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    Ihre Lösung für ein perfektes Einkaufsmanagement

    Kostenkontrolle und -sicherheit
    Digitale Akte für Ihr Vertragsmanagement

    Mit dem Modul Lieferantenakte vermeiden Sie Überzahlungen undverbessern Sie Ihre Einkaufsmöglichkeiten.

    Jeden Tag gehen Rechnungen ein, werden geöffnet, weitergeleitet und geprüft, bevor sie beglichen werden können. Die herkömmliche, händische Rechnungsprüfung, bei der häufig bis zu sechs Mitarbeiter eingebunden sind, ist zeitintensiv und kostet bares Geld in Form entgangener Skonti oder Mahnkosten.

    Schneller und wirtschaftlicher geht es mit dem Kyocera Workflow Manager.Die vorkonfigurierte Lieferantenakte zentralisiert Lieferanten- und Bestellinformationen wie Artikel, Preislisten, Verträge, Produktinformationen und Bewertungen.

    Aktuelle Inhalte sind für alle Abteilungen und Standorte verfügbar und ermöglichen schnelle und kompetente verlässliche Auskünfte bei Rückfragen zu Vorgängen oder Terminen.

    Strukturierte Abläufe bei der Bearbeitung gewährleisten effiziente Teamarbeit und machen Rechnungsfreigabeprozesse transparenter, schneller und wirtschaftlicher. Durch den Zeitgewinn lassen sich Skonti ausschöpfen und Mahnkosten vermeiden.

    Auf einen Blick - die Lieferantenakte

    Strukturierte Übersicht

    Lieferanten und Bestellungen werden in digitalen Akten strukturiert, verwaltet und archiviert.

    Korrespondenz, Kontakte, Bestellungen, Preislisten

    Einkauf und Buchhaltung haben jederzeit Zugriff auf alle Lieferantendaten und -dokumente.

    Erweiterte Suche

    Komfortable Suchmasken erleichtern die Suche nach Lieferanten und Bestellungen

    Übersichtliche Informationen

    Konsolidierte Ansichten von Terminen und Kontaktinformationen

    Auftragsstatus

    Eindeutiger Auftragsstatus (bezahlt, geliefert, erledigt, Reklamation)

    Rechnungen

    Schnelle Rechnungsbearbeitung

    Referenzberichte

    Lieferantenakte Erweiterung

    Lieferantenakte: Erweiterung

    Digitales Rechnungseingangsbuch für die Bearbeitung und Kontrolle von Eingangsrechnungen

    Mit der Erweiterung PM Rechnungsbuch für die Lieferantenakte behalten Sie stets den Überblick über alle Eingangsrechnungen im Prüfungs- und Freigabeprozess.

    Die Erweiterung auf einen Blick

    Zeitersparnis

    Zeitersparnis, da Buchhaltungen stets perfekt im Überblick sind.

    Kostensicherheit

    Höherer Cashflow, da Skontofristen nicht mehr verpasst werden.

    Einfachere Cashflow-Prognosen

    Die Buchhaltung kann verfolgen, wie hoch die Beträge der Rechnungen im Prüf- und Freigabeprozess sind.

    Eingangsrechnungen, die mit dem Invoice Manager bearbeitet werden, werden neben der richtigen Lieferantenakte auch im PM Rechnungsbuch abgelegt. Auf diese Weise behält die Buchhaltung zu jeder Zeit den vollständigen und detaillierten Überblick über alle Rechnungen zu einem bestimmten Lieferanten, die gerade in Bearbeitung sind.

    Neben den Metadaten der Rechnung wie Rechnungsbetrag, -datum oder -nummer kann die Buchhaltung auf Knopfdruck sehen, wo sich eine Rechnung im Prüfungs- und Freigabeprozess befindet und welcher Mitarbeiter das Dokument gerade bearbeitet. Da die Rechnungsbeträge summiert werden können, lässt sich über das digitale Rechnungsbuch auch der zukünftige Cashflow prognostizieren.

    Lieferantenakte Prozesse

    Lieferantenakte: Prozesse

    Invoice Manager Basic

    Digitaler Prozess für die Bearbeitung von Eingangsrechnungen.

    Der Prozess auf einen Blick

    Zeitersparnis

    Zeitersparnis dank hohem Automatisierungsgrad des Prozesses.

    Prozesssicherheit

    Reduktion von Fehlern durch manuelle Bearbeitungen

    Cashflow

    Höherer Cashflow, da Skontofristen nicht mehr verpasst werden

    Optimierter Workflow

    Schnelle Bearbeitung, da es keine Medienbrüche mehr gibt

    Ortsunabhängig

    Schnelle Rechnungsfreigabe, auch über Mobilgeräte

    Vorgang auf Knopfdruck

    Automatsiche Ablage der Rechnungen in der Lieferantenakte, so dass alle Informationen zu verfügbar sind.

    Mit dem Invoice Manager Basic wird der Eingangsrechnungsprozess digitalisiert und weitgehend automatisiert. Eingehende Rechnungen werden entweder aus einem E-Mail-Postfach abgeholt oder als Papierrechnung gescannt und erfasst. Die Lösung prüft dabei automatisiert, ob es sich um eine elektronische Rechnung nach § 14 UStG handelt. Anschließend werden die Eingangsrechnungen klassifiziert und elektronisch ausgelesen. Wahlweise werden dabei Metadaten gegen Datenbanken verifiziert oder aus Datenbanken ausgelesen und im Prozess weitergegeben.Im Prozess der Rechnungsprüfung können Rechnungen auch automatisiert mit Bestellungen verglichen werden.

    Der Prüf- und Freigabeprozess der Rechnung erfolgt gemäß der Unternehmensvorgaben. Auf Wunsch sind auch Kontierung bis auf die Positionsebene, die Erstellung eines Buchungssatzes und die Übergabe des Buchungssatzes an das Buchungssystem möglich. Gleichzeitig werden die Rechnungen in der richtigen Lieferantenakte des Kyocera Workflow Managers abgelegt und auch der Status des Rechnungsprüfungsprozesses ist jederzeit abrufbar.

    Sprechen Sie mit uns, wir sind gerne für Sie da

    Unser Support-Team steht Ihnen bei allen Fragen zu den Produkten und Dienstleistungen von Kyocera zur Seite.

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