mitarbeiter mehr Zeit für unternehmensrelevante Aufgaben. Und ganz nebenbei hat die durchdachte Lösung für eine Konsolidierung des Druckerparks gesorgt. Die früher 1.000 konnten auf insgesamt 900 Maschinen reduziert werden.