Modernisierung der Druckerinfrastruktur

Hintergrund

Die Bundeszentrale des Deutschen Caritasverbandes befindet sich in Freiburg. Hier sowie in den Vertretungen in Berlin und Brüssel arbeiten rund 460 Mitarbeiter. Diese kümmern sich um die  Interessenvertretung der Caritas auf Bundesebene und tragen die Verantwortung für die fachliche Entwicklung des Verbandes. Dazu bringt man Praxis, Politik und Forschung zusammen.

Herausforderung

Die Arbeit des Dachverbands ist äußerst dokumentenintensiv. Neben Korrespondenzen, Protokollen und Dokumentationen werden hier natürlich auch typische Geschäftsworkflows wie Rechnungen, Bestellungen oder Aufträge gedruckt, gescannt oder kopiert. Der Bundesverband entschloss sich daher dazu, die vorhandene Druckerinfrastruktur auf ihre Effizienz und Produktivität zu prüfen bzw. zu modernisieren.

Ein wesentlicher Aspekt waren dabei die Umwelteigenschaften der Systeme. So hatten die vorhandenen Drucker und Multifunktionssysteme häufiger Probleme beim Bedrucken von Umweltpapier.Für eine umweltzertifizierte Organisation war dies ein „No-Go“. Darüber hinaus wollte man im Zuge der Modernisierung die Kosten reduzieren. Dazu stellte die IT-Abteilung auch das vorhandene Service-Konzept auf den Prüfstand.

Lösung

Um die Effizienz der Systeminfrastruktur sowie des Service-Konzepts zu garantieren, erstellte das IT-Management des Bundesverbands einen detaillierten Kriterienkatalog. Insgesamt vier Anbieter wurden angefragt – darunter auch der Freiburger Digitalisierungsdienstleister und KYOCERA-Partner jaka GmbH.

Um die bestmögliche Lösung zu finden, sollten die Systeme ausführlich getestet werden. Dazu wurde ein aus IT-Mitarbeitern und Anwendern bestehendes Team zusammengestellt. Dieses sollte sich intensiv mit allen Systemen befassen und deren Praxis-Tauglichkeit überprüfen: In diesem Kontext erhielten die Bedienbarkeit der Systeme, die reibungslose Übermittlung von Zählerständen, eine automatisierte Tonerversorgung und nicht zuletzt Know-how im Bereich SAP eine besondere Bedeutung.

Am Ende entschied sich der Verband für die Systeme von KYOCERA. Diese zeichneten sich nicht nur durch das einheitliche Bedienkonzept aus, sondern auch durch die Umwelteigenschaften. Neben einem geringen TEC-Wert (Stromverbrauchswert) sowie niedrigen Betriebskosten und einer geringen Abfallmenge, ist bei allen KYOCERA-Systemen der Originaltoner klimaneutral. Durch die zahlreichen Papierverarbeitungsoptionen können die Mitarbeiter ihre Tätigkeiten deutlich schneller und effizienter bewerkstelligen.Ferner stellt das Flottenmanagement bzw. Service-Konzept durch die Firma jaka sicher, dass die eingesetzten Multifunktionssysteme TASKalfa 3252ci, TASKalfa 4052ci, TASKalfa 6052ci und ECOSYS M3540idn sowie das Laserdruckermodell ECOSYS P3045dn bedarfsgerecht mit Toner versorgt werden.

Auch dies steigert die Effizienz, da Ausfallzeiten – auch bei etwaigen Störungen – schnell erkannt und vermieden werden können. Die Firma jaka fungiert somit als Full-Service-Ansprechpartner für sämtliche Druckprozesse in der Bundeszentrale des Deutschen Caritasverbandes.

Ergebnis

• Durch den Einsatz der KYOCERA-Multifunktionssysteme und -Drucker konnte der Deutsche Caritasverband die Druckkosten um 25 Prozent senken. Alle zentralen Systeme sind den jeweiligen Kostenstellen der Referate zugeordnet, so dass die ILV (Innerbetriebliche Leistungsverrechnung) und der vertrauliche Druck realisiert sind.
• Über das Flottenmanagement erhält der Dienstleister jaka Meldungen über den Tonerstand und praktiziert proaktive Wartung. Die Dienste der Hausdruckerei werden teilweise seitens der Anwender übernommen, andere Druckjobs an das geschützte Druckzentrum von jaka übermittelt; diese – zumeist Spendenquittungen – werden dann von einer Behindertenwerkstatt abgeholt, eingetütet und versendet.
• Es gibt keinerlei Probleme mehr beim Bedrucken von Umweltpapier. Durch das  KYOCERA-Print Green-Programm drucken die Mitarbeiter des Deutschen Caritasverbandes klimaneutral!