Ihre Lösung für ein perfektes Einkaufsmanagement

Mit dem Modul Lieferantenakte vermeiden Sie Überzahlungen und verbessern Ihre Einkaufsmöglichkeiten.

Jeden Tag gehen Rechnungen ein, werden geöffnet, weitergeleitet und geprüft, bevor sie beglichen werden können. Die herkömmliche, händische Rechnungsprüfung, bei der häufig bis zu sechs Mitarbeiter eingebunden sind, ist zeitintensiv und kostet bares Geld in Form entgangener Skonti oder Mahnkosten.

Schneller und wirtschaftlicher geht es mit dem Kyocera Workflow Manager. Die vorkonfigurierte Lieferantenakte zentralisiert Lieferanten- und Bestellinformationen wie Artikel, Preislisten, Verträge, Produktinformationen und Bewertungen.

Aktuelle Inhalte sind für alle Abteilungen und Standorte verfügbar und ermöglichen schnelle und kompetente verlässliche Auskünfte bei Rückfragen zu Vorgängen oder Terminen.

Strukturierte Abläufe bei der Bearbeitung gewährleisten effiziente Teamarbeit und machen Rechnungsfreigabeprozesse transparenter, schneller und wirtschaftlicher. Durch den Zeitgewinn lassen sich Skonti ausschöpfen und Mahnkosten vermeiden.

Referenzberichte

Eingangsrechnungen, die mit dem Invoice Manager bearbeitet werden, werden neben der richtigen Lieferantenakte auch im PM Rechnungsbuch abgelegt. Auf diese Weise behält die Buchhaltung zu jeder Zeit den vollständigen und detaillierten Überblick über alle Rechnungen zu einem bestimmten Lieferanten, die gerade in Bearbeitung sind.

Neben den Metadaten der Rechnung wie Rechnungsbetrag, -datum oder -nummer kann die Buchhaltung auf Knopfdruck sehen, wo sich eine Rechnung im Prüfungs- und Freigabeprozess befindet und welcher Mitarbeiter das Dokument gerade bearbeitet. Da die Rechnungsbeträge summiert werden können, lässt sich über das digitale Rechnungsbuch auch der zukünftige Cashflow prognostizieren.

Mit dem Invoice Manager Basic wird der Eingangsrechnungsprozess digitalisiert und weitgehend automatisiert. Eingehende Rechnungen werden entweder aus einem E-Mail-Postfach abgeholt oder als Papierrechnung gescannt und erfasst. Die Lösung prüft dabei automatisiert, ob es sich um eine elektronische Rechnung nach § 14 UStG handelt. Anschließend werden die Eingangsrechnungen klassifiziert und elektronisch ausgelesen. Wahlweise werden dabei Metadaten gegen Datenbanken verifiziert oder aus Datenbanken ausgelesen und im Prozess weitergegeben.Im Prozess der Rechnungsprüfung können Rechnungen auch automatisiert mit Bestellungen verglichen werden.

Der Prüf- und Freigabeprozess der Rechnung erfolgt gemäß der Unternehmensvorgaben. Auf Wunsch sind auch Kontierung bis auf die Positionsebene, die Erstellung eines Buchungssatzes und die Übergabe des Buchungssatzes an das Buchungssystem möglich. Gleichzeitig werden die Rechnungen in der richtigen Lieferantenakte des Kyocera Workflow Managers abgelegt und auch der Status des Rechnungsprüfungsprozesses ist jederzeit abrufbar.